Bagaimana Cara Menciptakan Rapat Bisnis yang Baik dan Efektif – Sebagian besar komunikasi di tempat kerja kita terjadi secara tatap muka langsung maupun pertemuan secara online. Seberapa besar kemampuan kita untuk berkontribusi pada perusahaan, dan diakui sebagai kontribusi kita, akan bergantung pada keterampilan kita dalam rapat (meeting).
Di sisi yang lain, rapat yang dijalankan dengan baik dapat membantu perusahaan memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang. Bagaimana menentukan rapat bisnis yang efektif akan dengan mudah terlihat dari bagaimana persiapan rapat dilakukan dan bagaimana hasilnya.
Rapat juga bisa menjadi cara yang bagus untuk dijadikan wahana dalam pengembangan tim melalui pengalaman interaksi sosial. Meskipun rapat dapat bermanfaat, rapat dapat membuang-buang waktu jika tidak direncanakan dan dikelola dengan baik. Menciptakan rapat bisnis yang baik dan efektif dimulai dengan persiapan yang matang.
Mempersiapkan Rapat
Bagaimana mempersiapkan rapat akan sangat menentukan rapat bisnis yang baik dan efektif tercapai atau tidak. Hal-hal apa saja yang diperlukan dalam mempersiapkan rapat bisnis ? identifikasi persiapan rapat bisnis yang diperlukan.
Langkah pertama dalam mempersiapkan rapat adalah memastikan rapat memang benar-benar diperlukan. Rapat dapat menghabiskan ratusan ribu atau jutaan rupiah dana, berjam-jam waktu produktif, dan menghentikan sesorang untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
Jadi jangan mengadakan rapat jika bentuk komunikasi lain, misalnya berkomunikasi di grup WA dapat berfungsi secara efektif. Jika pertemuan benar-benar diperlukan, lanjutkan dengan empat perencanaan ini:
- Perjelas tujuan Anda. Sebagian besar rpat bisnis adalah salah satu dari dua jenis rapat berikut ini. yaitu: Rapat informasional melibatkan berbagi informasi dan mungkin mengoordinasikan tindakan. Rapat pengambilan keputusan yang melibatkan analisis, pemecahan masalah, dan dalam banyak kasus, komunikasi persuasif. Apa pun tujuan Anda, pastikan itu jelas dan spesifik. Dan tak kalah pentingnya adalah dikomunikasikan dengan jelas kepada semua peserta.
- Pilih peserta rapat. Aturannya di sini sederhana: Undang semua orang yang benar-benar perlu terlibat, dan jangan undang siapa pun yang tidak. Untuk rapat pengambilan keputusan, misalnya, undang hanya orang-orang yang berada dalam posisi langsung untuk membantu rapat mencapai tujuannya, juga yang berhak mengambil keputusan.
- Pilih tempat dan waktu. Rapat online sering kali merupakan cara terbaik (dan terkadang satu-satunya cara) untuk menghubungkan orang-orang di berbagai lokasi atau untuk menjangkau audiens yang besar. Untuk pertemuan tatap muka langsung, tinjau fasilitas dan pengaturan tempat duduk. Apakah deretan kursi cocok, atau apakah Anda memerlukan meja rapat atau pengaturan lain? Misalnya rapat bisnis yang dilakukan dengan gaya melingkar biasanya bertujuan untuk lebih banyak diskusi dalam pengambilan keputusan. Perhatikan suhu ruangan, pencahayaan, ventilasi, akustik, dan minuman. Detail ini dapat membantu rapat menjadi lebih efektif atau sebaliknya. Jika Anda memiliki kendali atas waktu, rapat pagi seringkali lebih produktif karena orang umumnya lebih waspada dan belum banyak terlibat dengan berbagai pekerjaan di hari itu.
- Tetapkan dan informasikan agenda rapat. Orang yang akan mempresentasikan informasi perlu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, nonpresenter perlu mengetahui apa yang akan disajikan sehingga mereka dapat menyiapkan pertanyaan, dan setiap orang perlu mengetahui berapa lama pertemuan akan berlangsung. Selain itu, agenda merupakan alat penting untuk memandu kemajuan rapat dan menentukan rapat bisnis yang efektif telah dilakukan.
