Apa Saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan?

Pembedaan status arsip didasarkan pada lingkaran/daur hidup dari arsip itu sendiri. Apakah masih “hidup” atau sudah “mati”. Penggunaan istilah “hidup” dan “mati” ini merujuk pada keberadaan arsip bagi pengguna, baik personal maupun sosial.

Istilah “hidup” digunakan untuk merujuk keberadaan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya. Sedangkan istilah “mati” digunakan untuk merujuk keberadaan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya. Ada dua kemungkinan istilah “mati” pada arsip, yakni dimusnahkan atau dinyatakan sebagai arsip abadi.

Tentang perjalanan arsip ini dari sejak diciptakan sampai dengan dimusnahkan dikenal dengan istilah siklus daur hidup arsip atau life cycle of records yang terdiri dari beberapa tahapan mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan. Tahapan tentang siklus daur hidup arsip ini ada beberapa pendapat yang berbeda antara satu pendapat pendapat lain, untuk lebih jelasnya akan dikemukakan beberapa pendapat berikut ini.

Milburn D. Smith menyebutkan bahwa daur hidup arsip ada empat tahapan yaitu:

1. The first phase of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letter, report form, or statistic. They are stored on a variety of media, either electronic, paper, voice/video, or microfilm;
2. Second phase active use, then it is received or produced by the departement that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access;
3. The third phase is semi active or archival use;
4. The final phase is destruction.

Susan Z. Diamon mengatakan bahwa tahapan hidup arsip meliputi:

1. Firs is creation, when pen is put on the paper data are generated by computer or information is captured on film tape or any other medium;
2. Active use, which can range from a few days for several years. During the period, use reference the records, so they need quick access;
3. The third period on the cycle is inactive, when the records in storage;
4. The final stage in the cycle is dustruction.

Mina M. Johnson & Norman F Kalkus membagi tahapan arsip dalam tujuh fase yaitu:

1. Creatin
2. Classification
3. Storage
4. Retrival
5. Purging or Retention
6. Transfer
7. Archival Storage or Disposition.

Lebih rinci dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Sedarmayanti (2008) membagi lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, menjadi tujuh tahapan yaitu :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Lanjut ke halaman terakhir……. (dari apa saja karakteristik arsip? / nilai guna arsip)

%%footer%%