Apa Itu Dokumentasi? Ini Ruang Lingkupnya!

Ruang Lingkup Dokumentasi

Setelah mengupas pengertian dokumen, berikutnya kita akan membahas tentang apa itu dokumentasi?. Dalam keseharian, penggunaan istilah dokumen dan dokumentasi sering kali tumpang tindih. Meski memiliki akar kata yang sama yakni documentum, istilah dokumen dan dokumentasi memiliki arti yang berbeda.

Dalam bahasa Indonesia, kata dokumentasi sering dimaknai dalam dua bentuk arti kata yakni sebagai kata benda dan kata kerja. Dokumentasi dalam bentuk kata benda diartikan sebagai material atau hasil rekaman kegiatan atau acara. Sedangkan dokumentasi dalam bentuk kata kerja diartikan sebagai aktivitas perekaman kegiatan atau acara dalam bentuk foto, video, kronologi maupun naskah tertulis.

Dari sini timbul pertanyaan: jika kata dokumentasi adalah kata benda, apa bedanya dengan kata dokumen? Lantas apa arti dari kata dokumentasi sebenarnya? Untuk itu kita akan mengurai satu persatu persamaan dan perbedaan dokumen dan dokumentasi.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Kata dokumentasi sendiri adalah kata serapan dari Bahasa Inggris “documentation”. Dalam Bahasa Inggris, documentation dikategorikan dalam noun atau kata benda. Dalam Encarta Dictionary documentation (doc-u-men-ta-tion) memiliki arti:

1. evidental or reverence documents documents provided or collected together as evidence or as reference material.
2. process of providing written information the process of providing written details or information about something.
3. computer sofware information comput the instructions, tutorials, and reference information provided to explain how to install and use software or a computer system

Namun demikian dalam Bahasa Indonesia, kata dokumentasi memiliki fungsi sebagai kata kerja. Kenapa demikian? Hal ini tidak terlepas dari proses penyerapan bahasa dan penggunaannya dalam keseharian.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi elektronik v1.3 (2011) kata dokumentasi memiliki dua arti kata:

1. Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan;
2. Pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain);

Sukirdi (2004) dalam tulisannya “Manajemen Dokumentasi‟ banyak mengulas tentang arti kata, sifat, bentuk, persamaan, sekaligus perbedaan antara dokumen dan dokumentasi. Ia memaparkan pandangan para ahli dokumentasi yang menyatakan bahwa “Istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yang dibendakan. Jadi dokumentasi mempunyai sifat-sifat yang konkrit, yakni: “pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dan sebagainya.)”.

Hal ini diperkuat dengan rumusan Nederlandse Institut voor Documentaite en Regestratuur (NIDER) yang dikutip oleh Simatupang (1958) : “Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan sendiri, di dalam tugas mana pemberian literatur mengenai pokok persoalan merupakan tugas utamanya.”

Juga, rumusan Federation Internasionale de Docummentation(FID): “Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpul, menyusun, menyebarkan dokumen dari segala macam jenis dalam seluruh lapangan aktivitas manusia.”

Dari berbagai umusan dokumentasi di atas, kini diperoleh kesimpulan: “Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dokumen, meliputi:

1. Mencari, mengumpulkan, mengatur dokumen menurut sistem tertentu;
2. Mengolah dokumen agar dapat digunakan dan menghasilkan keterangan untuk suatu penyelidikan;
3. Mengolah dokumen, memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan isi dan menyebarkan dokumen yang diperlukan masyarakat/konsumennya;
4. Menjaga aktivitas informasi dokumen, dan dalam mengolah informasi bersikap netral.

Jadi kita sudah tahu kan tentang apa itu dokumentasi? Kata dokumentasi lebih tepat dikategorikan sebagai bentuk kata kerja, sedangkan kata benda yang berhubungan dengan dokumentasi lebih tepat disebut dokumen.

Hal ini menyatakan bahwasanya keterkaitan antara dokumen dan dokumentasi memang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Pada tahapan selanjutnya dibutuhkan suatu sistematisasi dokumen dan tata kelola yang baik dan benar agar dokumen tersebut dapat digunakan dengan baik pula.

