Meski saat ini dunia kearsipan telah memasuki era digital, pengetahuan terhadap perlengkapan penyimpanan arsip manual tetap harus diperhatikan. Hal ini tidak terlepas dari keberadaan arsip manual/kertas yang ada dan disimpan terlebih dahulu.
Ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam memilih dan menyiapkan perlengkapan penyimpanan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip dapat disusun dan disimpan dengan baik disesuaikan dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi atau kantor yang bersangkutan. Beberapa komponen tersebut antara lain:
- Jenis arsip yang disimpan baik ukuran dan bentuk, kuantitas, kualitas, dan sebagainya;
- Frekuensi penggunaan arsip;
- Kemampuan finansial atau dana yang disediakan oleh perusahaan. Hal ini berkaitan dengan kualitas bahan peralatan dan perlengkapan penyimpanan serta besaran ruangan penyimpanan.
- Kecakapan atau kompetensi sumber daya manusia pengelola arsip (arsiparis).
Semua komponen tersebut saling terkait satu sama lain. Dalam arti keberhasilan dari pengelolaan arsip tidak dapat dilepaskan dari keempat komponen di atas. Tujuan utama dari pengelolaan tersebut adalah menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Ada banyak sekali perlengkapan penyimpanan arsip. Hal ini tergantung dari bentuk dan sistem atau cara penyimpanan yang digunakan. Beberapa di antaranya adalah:
- Kartu Indeks, yakni alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan di sebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
Contoh:
- Rak kartu Indeks. Rak yang khusus digunakan untuk menyimpan kartu indeks Contoh:
- Desk Tray, semacam baki bersusun untuk menyimpan arsip. Desk tray biasanya diletakkan di atas meja.
Contoh :
- Guide atau Sekat, yakni petunjuk dan pemisah kelompok arsip sesuai dengan pengelompokan subjek yang dilakukan.
Contoh :
- Folder, yakni map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan arsip atau warkat. Ada beberapa macam folder, antara lain :
Brief Ordner, yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan didalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Contoh :
Stopmap, yaitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik
Contoh :
Snelhecter, yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam, menampung arsip dalam jumlah relatif lebih sedikit dibanding ordner. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.
Contoh :
Hanging Map, yaitu map yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.
Contoh :
- Rak buku, lemari terbuka (tanpa penutup) yang biasanya digunakan untuk meletakkan ordner.
- Tickler File, yaitu semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil.
Contoh :
- Safe Keeping Document, semacam brankas yang dilengkapi kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.
Contoh :
- Visible Record Cabinet, yakni alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
Contoh :
Ruang Arsip
Ruang arsip adalah ruangan atau tempat yang digunakan untuk menyimpan. Secara teknis, besaran ruang disesuaikan dengan jumlah arsip yang disimpan pada sebuah organisasi atau kantor.
Keberadaan ruang arsip harus diperhatikan, baik segi kebersihan, kelembaban udara, dan penataannya. Hal ini bertujuan agar arsip yang disimpan awet dan mudah untuk ditemukan tempat di mana arsip tersebut disimpan.
Selain itu perlu diperhatikan ancaman serangga dan renik lain yang dapat merusak arsip. Secara garis besar ada dua hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan arsip, yakni pencegahan (preventive) dan perbaikan (restoration) jika terjadi kerusakan pada arsip yang disimpan.
Pencegahan dapat dilakukan dengan menciptakan lingkungan yang bersih, rapi, dan kondusif baik bagi arsip maupun bagi pengguna. Hal ini dapat dilakukan dengan selalu memperhatikan kebersihan dari debu dan kotoran, rembesan air karena udara yang lembab, dan sebagainya.
Dewasa ini ruangan arsip dilengkapi dengan AC (air conditioner) yang berguna untuk menjaga tingkat kelembaban udara di dalam ruang arsip. Jika dilihat dari segi ekonomi, penggunaan AC memang memakan biaya yang tidak sedikit, namun hal ini akan setimpal dengan terjaganya arsip dari kerusakan. Penggunaan AC tentu saja disesuaikan dengan kemampuan organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Pertambahan jumlah arsip membawa dampak tersendiri bagi keberadaan ruang arsip. Jika dulu arsip tidak terlalu banyak dan ruangan cukup, maka seiring bertambahnya jumlah arsip perlu dipikirkan penempatannya pada ruang arsip tersebut.
Ada dua kemungkinan yang bisa dilakukan. Pertama menambah/memperluas ruang arsip atau melakukan jadwal retensi arsip secara rutin. Retensi arsip adalah salah satu cara pengurangan arsip yang dilakukan sesuai dengan kaidah dan prosedur pemusnahan arsip.
Untuk arsip-arsip yang mengalami kerusakan, perlu dipikirkan untuk menanganinya secara profesional. Biasanya jika kerusakannya tidak terlalu parah, arsip dapat dikeringkan atau diangin-anginkan setelah dilakukan pembersihan secara menyeluruh.
Namun, jika kerusakan arsip dianggap terlalu parah, maka diperlukan penanganan secara profesional yang disediakan oleh biro jasa atau tenaga yang ahli di bidangnya. Rentannya kondisi arsip inilah yang menjadi salah satu faktor perlunya penggandaan arsip vital atau yang dinilai penting bagi suatu organisasi atau kantor.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang perlengkapan penyimpanan arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan saya tentang perlengkapan penyimpanan arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)