Pengertian Indeks Arsip dan Tunjuk Silang

Apa sih pengertian indeks arsip? Guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip maka diperlukan alat bantu beserta sistem penyimpanannya. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan sebuah arsip.

Penggunaan alat bantu tersebut bertujuan untuk memudahkan arsiparis mengelompokkan arsip yang akan disimpan dan juga pengguna arsip dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Alat bantu utama dalam sistem kearsipan disebut indeks. Indeks digunakan agar arsip dapat disimpan dengan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.

Dalam mengindeks ada istilah kata tangkap (catchword/caption). Kata tangkap adalah kode yang digunakan sebagai dasar indeks. Kode ini dapat berupa huruf, angka, atau kombinasi keduanya.

Jadi pengertian indeks arsip adalah petunjuk atau tanda pengenal (kode) untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Secara garis besar ada tiga kode kata tangkap yang digunakan dalam indeks arsip, yakni:

1. Kode Huruf digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan abjad dan geografis.

1. Sistem Abjad, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari nama orang atau badan tertentu.
2. Sistem Geografis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan lokasi atau letak geografis tertentu. Pun demikian, sistem geografis tetap menggunakan urutan abjad A- Z dalam penataannya.

2. Angka digunakan pada sistem pengindeksan berdasarkan nomor.

Sistem Numerik, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dan nama orang atau nama badan.

3. Kombinasi   Huruf   dan   Angka   digunakan   pada   sistem   pengindeksan   berdasarkan kronologis dan subjek.

1. Sistem Kronologis, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau dikirimkan. Dalam sistem kronologis memuat huruf yang menunjukkan  hari  dan/atau  bulan  serta  angka  yang  menunjukkan  tanggal  dan/atau tahun.
2. Sistem Subjek, yakni sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi atau subjek dari dokumen bersangkutan. Biasanya isi dokumen dalam sistem subjek sangat beragam, tergantung pada permasalahan yang ditangani. Guna memudahkan hal tersebut maka digunakan huruf dan angka untuk mengindeks permasalahan yang ditangani.

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Seperti dikemukakan di atas, kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dan sesuatu warkat yang disimpan, karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.

Tujuan pokok mengindeks adalah untuk mengelompokkan/menyatukan arsip yang kodenya sama ke dalam satu berkas tertentu sesuai dengan kata tangkap yang digunakan. Sehingga dengan demikian arsip mudah ditemukan kembali.

Sebelum disusun dalam tempat penyimpanan, terlebih dahulu dilakukan peng-indeks-an arsip berdasarkan kata tangkap yang telah ditentukan sebelumnya. Pengindeksan ini harus dilakukan secara konsisten. Dalam arti, arsip yang telah dan akan diindeks harus menggunakan kata tangkap yang sama. Dengan demikian penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib guna memudahkan penemuan kembali arsip yang bersangkutan.

Syarat-syarat Mengndeks Arsip

Ada beberapa syarat mengindeks, antara lain:

1. Singkat, jelas, dan mudah diingat.
2. Berorientasi kepada kebutuhan pemakai.
3. merupakan kata yang mudah dimengerti.
4. Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Menurut ARMA (American Record Management Association) ada dua puluh peraturan mengindeks. Dua puluh peraturan ini banyak digunakan oleh perusahaan, organisasi, dan badan pemerintah di Amerika Serikat. Pun demikian, peraturan mengindeks di Indonesia tidaklah jauh berbeda. Dengan sedikit penyesuaian peraturan mengindeks di Indonesia mengacu pada dua puluh peraturan tersebut.

Jika memang diperlukan penyesuaian dalam mengindeks, seyogyanya tidak terlalu jauh berbeda dengan peraturan yang ada. Hal ini bertujuan agar sistem penyimpanan arsip yang digunakan dapat dipahami oleh siapa pun dan bersifat  universal.  Kecuali  arsip  khusus  yang  memang hanya  diperuntukkan  internal perorangan, badan, atau organisasi tertentu.

Halaman berikutnya …… (Pengertian Indeks Arsip dan Tunjuk Silang)

%%footer%%