Cara Negosiasi Dengan Supplier (Vendor) Tidak Melulu Soal Harga – Jika anda di bagian purchasing atau staf accounting atau mungkin seorang pengusaha, skill khusus dalam bernegosiasi dengan vendor (atau supplier) wajib dimiliki, bukan? Apa yang paling sering anda negosiasikan dengan vendor? Saya hampir yakin jawabannya pasti: harga! Bagaimana jika saya katakan bahwa ada banyak benefit, di luar ‘harga yang lebih murah’ yang bisa anda peroleh jika memiliki hubungan baik dengan vendor?
Sepanjang karier, saya belum pernah bekerja di bagian purchasing atau treasury, tetapi sebagai Controller saya juga dituntut memiliki hubungan baik dengan supplier atau vendor. Dan dari 15 tahun pengalaman saya di wilayah keuangan saya menemukan bahwa tantangan dalam membina hubungan baik dengan vendor selalu typical.
Bagi sebagian besar perusahaan, harga barang yang dipatok oleh vendor dapat membuat mereka beroperasi dengan lebih efisien atau sebaliknya. Katakanlah anda tidak keberatan dengan harga, bagaimana jika mereka tidak sanggup menyerahkan barang tepat waktu atau kualitas barang yang tidak sesuai pesanan?
Di sinilah hubungan baik dengan vendor akan diuji. Tentu, keinginan baik tidak harus selalu datangnya dari anda sebagai pelanggan, Juga tidak selalu harus datang dari vendor. Harus ada kesadaran dan upaya bersama untuk memperbaiki keadaan, sehingga sama-sama bisa keluar dari kesulitan. Hanya itu cara satu-satunya untuk bisa mengatasi masalah dengan tanpa mengorbankan hubungan baik.
Tujuan utama supplier / vendor (dimana pun dan apa pun produk/jasa yang dijual) selalu sama, sama seperti tujuan perusahaan anda dan perusahaan lain pada umumnya, yaitu: menjual sekaligus mengembangkan pasar mereka—bukan mengeruk kentungan untuk jangka pendek. Sehingga ide bernegosiasi untuk menguntungkan satu pihak (perusahaan anda) saja, tidak akan pernah berhasil.
Dari waktu-ke-waktu, cukup banyak saya menyaksikan perusahaan gagal menciptakan situasi yang sama-sama menguntungkan—bagi perusahaan mereka sendiri dan bagi para vendornya. Entah karena mereka tidak mampu memanfaatkan tawaran yang tersedia, gagal menciptakan peluang baru, atau karena mereka terlalu bernafsu untuk mematikan vendor dengan cara menekan harga serendah-rendahnya.
Lalu bagaimana cara nego atau negosiasi dengan supplier (vendor) yang baik ? apa saja yang perlu perlu diperhatikan agar sukses dalam bernegosiasi dengan vendor, pertama-tama seseorang musti belajar memahami kepentingan vendor, di samping kepentingan perusahaannya sendiri.
Harga Tidak Harus Selalu Menjadi Prioritas Utama
Sepanjang anda memperoleh harga dari vendor sama dengan harga pasar (dan seharusnya sama dengan standar cost anda), mungkin anda tidak akan menemukan banyak ruang untuk bernegosiasi dengan vendor? Tidak selalu, faktanya celah negosiasi itu selalu ada dan banyak.
Mungkin harga sudah tidak bisa ditawar lagi. Oke. Tetapi anda bisa meminta sistim pembayaran yang lebih longgar—misalnya: anda minta credit 45-60 hari untuk harga yang menggunakan termin pembayaran 30 hari. Perbedaan15 hingga 30 hari adalah waktu yang cukup untuk membuat perusahaan anda bernafas dengan lebih longgar, memungkinkan untuk mengelola kas perusahaan dengan lebih leluasa, untuk membiayai proyek lain misalnya?
Atau mungkin anda bisa meminta pengiriman barang lebih cepat. Misalnya: dari 45 hari menjadi 30 hari, sehingga anda memperoleh barang lebih cepat antuk kemudian anda proses dan lempar ke pasar lebih awal juga. Jika itu menguntungkan bagi perusahaan anda, mengapa tidak coba negosiasikan di wilayah ini?
