Sejarah Sistem Manajemen Arsip Elektronik – Tugas mengelola dokumen dan arsip sudah telah lama ada, jauh dari perkiraan kita, bahkan sebelum awal peradaban. Nenek moyang pertama kita, manusia gua, sudah biasa menggambar di dinding gua untuk menggambarkan peristiwa di zaman mereka. Itulah awal mula manajemen arsip yang dilakukan oleh manusia.
Hal ini dapat dianggap sebagai bentuk pencatatan paling awal yang diketahui, yaitu merekam peristiwa untuk referensi di masa mendatang. Hieroglif Mesir adalah contoh lain dari pencatatan primitif. Dari dua contoh ini membuktikan bahwa dengan manajemen arsip dapat memungkinkan sejarawan memperoleh informasi secara tidak langsung tentang lingkungan dan aktivitas orang-orang dari masa lalu.
Sejarah Sistem Manajemen Arsip Modern
Mari kita maju lebih cepat ke zaman modern: Pada 1980-an, sebagian besar sistem yang tersedia adalah sistem Pemrosesan Gambar Dokumen (Document Image Processing / DIP), pada dasarnya sangat mirip dengan lemari arsip elektronik, dengan fasilitas untuk dokumen yang diambil untuk dilihat di layar atau dicetak.
Beberapa sistem DIP yang lebih maju juga menyertakan elemen alur kerja, yang memungkinkan organisasi untuk merutekan dokumen yang dipindai (gambar) di sekitar organisasi. Misalnya, sebuah organisasi dapat memindai surat masuk mereka, dan kemudian gambar yang dipindai itu dapat diarahkan ke staf yang ditunjuk untuk diproses.
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (Electronic Document Management Systems / EDMS) serta Sistem Manajemen Arsip Elektronik (Electronic Records Management Systems / ERMS) muncul pada 1990-an.
EDMS umumnya terintegrasi dengan aplikasi seperti Microsoft Office dan memungkinkan pengguna untuk secara aktif mengelola dokumen, yang dapat disimpan dan diindeks dalam repositori dokumen. Dokumen dapat check in dan check out, juga versi dan siklus revisi dapat dilacak menggunakan kontrol versi. Beberapa dari sistem ini juga menyertakan fungsionalitas DIP, yang memungkinkan kertas konvensional dan file elektronik untuk dipindai, diindeks, dan diarsipkan.
ERMS pertama kali mulai muncul pada 1990-an. Sistem ini terutama mengelola lokasi fisik catatan berbasis kertas, yang pada dasarnya adalah indeks elektronik untuk file dan folder kertas. Secara bertahap, sistem ini berkembang menjadi sistem untuk mengelola catatan elektronik dan dokumen elektronik, yang juga menyediakan fungsionalitas DIP dan alur kerja.
Namun, sistem hibrida baru dari catatan, dokumen, pencitraan, dan alur kerja ini relatif baru dan belum matang tanpa standar yang pasti untuk kepatuhan pencatatan. Selama pertengahan hingga akhir 1990-an, standar untuk ERMS mulai dikembangkan.
Di Inggris Raya, Public Records Office (PRO), yang sekarang menjadi Arsip Nasional (The National Archives / TNA), memprakarsai sebuah proyek dengan pemerintah pusat untuk mengembangkan seperangkat persyaratan fungsional untuk sistem pencatatan elektronik. Versi pertama dari persyaratan ini diterbitkan pada tahun 1999.
Pada tahun 2002, TNA mengeluarkan versi baru dari dokumen persyaratan fungsional untuk ERMS dengan informasi lebih rinci mengenai standar metadata, yang dikembangkan sebagai bagian dari program e-government di Inggris.
