Apa itu dokumentasi? tentu hampir semua orang pernah mendengar tentang dokumentasi. Namun, tidak semua paham tentang apa arti dokumen secara formal dan sering tidak tepat dalam penggunaannya. Kali ini akan kita bahas panjang cukup panjang tentang apa itu dokumen dan dokumentasi.
Saat ini keberadaan dokumen seakan tidak dapat dilepaskan dari kehidupan manusia modern. Kata dokumen sering ditemukan dalam berbagai macam kesempatan, baik dalam konteks kehidupan personal maupun sosial.
Dalam penggunaan komputer misalnya, kata dokumen sering dijumpai dalam sebuah folder khusus yang diberi nama “My Document”. Folder atau ruang penyimpanan tersebut seringkali diisi dengan berbagai macam bentuk pekerjaan, baik tulisan, gambar, musik, maupun video.
Terlepas dari tepat atau tidaknya penggunaannya, kata dokumen dapat dijumpai dalam berbagai macam kesempatan. Dokumen seakan menjadi kata yang umum digunakan dalam kehidupan manusia modern saat ini.
Keberadaan dokumen sangat dibutuhkan oleh manusia modern, terutama pada aktivitas yang berkaitan dengan perjanjian atau hubungan sosial tertentu. Bahkan bisa dikatakan dokumen merupakan salah satu ciri masyarakat modern.
Manusia modern membutuhkan dokumen bahkan sejak masih dalam kandungan. Saat masih berada dalam kandungan, seorang calon manusia (janin) harus dilengkapi dengan dokumen kesehatan dan kondisi janin dalam bentuk foto USG. Dokumen ini digunakan untuk memonitor kondisi kesehatan janin dalam kandungan hingga masa persalinan.
Sesaat setelah dilahirkan, seorang bayi juga akan dilengkapi dengan dokumen baru yakni berupa surat kenal lahir yang dikeluarkan oleh rumah sakit, klinik, puskesmas, atau bidan. Dokumen ini berisikan data otentik tentang keterangan proses kelahiran dan kondisi kesehatan bayi.
Menurut aturan yang berlaku, setelah proses kelahiran seorang bayi harus didaftarkan ke negara. Bayi tersebut akan diberikan dokumen baru berupa akta kelahiran dan sekaligus dimasukkan dalam kartu keluarga yang sah dan diakui oleh negara.
Memasuki masa balita, saat seorang bayi bertumbuh menjadi seorang anak, ia akan dibekali dengan dokumen tambahan berbentuk KMS (Kartu Menuju Sehat) sebagai acuan kesehatan dan tumbuh kembang anak.
Saat memasuki bangku sekolah, seorang anak juga akan mendapatkan dokumen baru yang berkaitan dengan data diri dan keperluan administratif untuk pihak sekolah, semisal nomor induk siswa nasional dan sebagainya. Hal ini akan terus berkembang sesuai dengan tingkat kompleksitas dokumen dan arsip yang dibutuhkan baik oleh anak maupun pihak sekolah.
Pada usia 17 tahun, seorang anak dianggap sudah dewasa dan berkewajiban untuk memiliki Kartu Tanda Pengenal (KTP) sebagai dokumen pribadi resmi yang disahkan oleh negara melalui perangkat RT, RW, Kelurahan, dan Kecamatan.
Begitu pula pada saat menikah, seseorang membutuhkan surat nikah yang disahkan oleh lembaga negara yang mengurusi masalah pernikahan yakni KUA atau catatan sipil. Bahkan pada saat mati, seseorang harus dilengkapi dengan dokumen, yakni surat keterangan kematian.
Dokumen-dokumen personal tersebut akan terus bertambah sesuai dengan tingkat kebutuhan dan relasi sosial yang dibangun. Semisal, jika seseorang ingin mengendarai kendaraan di jalan raya, maka ia harus melengkapi diri dengan dokumen pelengkap berbentuk Surat Ijin Mengemudi (SIM) yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian. Atau di saat seseorang mau melamar kerja, juga dibutuhkan dokumen lain yakni Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) sebagai pelengkap lamaran kerja dan curriculum vitae.
Dari gambaran di atas, setidaknya kita sudah mempunyai gambaran apa itu dokumentasi?. Dapat disimpulkan bahwasanya keberadaan dokumen tidak dapat dilepaskan dari sendi kehidupan manusia baik secara personal maupun sosial.
Dalam ranah sosial, kebutuhan akan dokumen akan bertambah kompleks seiring dengan hubungan sosial yang diadakan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dipastikan membutuhkan dokumen guna mengatur alur informasi dan data yang akan diproses sebagai rekam jejak aktivitas.
Tanpa adanya dokumen sebagai sumber informasi dan data, sebuah perusahaan akan kesulitan melacak rekam jejak aktivitas yang telah dilakukan. Dalam dunia modern, semakin kompleks hubungan sosial yang terjalin maka semakin kompleks pula dokumen yang diperlukan.
Guna menyikapi hal tersebut dibutuhkan tata kelola dokumen yang baik dan benar, agar keberadaan dokumen menjadi rapi dan tertib sehingga dapat difungsikan dengan baik pula. Dari sinilah kita akan membahas apa itu dokumen dan bagaimana tata kelolanya agar bermanfaat bagi kehidupan umat manusia.