Ada banyak ruang yang memungkinkan bagi anda untuk menjadi kreatif berpikir dalam menangkap peluang guna memperoleh manfaat bersama dengan vendor.
Sering saya mendengar dan menyaksikan kekeliruan pandang; ‘negosiator ulung‘ diidentikkan dengan mereka yang bisa menjepit vendor dari segala arah (menekan harga serendah-rendahnya, meminta waktu penyerahan secepat-cepatnya dengan sistim pembayaran selonggar-longgarnya).
Buat saya itu hanya terlihat ‘pintar’ tetapi belum tentu pintar betulan. Malahan cenderung dangkal dan sempit. Katakanlah vendor dalam posisi yang lebih lemah, sehingga mereka terpaksa menurutinya. Bagaimana cara mereka memenuhi komitmen negosiasi itu? Vendor akan mencari cara untuk menutup kerugian—misalnya: kualitas barang menjadi asal-asalan, atau mereka menyerah dan membatalkan produksi di tengah jalan. Apakah itu lebih baik? Saya meragukannya.
Berilah mereka (vendor) ruang yang cukup untuk membayar pegawai dan kewajiban-kewajiban mereka yang lainnya, sehingga perusahaan mereka juga tetap hidup. Bukan berarti anda perlu membayar harga yang lebih tinggi dari harga pasar, anda cukup membayar harga yang sama dengan harga pasar, tetapi tunjukanlah keinginan untuk membina hubungan yang baik dengan mereka.
Hubungan Baik Dengan Supplier Bisa Melahirkan Peluang
Jika anda membina hubungan baik dengan vendor, perusahaan anda bisa memperoleh keuntungan-keuntungan di luar selisih (margin) antara ‘harga-barang-yang-anda-beli-dari-vendor’ dengan ‘harga-yang-berhasil-anda-jual-kepada-pelanggan’.
Coba pertimbangkan contoh situasi berikut ini:
Perusahaan anda menerima pesanan barang khusus dari calon pelanggan besar. Tetapi sebelum produksi masal, calon pelanggan meminta perusahaan anda mengirimkan contoh (sample/mock up) terlebih dahulu. Untuk pembuatan sampel tersebut, perusahaan anda membutuhkan bahan baku yang diproduksi secara khusus. Apa yang akan anda lakukan? Datang ke tempat vendor dan meminta mereka membuat contoh bahan baku khusus itu, bukan?
Bagi vendor, mendevelop barang khusus untuk market yang belum pasti, bukan hal yang main-main. Mungkin mereka perlu peralatan khusus, melatih pegawai secara khusus. Setidak-tidaknya mereka butuh waktu, setup produksi secara khusus. Intinya ‘costly‘. Lalu, jika hubungan perusahaan anda dengan vendor tidak cukup baik, apakah vendor bersedia melakukan itu semua? Saya meragukannya.
Sebaliknya, dengan peluang yang ada (untuk mengembangkan dan memasarkan produk baru)—meskipun belum pasti, ditambah dengan kepercayaan mereka terhadap perusahaan anda, saya hampir yakin mereka akan melakukannya dengan senang hati.
Oh iya, ada satu hindsight yang jarang diketahui oleh mereka yang belum mencapai ‘management level’ yang matang, yaitu: kemungkinan menggunakan vendor (supplier) sebagai informan tidak resmi dalam memenangkan kompetisi sekaligus melebarkan pasar. Bukan dengan meminta vendor membocorkan informasi tentang pesaing, tetapi merekomendasikan persahaan anda dengan calon pembeli potensial!
Mungkin anda pikir itu tidak mungkin. Tetapi, coba pikirkan ini:
Bagaimanapun, vendor juga pebisnis. Mereka memiliki kolega, keluarga, sahabat yang pastinya juga pebisnis. Tak jarang mereka juga bertemu dan berteman baik dengan para buyers untuk jenis barang-barang hilir seperti yang anda pasarkan.
“Kalaupun ada, mengapa mereka tidak ambil sendiri?”, mungkin anda berpikir demikian. Tidak, mereka tidak ambil sendiri karena mereka tidak spesialis membuat barang hilir. Spesifikasi vendor adalah untuk barang-barang hulu. Tentu ada perusahaan konglomerasi yang memiliki industri dan bisnis di semua level dari hulu hingga hilir. Namun jumlahnya tidak banyak.
