Penting bagi seorang penulis di jurnal ilmiah untuk mengetahui beberapa keputusan editor di Open Journal System (OJS 3). Seperti kita ketahui bahwa hampir semua jurnal ilmiah di Indonesia menggunakan platform OJS ini untuk mengelola jurnal secara online. Ada dua versi OJS yang digunakan oleh para pengelola jurnal, yaitu OJS versi 2.x.x dan 3.x.x. Walaupun tidak ada perbedaan mendasar antara kedua versi OJS ini, namun bagi penulis pemula perlu untuk mengetahui beberapa perbedaannya, terutama dalam kaitannya dalam merespons setiap keputusan editor.
Setiap naskah yang kita kirim (submit) melalui OJS akan diterima oleh editor jurnal yang kemudian akan direview oleh tim review yang dipilih oleh editor. Setelah reviewer mengirimkan hasil review dan rekomendasinya kepada editor maka editor akan mengambil keputusan apakah naskah tersebut diterima, ditolak, atau dikembalikan kepada penulis untuk direvisi. Nah, pada tulisan ini akan dibahas bagaimana penulis merespons keputusan editor tersebut.
Ada perbedaan istilah keputusan editor di OJS 2 dan OJS 3 walaupun sejatinya sama saja. Bila Anda ingin mengetahui bagaimana perbedaan istilah itu secara teknis sila baca Di Sini. Pada dasarnya ada tiga pilihan keputusan editor seperti telah disebutkan di atas, yaitu diterima, ditolak, atau dikembalikan kepada penulis untuk direvisi. Namun ada sedikit perbedaan istilah di OJS 2 dan OJS 3. Bila di OJS 2 ada istilah Accepted, Revisions, Resubmit, dan Decline, maka di OJS 3 hanya ada Accepted, Revisions, dan Decline. Gambar di bawah ini adalah perbedaan pilihan keputusan editor di OJS 2 dan OJS 3.
Kita akan bahas satu persatu istilah ini. Kita akan mulai dari belakang ya, jadi yang pertama adalah keputusan Decline. Keputusan ini berarti naskah kita ditolak oleh editor, istilah lain dari Decline adalah Reject. Namun biasanya istilah reject digunakan oleh editor tanpa ada proses review terlebih dahulu. Latarbelakang keputusan ini diambil karena naskah kita tidak sesuai focus dan scope jurnal, tidak sesuai template, tidak lengkap, atau ada beberapa komponen penting yang masih jauh dari standar yang ditetapkan editor. Keputusan decline biasanya diambil oleh editor setelah proses review berlangsung dan mendapat rekomendasi penolakan oleh reviewer. Namun, di OJS 3 istilah reject tidak digunakan lagi, dan hanya menggunakan istilah decline.
Bila Anda sebagai penulis dan mendapatkan keputusan ini tanpa disertai alasan penolakan sebaiknya jangan melakukan submit ulang dengan artikel yang sama. Silakan cari jurnal yang lain yang lebih sesuai dengan naskah artikel tersebut. Namun Anda bisa melakukan submit lagi di jurnal ini dengan artikel lain di lain kesempatan. Bila Anda mendapatkan informasi alasan penolakan dan Anda bisa memperbaiki kekurangan-kekurangan naskah artikel tersebut, Anda bisa mencobanya sekali lagi setelah melakukan perbaikan-perbaikan signifikan.
Keputusan kedua adalah keputusan resubmit, lengkapnya adalah resubmit for review. Bila Anda mendapatkan keputusan ini, bukan berarti Anda harus melakukan submit ulang. Anda hanya diharuskan untuk merevisi artikel dan kemudian mengunggahnya kembali di jendela submission Anda, tepatnya di bagian “Review”. Keputusan ini diambil oleh editor karena ada beberapa bagian penting yang perlu direvisi dan mendapat peninjauan kembali oleh reviewer. Biasanya juga disebut dengan major revisions.
Setelah Anda mengunggah hasil revisi maka editor akan melakukan proses “resubmit” untuk memulai round berikutnya, begitu seterusnya sampai artikel diterima atau bisa juga ditolak karena berbagai alasan. Keputusan resubmit ini menjadi satu dengan keputusan “Revisions Required” di OJS 3. Jadi sedikit berbeda dengan OJS 2.