Sistematisasi yang dimaksud adalah pengumpulan, klarifikasi, penyusunan, dan penataan dokumen pada tempat penyimpanan. Tata kelola dokumen inilah yang menjadi esensi ruang lingkup dokumentasi.

Permasalahan pada Dokumentasi

Setelah kita memahami tentang apa itu dokumentasi? ada baiknya kita membahas sedikit tentang beberapa permasalahan dalam dokumentasi.

Kendala atau masalah sering kali ditemukan sejak kerja pendokumentasian dimulai, misalnya mulai dari ketidaklengkapan dokumen, ketiadaan dokumen, dokumen tidak berada pada satu tempat, atau dokumen rusak, lenyap, berjamur dan lain sebagainya. Semua masalah dalam pendokumentasian itu harus dihadapi atau diselesaikan oleh pustakawan sebelum katalogisasi atau sistematisasi dilakukan.

Dalam pendokumentasian perlu diperhatikan pula bahwa meski dokumen telah disimpan atau dimiliki, data yang diperlukan sesungguhnya belum tentu tersedia. Sering terjadi suatu dokumen hanya disimpan tanpa lebih dulu dibaca/dipahami isinya.

Oleh karena itu, pemahaman dan pengetahuan tentang isi dokumen menjadi penting. Pendokumentasian kendati terlihat berurusan dengan masalah teknis, pada dasarnya bidang ini juga membutuhkan keahlian, ketekunan, kesabaran, dan keingintahuan pustakawan terhadap pekerjaan yang dijalani atau ditekuninya.(Fauzi, 2011)

Sistem penyimpanan dokumen dikelompokkan menjadi dua:

1. Berdasarkan “fisik‟nya: yakni setiap dokumen yang bentuknya sejenis dikelompokkan dan disimpan dalam satu wadah/tempat. Misalnya: buletin disimpan dalam tempat buletin yang sama. Demikian pula dengan majalah.
2. Berdasarkan “masalah‟nya: yakni setiap dokumen yang memiliki masalah yang sama, disimpan dalam satu wadah/tempat (terlepas bentuknya). Misalnya: dokumen masalah organisasi disimpan dalam wadah yang sama.

Bentuk, cara, dan model pendokumentasian sangat beragam. Hal ini sangat tergantung dari kebutuhan dan sistematika yang digunakan. Pada prinsipnya, bentuk, cara, dan model pendokumentasian harus teratur dan memudahkan pengguna untuk mengaksesnya, dan disesuaikan dengan bidang atau pekerjaan lembaga yang bersangkutan.

Sehingga dokumen yang disimpan dan dikelola dapat dengan mudah digunakan oleh pengguna dan/atau lembaga tersebut. Selain itu, masalah pengelolaan dokumen juga patut diperhatikan. Pengelolaan di sini dimaksudkan proses pemeliharaan, perawatan, dan akses pengguna terhadap dokumen.

Dalam hal ini, diperlukan tempat penyimpanan yang baik, dengan memperhatikan tata letak, suhu ruang, kebersihan, dan daya tampung dokumen, sehingga dokumen yang disimpan bisa awet dan terjaga dengan baik.

Akses pengguna juga menjadi pertimbangan dalam tata kelola dokumen. Hal ini bukan hanya menyangkut kerapian tata letak dokumen, melainkan nilai urgensi dari dokumen itu sendiri. Dalam arti, dokumen apa saja yang bisa diakses terbuka dan apa saja yang tertutup atau hanya kalangan tertentu saja yang bisa mengaksesnya.

Tata tertib akses seringkali harus diperketat kepada pengguna, terutama pada aspek peminjaman dan/atau penggandaan dokumen. Hal ini untuk menjaga agar dokumen tersebut tidak rusak atau bahkan hilang, baik sengaja maupun tidak sengaja. Karena ketersediaan dokumen kadang memang sangat terbatas, dan oleh karena itu diperlukan pengawasan yang ketat agar dokumen tersebut memiliki waktu hidup yang lebih panjang.

 

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang apa itu dokumentasi beserta ruang lingkupnya menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

%%footer%%

Unduh DI SINI

Demikianlah bahasan saya tentang apa itu dokumentasi. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)