Secara sederhana, konsep dasar rekonsiliasi bank adalah melogikakan perbadaan antara saldo ‘buku kas’ perusahaan dengan saldo ‘rekening koran’ yang diterbitkan oleh bank. Rekonsiliasi bank biasanya dilakukan (dibuat) oleh perusahaan setiap menjelang tutup buku (akhir bulan).
Asumsi Dasar Rekonsiliasi Bank
Asumsi dasar yang dipakai dalam rekonsiliasi bank adalah: Saldo buku kas perusahaan mestinya sama dengan saldo di rekening koran. Itu sebabnya, dalam setiap audit (pemeriksaan)—baik oleh auditor independen maupun pemerintah (kantor pajak), mereka selalu meminta arsip rekening koran sebagai pembanding buku catatan kas perusahaan.
Bagaimana jika ada perbedaan antara saldo buku kas perusahaan dengan saldo yang tercantum dalam rekening koran? Pemeriksa akan meminta rekonsiliasi bank—untuk mengetahui apakah perbedaan itu WAJAR atau TAK WAJAR, logis atau tidak logis. Apa dasar pertimbangan ‘wajar-dan-tak wajar’ itu?
Beberapa Penyebab Perbedaan Saldo
Ada beberapa kemungkinan yang bisa membuat saldo buku kas perusahaan dengan saldo rekening koran menjadi berbeda, antara lain:
1. Tanggal Pengakuan Kas Keluar
Perbedaan tanggal pengakuan kas keluar menurut perusahaan dengan tanggal pengakuan menurut bank, paling sering terjadi. Misalnya: Pada tanggal 29 Agustus 2021, PT. MAG mengeluarkan cek senilai Rp 20,000,000 untuk PT. ABC. Ternyata, karena kesibukan PT. ABC baru mencairkan ceknya pada tanggal 2 September 2021.
Sehingga pada saat bank tutup buku 31 Agustus 2021 (dan mencetak rekening koran PT. MAG), cek sebesar Rp 20,000,000 belum mengurangi saldo kas PT. MAG di bank, sementara itu di buku kas perusahaan cek tersebut sudah mengurangi saldo kas. Sehingga saldo kas menurut buku perusahaan menjadi lebih kecil dibandingkan menurut saldo di rekening koran. Cek keluar yang sudah dicatat sebagai pengeluaran kas oleh perusahaan tetapi belum dicairkan hingga tutup buku bank ini, dalam rekonsiliasi bank disebut dengan “Cek Beredar” atau “Outstanding Check“.
2. Tanggal Pengakuan Kas Masuk
Meskipun tidak sesering kas keluar, kas masuk juga bisa mengalami hal serupa seperti kas keluar—perusahaan sudah mengakui kas masuk padahal uang belum benar-benar masuk ke dalam rekening di bank. Misalnya: Pada tanggal 31 Agustus 2021 PT. MAG menerima pembayaran dalam bentuk cek dari pelanggan XYZ sebesar Rp 25,000,000. Atas cek yang diterima tersebut, PT MAG mencatat kas masuk sebesar Rp 25,000,000.
Akan tetapi, ternyata cek tersebut baru berhasil di kliring oleh pihak bank keesokan harinya, yaitu tanggal 1 September 2021. Sehingga, saat bank tutup buku tanggal 31 Agustus, bank belum menambahkan saldo kas PT. MAG, sementara PT. MAG sudah mencatatnya sebagai kas masuk. Cek masuk yang sudah dicatat sebagai penerimaan kas oleh perusahaan tetapi belum baru dikliring setelah bank tutup buku ini, dalam rekonsiliasi bank disebut dengan “Setoran Dalam Perjalanan” atau “Deposit in Transit”.
3. Pengeluaran dan pemasukan kas bank yang bersifat ‘Auto’
Pengeluaran dan pemasukan kas bank yang bersifat ‘Auto’, baik itu auto-debit maupun auto-credit—yang mana pihak bank menambah atau mengurangi saldo kas perusahaan secara automatis, tanpa didahului oleh konfirmasi dari pihak perusahaan. Ada beberapa jenis pengeluaran dan penerimaan kas yang bersifat automatis, diantaranya:
- Pembayaran-pembayaran yang bersifat auto debit. Misal: credit card, PAM, Listrik, telepon, dll, yang biasanya bersifat rutin setiap bulan), jenis ini memang sudah didahului dengan aplikasi dari pihak perusahaan, akan tetapi sering kali perusahaan lupa mencatatnya di buku kas perusahaan setiap bulannya.
- Biaya administrasi bulanan atas penggunaan jasa bank. Bank langsung memotong saldo kas perusahaan setiap menjelang tutup buku, tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
- Biaya buku cek dan BG. Bank membebankan biaya atas buku cek yang digunakan oleh perusahaan, dan pembebanannya dilakukan dengan cara langsung memotong saldo kas perusahaan tanpa pembertahuan terlebih dahulu. Sebenarnya, pihak perusahaan mestinya sudah tahu begitu meminta buku cek ke bank, akan tetapi perusahaan sering kali lupa untuk mencatatnya.
- Biaya meterai. Sama seperti biaya administrasi bulanan.
- Bunga Jasa Giro. Atas dana perusahaan yang mengendap di rekening, pihak bank memberikan bunga kepada perusahaan sebagai pemilik rekening, yang langsung ditambahkan di saldo kas perusahaan menjelang tutup buku.
- Pajak Atas Bunga. Setiap bunga jasa giro yang diberikan oleh bank kepada perusahaan dikenakan pajak, yang dipotong langsung pada saldo kas perusahaan.
4. Kekeliruan pencatatan oleh perusahaan
Meskipun tidak sering, kemungkinan ini bisa terjadi, yaitu perusahaan salah melakukan pencatatan, entah mencatat lebih besar atau lebih kecil dari yang seharusnya. Kesalahan yang cukup sering terjadi namun sulit dilacak saat melakukan rekonsiliasi adalah adanya cek kembali (gagal dicairkan), biasanya terjadi karena saldo bank tidak mencukupi (non sufficient funds), atau bank menolak pencairan karena ada kesalahan tulis pada lembaran cek. Pada saat cek kembali pegawai perusahaan tidak melakukan penyesuaian di dalam catatannya.
5. Kekeliruan pencatatan oleh pihak bank
Meskipun pendapat umum menganggap bank memiliki sistem pengendalian yang ketat, tetap saja tidak menutup kemungkinan kesalahan hingga 100 persen. Ada kalanya pihak bank juga melakukan kesalahan.
Diantara semua kemungkinan perbedaan di atas, yang dianggap ‘WAJAR” hanya perbedaan yang disebabkan oleh perbedaan waktu pencatatan (pengakuan). Sedangkan perbedaan-perbedaan lainnya dianggap ‘TIDAK WAJAR’, untuk itu perlu direvisi, tentunya mengikuti saldo bank (bila kesalahan terjadi pada buku perusahaan) atau saldo perusahaan (bila kesalahan terjadi pada pencatatan bank).
Tujuan utama rekonsiliasi bank adalah melogikakan perbedaan-perbedaan yang ada diantara buku kas perusahaan dengan bank. Sehingga mengenali dan memahami berbagai kemungkinan penyebab terjadinya perbedaan di atas sangatlah penting. Siapa pun yang mengetahui dan memahami logika ini, saya percaya, dia akan bisa melakukan rekonsiliasi bank dengan lebih cepat.
Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai konsep dasar Rekonsiliasi Bank serta apa saja penyebab rekonsiliasi bank. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi dengan kami di lain materi. (maglearning.id)