Pengetian Dokumen
Secara etimologis, kata dokumen berasal dari Bahasa Latin “documentum” yang berarti pelajaran atau bukti. Pada perkembangan selanjutnya, dalam Bahasa Latin kata documentum juga dimaknai sebagai perintah tertulis atau surat resmi.
Sedangkan kata kerja yang merujuk pada kata documentum adalah docere yang berarti mengajar. Hal ini menunjukkan kata dosen (dalam Bahasa Latin ditulis docent) berarti pengajar memiliki akar kata yang sama dengan kata dokumen.
Menurut pendapat para ahli, kata dokumen juga memiliki banyak makna meski tetap berada dalam bentuk kata benda. Simatupang dan Azis (1958) mengatakan: “Dokumen adalah segala benda yang mempunyai keterangan yang dipilih untuk dikumpul, disusun, disebarkan atau disediakan”.
Sedangkan The Liang Gie, dalam buku Kamus Administrasi, mengartikan dokumen sebagai warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan.
Dalam dunia perusahaan di luar negeri (USA), istilah “document‟ dipakai dengan pengertian yang sama seperti “record‟ (warkat). Tetapi istilah “document‟ kemudian dipakai pula dalam arti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan, misalnya suatu piagam atau traktat.
Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi elektronik v1.3 (2011), kata dokumen / do·ku·men / dokumén / berarti: (n)1. surat yg tertulis atau tercetak yg dapat dipakai sbg bukti keterangan (spt akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); 2. barang cetakan atau naskah karangan yg dikirim melalui pos; 3. rekaman suara, gambar dl film, dsb yg dapat dijadikan bukti keterangan.
Dari beberapa pengertian di atas, arti kata dokumen cenderung mengacu pada bentuk fisik dokumen yang tidak dapat dilepaskan dari sudut pandang, tekanan perhatian (stressing) atau pendekatan yang digunakan.
Di satu sisi, dokumen dipandang sebagai suatu benda yang memiliki nilai informasi (pendekatan material/fisik). Sedang di sisi lain dokumen dipandang sebagai bukti autentik yang mendukung keterangan (pendekatan fungsional).
Dari berbagai pengertian di atas diperoleh kesimpulan arti dokumen antara lain:
- Setiap benda tertulis, tercetak, terekam yang memiliki (mengandung) nilai informasi yang akurat sehingga dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam mendukung keterangan (pengertian sempit).
- Setiap benda yang memiliki (mengandung) nilai informasi yang akurat sehingga dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian dalam mendukung suatu keterangan (pengertian luas).
Dalam kesempatan tertentu, terutama ilmu dokumentasi dan kearsipan, perlu dipelajari pula klasifikasi dokumen dan sumber-sumber apa saja yang dapat dianggap sebagai dokumen. Hal ini bertujuan agar dapat membedakan mana yang bisa disebut dokumen dan mana yang tidak, serta memudahkan klasifikasi dokumen menurut bentuk sekaligus tata kelolanya.
Nah, sampai di sini sudah semakin tahu tentang dokumen? Sebelum nanti kita bahas tentang apa itu dokumentasi?.
Sumber Dokumen
Sumber dokumen dibedakan menjadi dua bagian besar, yakni dokumen personal dan dokumen sosial. Dokumen personal atau individu merupakan dokumen yang dimiliki dan digunakan oleh tiap individu. Sedangkan dokumen sosial adalah dokumen yang digunakan dalam hubungan sosial entah badan atau organisasi.
Dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Dokumentasi”, Sukirdi (2004) juga membahas sumber-sumber dokumen. Ada beberapa tempat beserta ruang lingkup aktivitasnya yang bisa digunakan untuk memperoleh bahan dokumen, antara lain:
1. Aktivitas lembaga pemerintahan. Produk dokumen, warkat,
- Perundang-undangan
- Keputusan pemerintah
- Keputusan presiden
- Edaran menteri
- SK menteri dst,
- Surat-surat dinas
2. Aktivitas lembaga bisnis
- Akta perjanjian/kontrak kerja
- Faktur, kuitansi, giro bilyet
3. Aktivitas lembaga sosial
- Dokumen orsospol
- Hasil/laporan penelitian
- Skripsi, thesis, disertasi
- Laporan ilmiah lainnya
4. Aktivitas individu
- Akta kelahiran/kenal lahir
- Kartu identitas diri
- KSK, buku nikah
- Surat kematian, surat wasiat
- SIM, STTB, ijazah, sertifikat
- STTB, ijazah, sertifikat, dll.
Klasifikasi Dokumen
Menurut bentuknya, dokumen dibagi ke dalam dua klasifikasi besar, yakni dokumen literer dan dokumen korporil. Pembagian ini didasarkan pada bentuk, cara pembuatan, penyimpanan, akses penggunaannya, dan tata kelolanya.
- Dokumen literer adalah dokumen yang berbentuk tulisan, ketikan, dan/atau cetakan 2 dimensi (printing). Tata kelola dokumen literer dibagi dalam dua manajemen dokumen, yakni manajemen kearsipan yang berkaitan dengan surat berharga; warkat; piagam; dsb; dan manajemen perpustakaan yang berkaitan dengan buku, majalah, dsb.
- Dokumen korporil adalah dokumen yang berbentuk cetakan 3 dimensi, ukiran, pahatan seperti lukisan, mata uang, pakaian, dsb. Tata kelola dokumen korporil dimasukkan ke dalam manajemen permuseuman.
Halaman Selanjutnya…… (ruang lingkup dokumentasi)
Pages: 1 2
2 comments