Melakukan Rapat yang Efisien
Jelaskan bagaimana cara menciptakan rapat bisnis yang baik dan efektif? Setiap orang dalam rapat berbagi tanggung jawab untuk menjaga rapat tetap produktif dan membuatnya sukses. Namun, jika Anda adalah pemimpin rapat yang ditunjuk, Anda memiliki tanggung jawab dan akuntabilitas ekstra. Untuk memastikan terlaksananya rapat bisnis yang produktif, pastikan untuk melakukan hal berikut:
Jaga agar rapat tetap pada jalurnya. Pertemuan yang baik menghasilkan ide dan informasi terbaik yang ditawarkan kelompok. Pemimpin yang baik kadang-kadang perlu membimbing, menengahi, menyelidiki, merangsang, meringkas, dan mengarahkan kembali diskusi yang keluar jalur.
Ikuti aturan yang disepakati. Semakin besar rapat, semakin formal Anda harus menjaga ketertiban. Rapat-rapat formal sering kali menggunakan prosedur parlementer, suatu metode yang telah teruji waktu untuk merencanakan dan menjalankan rapat-rapat yang efektif. Panduan paling terkenal untuk prosedur ini adalah Robert’s Rules of Order.
Mendorong partisipasi. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa peserta terlalu pendiam dan yang lain terlalu banyak bicara. Tarik keluar pendapat mereka dengan meminta masukan mereka secara aktif. Untuk yang terlalu banyak bicara, bisa dibilang waktu terbatas dan orang lain perlu didengarkan.
Berpartisipasi secara aktif. Cobalah untuk berkontribusi pada kemajuan rapat dan kelancaran interaksi para peserta. Gunakan keterampilan mendengarkan dan kekuatan pengamatan Anda untuk mengukur dinamika interpersonal kelompok, kemudian sesuaikan perilaku Anda untuk membantu kelompok mencapai tujuannya. Bicaralah jika Anda memiliki sesuatu yang berguna untuk dikatakan, tetapi jangan berbicara atau mengajukan pertanyaan hanya untuk menunjukkan seberapa banyak Anda tahu tentang subjek yang ada.
Tutup secara efektif. Pada akhir pertemuan, verifikasi bahwa tujuan telah tercapai. Jika belum, atur pekerjaan tindak lanjut sesuai kebutuhan. Baik meringkas keputusan yang dicapai atau membuat daftar tindakan yang akan diambil. Pastikan semua peserta memahami dan menyetujui hasilnya.
Untuk sebagian besar rapat, khususnya rapat formal, merupakan praktik yang baik untuk menunjuk satu orang untuk mencatat ringkasan hasil rapat (notulensi), ringkasan informasi penting yang disajikan, dan keputusan yang dibuat selama rapat.
Menggunakan Teknologi Rapat Kontemporer
Bagaimana menentukan rapat bisnis yang efektif dalam dunia kontemporer sekarang ini juga bisa dilihat melalui teknologi rapat yang digunakan. Perusahaan modern menggunakan beberpa teknologi untuk mengoptimalkan atau bahkan menggantikan rapat tatap muka tradisional.
Mengganti rapat tatap muka dengan rapat virtual dapat secara dramatis mengurangi biaya dan penggunaan sumber daya, mengurangi beban fisik karyawan, dan memberikan akses kepada tim secara lebih luas.
Pesan instan (misal WA group) dan telekonferensi adalah bentuk paling sederhana dari rapat virtual. Konferensi video memungkinkan peserta melihat dan mendengar satu sama lain, mendemonstrasikan produk, dan mengirimkan informasi visual lainnya. Telepresence memungkinkan konferensi realistis di mana peserta yang terpisah ribuan kilometer hampir tampak berada di ruangan yang sama. Kemampuan untuk menyampaikan seluk-beluk nonverbal seperti ekspresi wajah dan gerakan tangan membuat sistem ini sangat baik untuk negosiasi, pemecahan masalah kolaboratif, dan diskusi kompleks lainnya.
Sistem rapat berbasis web yang paling canggih menggabungkan komunikasi real-time terbaik, ruang kerja bersama, dan konferensi video dengan alat lain, seperti papan tulis virtual, yang memungkinkan tim berkolaborasi secara real time. Sistem seperti itu digunakan untuk segala hal mulai dari diskusi spontan di antara kelompok kecil hingga acara formal yang direncanakan dengan cermat seperti konferensi pers, sesi pelatihan, presentasi penjualan, dan webinar (seminar berbasis web).
Itulah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebagai upaya bagaimana cara menciptakan rapat bisnis yang baik dan efektif. Semoga bermanfaat (maglearning.id).