Pengertian Arsip Aktif dan Inaktif – Secara prinsip arsip digolongkan menjadi dua, yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis (record/document) adalah semua arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya.
Sedangkan arsip statis (archive) adalah arsip dinamis yang dinilai memiliki nilai berkelanjutan yang disimpan di lembaga Arsip Nasional (ANRI). Berdasarkan frekuensi penggunaannya, arsip dinamis dibagi lagi dalam dua golongan, yakni arsip aktif dan arsip inaktif.
Pengertian Arsip Aktif dan Inaktif
Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan terus menerus guna keperluan kantor dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang tidak digunakan secara terus-menerus atau jarang digunakan, namun masih dianggap memiliki nilai guna bagi keperluan kantor.
Sesuai dengan pasal 29 BAB IV tentang Pengelolaan Arsip pada UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dicantumkan bahwa pengelolaan arsip meliputi pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. Selanjutnya disebutkan pula bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktiv.
Penggolongan arsip di atas merujuk pada daur hidup arsip itu sendiri. Daur hidup arsip adalah rentang waktu kegunaan arsip bagi pengguna. Istilah “hidup” digunakan untuk merujuk keberadaan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya.
Sedangkan istilah “mati” dalam pengertian arsip aktif digunakan untuk merujuk keberadaan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya. Ada dua kemungkinan istilah “mati” pada arsip, yakni dimusnahkan atau dinyatakan sebagai arsip abadi.
Arsip aktif memiliki frekwensi penggunaan yang tinggi. Penentuan penggunaan batas tinggi rendahnya frekwensi arsip sangat tergantung pada kondisi organisasi pencipta atau pemilik arsip, pembatasan 5 atau 6 kali suatu berkas arsip digunakan dalam setiap tahun pada umumnya banyak digunakan oleh organisasi. Jadi bila suatu arsip digunakan lebih dari 5 atau 6 kali dalam satu tahun maka berkas tersebut dikategorikan sebagai arsip aktif,sebaliknya jika digunakan kurang dan 5 atau 6 dalam satu tahun maka dikategorikan sebagal arsip inakfif.
Arsip aktif memiliki fungsi mendukung pelaksanaan tugas atau aktivitas organisasi sehari-hari, juga memuat informasi yang senantiasa dibutuhkan dalam gerak laju organisasi setiap harinya oleh karena itu pengelolaan arsip aktif atau filing harus dapat mencapai prinsip accesibility (cepat tersedia bila dibutuhkan), memudahkan pelaksanaan penyusutan dan dapat mendasari tercapainya tujuan kearsipan (Mike Harvey dalam Manajemen Arsip Aktif kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002).
Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak digunakan secara terus-menerus atau jarang digunakan, namun masih dianggap memiliki nilai guna bagi keperluan kantor. Biasanya arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi. Kadang terjadi kesalahan dalam menggolongkan arsip menjadi arsip aktif atau inkatif. Hal ini dapat diatasi dengan menerapkan ketentuan batasan frekuensi penggunaan arsip secara tegas.
Ketentuan pembatasan ini dapat mengacu pada standar ICA (Intemational Council On Archives) atau menurut ARMA (American Record Manager Association) bahwa arsip yang satu tahun dirujuk lebih dan batas 5 kali berarti termasuk arsip aktif. Selain dapat juga digunakan ketentuan pembatasan berdasarkan Jadwal RetensiArsip. Secara garis besar keberadaan dan fungsi arsip inaktif adalah sebagai referensi atau rujukan bagi suatu kantor atau organisiasi guna keperluan kegiatan penyusunan dan pelaksanaan kegiatan administrasi.
Semakin besar kegiatan suatu organisasi atau semakin tinggi kegiatan suatu kantor maka akan semakin cepat bertambahnya berkas-berkas atau arsip-arsip sebagai akibat dari kegiatan tersebut. Untuk itu maka diperlukan pengelolaan berkas atau arsip yang sudah kurang mendukung atau sudah menurun frekuensi penggunaannya atau disebut dengan arsip inaktif.
Tempat yang didesain untuk menyimpan secara khusus arsip inaktif disebut dengan pusat arsip atau records centre. Pusat arsip ini dibangun, diciptakan karena kebutuhan organisasi, perlu didesain secara khusus, sehingga memenuhi kriteria tertentu dan dapat mendukung kelancaran pengelolaan arsip inaktif. Sehingga pusat arsip atau records centre merupakan bangunan yang biasanya secara khususdidesain dan dikonstruksi untuk penyimpanan arsip secara murah, dan untuk pengelolaan serta pelayanan arsip sebelum dimusnahkan.
Sistem pengelolaan arsip inaktif adalah suatu cara atau metode untuk menerima, menyimpan, mengaktualisasikan dan menemukan kembali arsip inaktif yang disimpan. Tujuannya tentunya adalah untuk dapat menyediakan arsip yang benar, dengan waktu yang tepat serta dengan biaya yang murah.
Pengelolaan arsip inaktif tentunya dengan sasaran untuk melakukan pengurangan volume arsip organisasi, sehingga berdampak mengurangi biaya ruang simpan, alat maupun pegawai yang menjaganya. Karena arsip inaktif dikelola tersendiri maka tentunya akan membebaskan ruang kerja dari tumpukan kertas-kertas yang menggunung sehingga memberikan ruang kerja yang leluasa.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang pengertian arsip aktif dan inaktif menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan saya tentang pengertian arsip aktif dan inaktif. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)