Prosedur dan Sistem Penyimpanan Arsip

Prosedur dan Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam sistem kearsipan dikenal prosedur dan sistem penyimpanan arsip. Prosedur penyimpanan adalah tahapan atau langkah yang digunakan dalam penyimpanan sebuah arsip. Prosedur penyimpanan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan.

Prosedur permulaan adalah prosedur yang diterapkan pada surat masuk dan surat keluar. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman.

Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar (arsip atau tertinggal) adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakkan. Di Indonesia ada 3 prosedur pencatatan dan pengendalian surat yang umum digunakan, yakni:

  1. Buku Agenda

Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat baik yang masuk atau keluar berdasarkan kronologinya. Meski banyak organisasi atau kantor menggunakan pencatatan dan pengendalian surat dengan bantuan buku agenda, sebenarnya hal ini tidaklah mudah. Karena arsip yang tersimpan kadang harus dilacak lebih lanjut berdasarkan kronologis masuk atau keluarnya surat.

  1. Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk atau keluar yang berisi data-data dari surat itu sendiri. Antara lain indeks, pengirim, tanggal, isi ringkas surat, tempat dan sebagainya. Secara umum penggunaan kartu kendali lebih mudah dibandingkan dengan buku agenda. Hal ini disebabkan data surat masuk atau keluar dicatat pada kartu kendali yang dikumpulkan dalam suatu kotak khusus. Dengan demikian pengguna arsip dapat melacak keberadaan arsip hanya dengan melihat kartu kendalinya.

  1. Tata Naskah

Tata naskah atau juga disebut Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari persoalan pokok secara kronologis dari sebuah berkas. Tata naskah ini banyak digunakan di Departemen Hukum dan HAM, TNI, dan Departemen Perhubungan.

 

Dua Prosedur dan Sistem Penyimpanan Arsip

Untuk penyimpanan ada dua prosedur yang digunakan. Hal ini didasarkan pada sifat dari surat yang bersangkutan apakah disimpan untuk sementara (file pending) atau tetap.

  1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

File pending atau file tindaklanjut (followup file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara suatu surat dalam batas kurun waktu tertentu sebelum selesai diproses. Secara teknis, file pending dikelompokkan per bulan dengan menempatkan map bulan I, II, III yang masing-masing terdiri dari 31 tanggal tiap bulannya. Pergantian bulan ditunjukkan dengan nama bulan yang dituliskan di guide map. Surat yang ditunda untuk disimpan dimasukkan ke dalam bulan dan tanggal yang dikehendaki. Dan jika sudah selesai masa tundanya, surat dikeluarkan dari map dan diproses lebih lanjut dalam prosedur penyimpanan tetap.

  1. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

Disamping faktor sistem, peralatan, dan sumber daya manusia, prosedur penyimpanan merupakan kunci keberhasilan penemuan kembali surat/arsip yang disimpan secara cepat dan tepat. Ada beberapa langkah prosedur penyimpanan tetap, antara lain:

  • Langkah 1: Pemeriksaan

Langkah pemeriksaan adalah langkah pertama dalam penyimpanan tetap suatu surat atau arsip. Pemeriksaan di sini berarti surat diperiksa apakah memang sudah siap disimpan atau belum. Biasanya surat yang telah siap disimpan akan ditandai dengan tanda tertentu yang biasa disebut release mark.

  • Langkah 2: Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap yang digunakan untuk menandai surat yang akan disimpan sesuai dengan kaidah pengindeksan yang berlaku. Penentuan kata tangkap ini harus konsisten satu sama lain guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat yang bersangkutan. Ada kalanya dibutuhkan penunjuk silang pada saat pengindeksan. Hal ini tergantung dari keterkaitan surat tersebut dengan  surat lainnya.

  • Langkah 3: Memberi Tanda

Memberi tanda lazim disebut pengkodean, yakni pekerjaan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

  • Langkah 4: Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan surat yang berjumlah banyak (lebih dari 10 surat) sebelum masuk ke langkah terakhir yakni penyimpanan. Pekerjaan menyortir ini bertujuan untuk memilah dan memilih mana saja surat yang akan disimpan berdasarkan indeks yang telah ditetapkan.

  • Langkah 5: Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Pada prinsipnya, menyimpan sebuah surat harus dilakukan dengan kecermatan, ketelitian, dan kerapian. Karena jika tidak demikian, maka penyimpanan surat akan semrawut dan sukar untuk ditemukan kembali.

 

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan surat guna memudahkan kerja penyimpanan dan penemuan kembali surat yang dibutuhkan. Pada prinsipnya sistem penyimpanan ini didasarkan pada kata tangkap (caption/catchword) yang digunakan.

Bentuk kata tangkap dapat berupa huruf, angka, dan kombinasi antara keduanya. Kata tangkap yang berupa huruf terdapat pada sistem penyimpanan berdasarkan abjad dan geografis. Sedangkan yang berupa nomor (notasi) terdapat pada sistem penyimpanan berdasarkan nomor atau yang sering disebut dengan penyimpanan numerik. Kombinasi huruf dan angka biasanya terdapat pada sistem penyimpanan kronologis dan subjek.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang lazim digunakan adalah sistem abjad.  Karena sistem abjad adalah sistem yang paling sederhana dalam penyimpanan dan penemuan kembali. Pun demikian, ada beberapa organisasi atau kantor yang beranggapan bahwa sistem numerik adalah yang paling mudah.

Terlepas dari sistem mana yang akan dipergunakan, hal yang perlu digarisbawahi adalah bahwasanya sistem penyimpanan adalah cara yang dibuat dan disepakati bersama oleh organisasi atau kantor sehubungan dengan kerja penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Selain daripada hal tersebut sistem penyimpanan harus konsisten. Dalam arti kata tangkap yang digunakan oleh organisasi atau kantor tidak boleh berubah-ubah. Harus sama selamanya mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku. Dan jika ada perubahan tertentu, maka diperlukan catatan khusus yang menerangkan tentang perubahan yang dilakukan. Hal ini bertujuan agar pengguna arsip di kemudian hari dapat mengetahui tempat penyimpanan arsip yang dibutuhkan.

Beberapa sistem penyimpanan yang sering digunakan adalah Sistem Abjad, Sistem Numerik, dan Sistem Subjek. Sedangkan Sistem Geografis dan Sistem Kronologi digunakan pada organisasi atau kantor yang ruang lingkup pekerjaannya berdasarkan ruang atau waktu. Semisal Dinas Pertanahan, Dinas Pertambangan, dan lain-lain.

Sistem penyimpanan tersebut di atas memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Namun secara garis besar bisa dikatakan bahwa sistem abjad adalah sistem yang paling sederhana dan paling mudah untuk digunakan. Penjelasan lebih lanjut mengenai Sistem Abjad, Sistem Numerik, dan Sistem Subjek akan dibahas di bagian lain buku ini.

 

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang prosedur dan sistem penyimpanan arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

Unduh DI SINI

 

Demikianlah bahasan saya tentang bagaimana prosedur dan sistem penyimpanan arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)

%%footer%%

Tinggalkan Balasan Batalkan balasan