Beberapa Tips Negoisasi Dengan Supplier
Oke. Bagimana pun juga, harga masih menjadi hal terpenting yang harus di negosiasikan dengan vendor. Ada beberapa langkah yang bisa anda ambil untuk mendapatkan harga yang lebih rendah, tanpa mengorbankan hubungan baik dengan vendor. Tetapi sebelum masuk ke dalam ajang negosiasi, ada beberapa bekal pengetahuan minimal yang harus ada di tangan anda:
- Posisi Perusahaan Anda Vs. Vendor
Di mata vendor, apakah perusahaan anda tergolong pelanggan besar? Potensial? Atau kecil? tidak potensial?
- Posisi vendor Vs. Pasar
Ada 5 hal yang bisa dijadikan sebagai parameter perbandingan antara vendor dengan pasar.
- Harga: apakah penawaran harga dari vendor lebih tinggi dari harga pasar untuk barang yang sama (sejenis), atau sama, atau lebih rendah?
- Kualitas: apakah kualitas barang dari vendor lebih tinggi dibandingkan kualitas barang yang sama di pasaran, atau sama, atau lebih rendah?;
- Kuantitas: terhadap vendor yang sedang anda hadapi, apakah kuantitas pemesanan/pembelian dapat mempengaruhi harga, apakah hal yang sama juga berlaku di pasaran?
- Waktu penyerahan: apakah waktu penyerahan yang ditawarkan oleh vendor lebih cepat dibandingkan waktu rata-rata penyerahan di pasaran, atau sama, atau lebih lambat?
- Termin pembayaran: apakah vendor menawarkan termin pembayaran 60 hari sementara vendor lain hanya bisa 30 hari, atau sebaliknya vendor minta tunai padahal anda bisa memperoleh credit dari vendor lain untuk produk yang sama?
- Perioritas Perusahaan Anda
Diantara 5 hal (harga, kualitas, kuantitas, waktu penyerahan, dan termin pembayaran), mana yang paling penting bagi perusahaan anda? Bagaimana susunan prioritasnya?
Dengan bekal informasi-informasi di atas, anda bisa mantap memasuki arena negosiasi dengan daya tawar yang solid tak tergoyahkan. Selanjutnya, dalam proses negosiasi:
Intinya, sangat sederhana, yaitu: anda harus menawarkan sesuatu yang menarik dan menguntungkan bagi vendor. Misalnya: Jika harga lebih rendah adalah terpenting bagi anda saat ini, berarti:
- Anda bisa menawarkan pembayaran yang lebih cepat—vendor menyediakan credit 30 hari, mungkin anda tawarkan cash on delivery untuk harga yang lebih rendah; atau
- Anda bisa memesan lebih banyak (termasuk produksi yang akan datang)—vendor menawarkan harga untuk pembelian 100 dozen, mungkin anda katakan bahwa anda bersedia membeli 200 dozens untuk harga yang lebih rendah; atau
- Anda bisa menerima waktu penyerahan yang lebih lama—vendor menjanjikan 45 hari waktu pengiriman, mungkin anda katakana bahwa anda bersedia menerima waktu pengiriman 60 hari untuk harga yang lebih rendah.
Semua contoh di atas adalah bentuk-bentuk negosiasi yang sehat dan sama-sama menguntungkan dalam koridor memperoleh harga yang lebih rendah, sementara tetap menjaga hubungan yang baik dengan vendor.
Jika kerangka berpikir anda adalah membina hubungan baik dengan vendor (bukan membunuh mereka) kemungkinan peluang itu sangat terbuka. Tentu contoh hanyalah contoh. Memang bukan kenyataan. Tugas anda adalah berpikir kreatif, mencari peluang untuk dapat memperoleh manfaat sebesar-besarnya dari membina hubungan dengan vendor. Manfaat yang jauh lebih besar dari sekedar harga rendah!
Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai cara nego atau negosiasi dengan supplier (vendor) agar sukses dalam bernegosiasi. Semoga bermanfaat (maglearning.id).