Dalam penyimpanan yang menggunakan memuat kata tangkap yang cukup beragam diperlukan klasifikasi arsip. Biasanya klasifikasi arsip digunakan pada sistem subjek yang memuat beragam kata tangkap. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.
Klasifikasi arsip bertujuan untuk mengelompokkan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas secara logis dan sistematis, sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dengan demikian dapat dicapai efisiensi kerja bagi arsiparis dan juga pengguna arsip.
Ada beberapa syarat yang harus diperhatikan dalam melakukan klasifikasi arsip, antara lain:
- Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antar masalah yang satu dengan masalah yang lainnya dan disusun secara sistematis.
- Disesuaikan dengan luas lingkup dan proses kegiatan suatu kantor.
- Pada situasi tertentu diperlukan kode angka untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Secara garis besar ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu berdasarkan fisik dan subjek:
- Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk fisik arsip, misal: surat keputusan; formulir; majalah; peta, dan lain-lain.
- Masalah (subyek): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misal: kepegawaian; keuangan; pendidikan dan latihan, dan sebagainya.
Intinya klasifikasi arsip yang digunakan pada suatu kantor harus disepakati dalam surat keputusan tertentu dan bersifat konsisten. Hal ini bertujuan agar klasifikasi arsip yang dilakukan dapat memudahkan siapa pun di kantor tersebut mengakses kembali arsip yang dibutuhkan.
Dewey Desimal Classification/Universal Desimal Classification
Di dunia internasional klasifikasi arsip banyak merujuk pada rumusan D.C.C (Dewey Desimal Classification) atau disebut juga U.D.C (Universal Desimal Classification). Rumusan ini diciptakan oleh Melvil Dewey, seorang ahli perpustakaan di Amerika Serikat pada tahun 1876. Dalam D.C.C terdapat sepuluh kelompok ilmu pengetahuan yang diklasifikasikan sebagai berikut:
- 000-General Works (Karya Umum).
- 100-Philosophy (Ilmu Filsafat).
- 200-Religious (Kepercayaan/Agama)
- 300-Social Sciences (Ilmu Sosial).
- 400-Linguistic (Pengetahuan Bahasa).
- 500-Pure Sciences (Ilmu Pasti Alam/Eksakta).
- 600-Applied Sciences (Teknologi).
- 700-Arts (Kesenian).
- 800-Culture & Literature (Kebudayaan & Sastra).
- 900-History & Geography (Sejarah & Ilmu Bumi).
Pengelompokan ilmu pengetahuan ini mula-mula ditujukan untuk bidang perpustakaan. Pada perkembangannya sistem pengelompokan ini juga dijadikan acuan dalam bidang kearsipan. Saat ini D.C.C/U.D.C ini digunakan sebagai standar klasifikasi arsip dalam dunia kearsipan. Secara garis besar, klasifikasi dibuat berjenjang, dari primer, sekunder, tersier dan seterusnya selama memiliki hubungan logis, kronologis, dan sistematis satu sama lainnya.
… Main Subject (Primer)
… Sub Subject (Sekunder)
… Sub-sub Subject (Tertier)
… dst
Seperti yang dikatakan di atas, cara terbaik dalam pengklasifikasian arsip adalah membuat sendiri klasifikasi arsip berdasarkan ruang lingkup dan kebutuhan kantor mengacu pada kaidah-kaidah yang berlaku. Ada dua cara pengklasifikasian sistem subjek yang dapat dibuat sendiri yakni subjek murni atau subjek berkode.
Subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (angka) dan disusun menurut abjad. Sedangkan subjek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek dengan penambahan angka di depannya sebagai alat bantu penemuan lokasi dan urutan arsip yang bersangkutan.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang manajemen arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan saya tentang manajemen arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)