Ada sejumlah kebutuhan bisnis dan manfaat manfaat penting untuk menciptakan alasan yang kuat dalam menerapkan program Manajemen Arsip Elektronik (Electronic Records Management / ERM) perusahaan. Sebagian besar manfaat ini bersifat taktis, seperti penghematan biaya, penghematan waktu, dan penghematan ruang bangunan. Tetapi beberapa ada juga manfaat penerapan manajemen arsip elektronik (ERM) yang dapat dianggap strategis, karena mereka secara proaktif memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Salah satu contoh manfaat strategis ini adalah keuntungan yang diperoleh dalam litigasi dengan memiliki lebih banyak kontrol dan akses siap untuk menyelesaikan catatan bisnis, yang menghasilkan hasil yang lebih akurat, dan lebih banyak waktu bagi pengacara perusahaan untuk mengembangkan strategi, sementara pihak oposisi mengarungi rim informasi, tidak pernah tahu apakah mereka telah menemukan set lengkap catatan yang mereka butuhkan.
Contoh lain dari manfaat strategis adalah informasi yang lebih lengkap dan lebih baik bagi para manajer untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan.
Menerapkan ERM merupakan investasi yang signifikan. Investasi dalam ERM adalah investasi dalam otomatisasi proses bisnis dan menghasilkan kontrol dokumen, integritas dokumen, dan manfaat keamanan. Volume arsip dalam organisasi sering kali melebihi kemampuan karyawan untuk mengelolanya. Sistem ERM melakukan untuk era informasi apa yang dilakukan jalur perakitan untuk era industri. Pembenaran biaya/manfaat untuk ERM terkadang sulit ditentukan, meskipun ada penghematan tenaga dan biaya yang nyata.
Juga, banyak keuntungan yang tidak berwujud atau sulit untuk dihitung, tetapi membantu membenarkan investasi modal. Ada banyak cara di mana sebuah organisasi dapat memperoleh keuntungan bisnis yang signifikan dengan menerapkan ERM.
Ada banyak manfaat yang sulit dan dapat dihitung (bila dibandingkan dengan menyimpan file kertas) termasuk penghematan ruang kantor, penghematan perlengkapan kantor, memotong waktu pencarian yang terbuang, dan mengurangi biaya otomatisasi kantor (misalnya, lebih sedikit printer, mesin fotokopi, dan peniadaan lemari arsip otomatis).
Selain itu, penerapan ERM akan memberi organisasi peningkatan kemampuan untuk menegakkan IG atas dokumen dan catatan bisnis, dan pencarian yang lebih baik, lebih lengkap, dan lebih akurat; peningkatan produktivitas pekerja pengetahuan; pengurangan risiko tindakan kepatuhan atau konsekuensi hukum; peningkatan keamanan catatan; peningkatan kemampuan untuk menunjukkan praktik pengelolaan arsip yang dapat dipertahankan secara hukum; dan peningkatan kepercayaan diri dalam melakukan pencarian, yang seharusnya meningkatkan pengambilan keputusan.
Manfaat Tidak Berwujud Tambahan Penerapan Manajemen Arsip Elektronik
Badan Perlindungan Lingkungan AS (EPA), pelopor dan pemimpin dalam implementasi e-records di sektor federal, mencantumkan beberapa manfaat tambahan 8 dari penerapan ERM:
- Untuk Mengontrol Penciptaan dan Pertumbuhan Arsip. Meskipun puluhan tahun menggunakan berbagai media penyimpanan nonkertas, jumlah kertas di kantor kami terus meningkat. Program manajemen arsip yang efektif menangani kontrol pembuatan (membatasi pembuatan arsip atau salinan yang tidak diperlukan untuk mengoperasikan bisnis) dan penyimpanan arsip (sistem untuk menghancurkan arsip yang tidak berguna atau menghentikan arsip yang tidak aktif), sehingga menstabilkan pertumbuhan arsip dalam semua format.
- Untuk Mengasimilasi Teknologi Manajemen Arsip Baru. Program manajemen arsip yang baik memberi organisasi kemampuan untuk mengasimilasi teknologi baru dan memanfaatkan banyak manfaatnya. Investasi dalam sistem komputer baru tidak menyelesaikan masalah pengarsipan kecuali sistem pencatatan manual saat ini dianalisis (dan kadang-kadang, dirombak) sebelum otomatisasi diterapkan.
- Untuk Menjaga Informasi Vital. Setiap organisasi, publik atau swasta, membutuhkan program komprehensif untuk melindungi arsip dan informasi vitalnya dari bencana atau bencana, karena setiap organisasi rentan terhadap kerugian. Dioperasikan sebagai bagian dari program manajemen arsip secara keseluruhan, program arsip vital menjaga integritas dan kerahasiaan arsip paling penting dan menjaga aset informasi vital sesuai dengan “Rencana” untuk melindungi arsip.
- Untuk Melestarikan Memori Perusahaan. File organisasi berisi memori institusionalnya, aset tak tergantikan yang sering diabaikan. Setiap hari kerja, Anda membuat catatan yang dapat menjadi data latar belakang untuk keputusan dan perencanaan manajemen di masa mendatang. Catatan-catatan ini mendokumentasikan kegiatan Badan yang dapat digunakan oleh para sarjana masa depan untuk meneliti cara kerja Badan Perlindungan Lingkungan.
- Menumbuhkan Profesionalisme Dalam Menjalankan Usaha. Kantor bisnis dengan arsip miring, ditumpuk di atas lemari arsip dan di dalam kotak di mana-mana, menciptakan lingkungan kerja yang buruk. Persepsi pelanggan dan publik, dan “citra” dan “moral” staf, meskipun sulit untuk diukur dari segi biaya-manfaat, mungkin merupakan salah satu alasan terbaik untuk membuat program manajemen arsip yang baik.
Jadi ada berbagai manfaat berwujud dan tidak berwujud yang diperoleh dari program manajemen arsip elektronik (ERM), namun alasan bisnis yang sesuai untuk organisasi Anda bergantung pada kebutuhan spesifik dan tujuan bisnisnya. Semoga bermanfaat (maglearning.id).
Media Belajar maglearning.id 