Di Amerika Serikat, Departemen Pertahanan (Department of Defense / DoD) 5015.2-STD, “Standar Kriteria Desain untuk Aplikasi Perangkat Lunak Manajemen Arsip Elektronik,” pertama kali dirilis pada akhir 1997. Standar ini dikembangkan oleh DoD, diperbarui, dan diterbitkan kembali pada 19 Juni 2002. Standar tersebut menetapkan persyaratan fungsional wajib untuk perangkat lunak ERMS, serta sebagai pedoman untuk pengelolaan arsip rahasia. DoD 5015.2 saat ini merupakan standar de facto di Amerika Serikat.
Pada tahun 2001, Organisasi Internasional untuk Standardisasi (International Organization for Standardization / ISO) merilis standar untuk manajemen arsip, ISO 15489, berdasarkan standar Australia AS 4390-1996. Kemudian, pemerintah Australia menarik AS 4390-1996 dan menggantinya dengan ISO 15489.
Selain standar ISO, ada juga standar Eropa yang dikenal sebagai MOREQ, dikembangkan oleh IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Businesss, and Citizens).
Jadi dari hampir tidak ada standar manajemen arsip elektronik pada pertengahan 1990-an, sekarang ada sejumlah standar yang berkaitan dengan manajemen arsip. Yang paling banyak digunakan adalah TNA 2002 di Inggris dan DoD 5015.2 di Amerika Serikat. Baik TNA 2002 dan DoD 5015.2 mendefinisikan persyaratan fungsional untuk ERMS. Sebagian besar vendor EDRM utama mematuhi setidaknya satu dari standar ini, jika tidak keduanya.
Tren Pasar Sistem Manajemen Arsip Elektronik
Saat ini, ada standar yang matang untuk manajemen arsip dan tidak ada kekurangan vendor perangkat lunak yang menawarkan solusi sistem manajemen dokumen dan arsip. Tidak diragukan lagi bahwa hampir semua vendor perangkat lunak yang menawarkan gabungan solusi manajemen dokumen dan arsip elektronik, serta solusi manajemen dokumen dan arsip yang terpisah menyediakan ini sebagai bagian dari solusi Manajemen Konten Perusahaan yang lebih besar.
Manajemen Konten Perusahaan adalah kerangka kerja aplikasi, termasuk manajemen konten, manajemen dokumen, manajemen catatan, manajemen konten Web, alat pemindaian dan pencitraan, dan alat kolaborasi, serta alat rekayasa ulang alur kerja dan proses bisnis. Solusi Manajemen Konten Perusahaan biasanya ditujukan untuk organisasi yang lebih besar.
Sistem Manajemen Arsip Elektronik berbasis Cloud
Sebenarnya konsep penyimpanan cloud sudah setua DARPANET di tahun 60-an. Penyimpanan cloud berarti menyimpan data Anda di lokasi tertentu (biasanya terpencil) yang dapat diakses di mana saja.
Tidak ada yang asing dengan penyimpanan cloud pada era sekarang, bahkan untuk konsumsi data individu. Sistem manajemen arsip elektronik berbasis cloud ini dengan cepat menjadi pengganti penyimpanan offline.
Akses andal penyimpanan cloud untuk mengarsipkan dokumen
Seiring bertambahnya usia bisnis, arsipnya pasti tumbuh lebih banyak dan kompleks. Masuk akal bahwa arsip tersebut suatu hari akan cukup besar sehingga tidak dapat lagi disimpan di server fisik. Server fisik dapat diandalkan selama memenuhi kondisi berikut:
- Aman dari gangguan
- Ada cadangan dengan aman di tempat lain
- Masih aman jika terjadi bencana
- Dapat diakses setiap saat
- Dapat diakses dari lokasi manapun
Nah, untuk urusan ini penyimpanan berbasis cloud menawarkan kelebihan yang lebih banyak, diantaranya adalah stabilitas server, karena dikelola lebih fokus dan lebih profesional.
Nah itulah tadi apa yang bisa kami sampaikan mengenai sejarah sistem manajemen arsip elektronik. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa kembali di bahasan menarik lainnya. (maglearning.id).
One comment