Keputusan ketiga adalah keputusan revisi (Revisions required). Keputusan ini diambil bila masih ada hal-hal yang perlu direvisi namun biasanya tidak signifikan, sehingga editor tidak membutuhkan pertimbangan dari reviewer lagi. Istilah yang umum digunakan untuk jenis revisi ini adalah minor revisions. Biasanya setelah artikel deperbaiki oleh penulis, editor akan memberikan keputusan “Accepted”.
Keputusan keempat adalah keputusan Accept Submission, yang artinya artikel Anda dinyatakan diterima (accepted) dan akan dilanjutkan pada tahap Copyediting lalu Production. Jadi setelah dinyatakan accepted, tidak serta merta artikel bisa diterbitkan. Masih ada dua tahapan lagi yang cukup penting yaitu copyediting dan production.
Artikel yang dinyatakan diterima akan dikirim oleh editor ke bagian copyediting. Di bagian ini editor akan bekerjasama dengan ahli bahasa untuk memeriksa aspek kebahasaan artikel. Kasus yang paling ringan adalah masalah salah ketik dan penggunaan istilah-istilah tertentu, selain juga masalah tata bahasa yang lain. Setelah memeriksa aspek kebahasaan tersebut editor akan melakukan komunikasi dengan penulis tentang apa saja yang perlu diperbaiki atau didiskusikan. Pada tahapan ini juga diperiksa akurasi metadata oleh editor atau editor bagian.
Setelah tahapan copyediting selesai maka naskah akan dikirim ke bagian produksi untuk dilayout sesuai dengan gaya layout jurnal. Semua aspek diperiksa kembali termasuk penomoran halaman, url atau kode DOI, dan atribut-atribut standar yang lain. Setelah selesai dilayout editor perlu untuk mengkomunikasikan kembali hasil layout tersebut pada penulis untuk konfirmasi akhir. Setelah dinyatakan tidak ada masalah maka editor akan menjadwalkan penerbitannya.
Nah, bila Anda sebagai penulis pemula atau belum pernah melakukan proses submission menggunakan platform OJS 3, maka memahami proses ini sangatlah penting. Berikut ini saya berikan sebuah contoh bagaimana langkah merespons keputusan editor OJS 3 di submission Anda. Silakan ikuti beberapa langkah berikut ini:
- Tampilan submission yang belum ditugaskan seperti di bawah ini. Silakan klik menu “Review”.
- Bila belum ada aksi yang diberikan pada sumbission kita oleh editor maka “Review” belum aktif (Stage not initiated).
- Bila artikel sidah di tahap dalam review akan tampil seperti di bawah ini.
- Jika tampilan seperti di bawah ini berarti reviewer sudah melakukan proses review dan memberikan rekomendasi namun editor belum memberi keputusan.
- Bila editor sudah mengambil keputusan, Anda akan mendapatkan email notifikasi.
- Berikut ini adalah contoh keputusan revisions yang mayor atau resubmit for review.
- Silakan klik judul artikel Anda maka akan muncul tampilan seperti ini.
- Di bagian notifikasi, Anda bisa membaca ulang keputusan lengkap yang diberikan oleh editor.
- Periksa file hasil review yang diberikan oleh reviewer. Di OJS 3 ini Anda bisa memeriksanya di bagian “Reviewer’s Attachment” atau bila tidak ada silakan periksa di bagian “Revisions”. Silakan download file tersebut kemudian revisi sesuai masukan.
- Setelah selesai direvisi silakan upload file tersebut di bagian “Revisions” dengan cara klik tombol “Upload File”.
- Pilih “Article Component” lalu upload file dengan cara drag and drop atau “select file”.
- Lanjutkan dengan klik “Continue”.
- Akhiri dengan klik “Complete”.
- Bila berhasil akan muncul file revisi Anda seperti di bawah ini.
- Selesai
Demikianlah sedikit penjelasan dan tutorial tentang cara merespons keputusan editor jurnal ilmiah yang menggunakan OJS 3. Semoga bermanfaat….. (maglearning.id).