Pengertian Indeks Arsip dan Tunjuk Silang

Berikut dua puluh peraturan mengindeks yang sudah disesuaikan dengan kondisi nama- nama di Indonesia yang dituliskan dengan baik oleh Alamsyah dalam bukunya Manajemen Kearsipan (2003):

Nama Orang. Nama orang diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu: nama belakang, nama depan, dan nama tengah (bilamana ada). Untuk nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama-keluarga mereka terletak di depan.
Mengabjad. Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut urutan abjad Latin A-Z, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Bilamana unit pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua, huruf demi huruf. Jika unit kedua juga sama, maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan begitu seterusnya.
Nama Tunggal dan Singkatan. Nama tunggal di dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama yang mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dikenal dengan sebutan “tidak ada mendahului ada”.
Awalan Nama Keluarga. Awalan nama keluarga dalam indeks tidak terpisah dan nama keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah: d’, De, Da, de, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, M’, Mc, Mac, 0’, St., Van, Van der, Von, Von der, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint.
Nama Perusahaan. Indeks dan nama perusahaan yang bukan berasal dan nama orang atau kalaupun berasal dan nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama orang tidak lengkap terdiri dan satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dan kata ganda atau majemuk (lihat Peraturan 11) diindeks sebagai 1 (satu) unit.
Nama Perusahaan Berasal dan Nama Orang Lengkap. Indeks dan nama perusahaan yang berasal dan nama orang lengkap dituliskan dengan urutan seperti pada Peraturan 1, yaitu dengan urutan nama belakang, nama depan, dan nama tengah (bilamana ada).
Kata Sandang “The”. Kata sandang “the” di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjad diabaikan. “The” yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. “The” yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung.
Nama dengan Tanda Hubung. Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks seperti Peraturan 1, yaitu dibalik.
Singkatan. Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjangannya, semuanya dituliskan dalam satu unit. Huruf-huruf yang bukan singkatan diindeks dalam bentuk huruf-huruf yang berdiri sendiri-sendiri sebagai unit.
Bentuk Usaha dan Kata Sambung. Bentuk usaha atau yang dapat disamakan sebagai bentuk usaha diindeks sebagai unit dengan menempatkan di belakang dan dapat disingkat penulisannya. Bentuk usaha yang terdiri dan kata ganda diindeks sebagai satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip indeks adalah bagian nama yang sebenarnya selalu diletakkan di depan, sebab nama inilah yang dijadikan dasar urutan abjad. Kata sambung seperti: dan, and, &, for, dalam, dan sebagainya, di dalam indeks tetap dituliskan, tetapi diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan di belakang unit bersangkutan di dalam tanda kurung.
Kata Majemuk. Dalam bahasa Inggris ada kata yang boleh ditulis satu kata dan ada yang dapat ditulis dengan dua kata. Hal ini tidak terdapat pada bahasa Indonesia. Misalnya “airport” dapat ditulis juga sebagai “airport”, tetapi “lapangan terbang” tidak mungkin ditulis menjadi satu “lapangan terbang”. Di dalam indeks kata-kata bahasa Inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit. Demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, di dalam indeks dijadikan satu unit.
Nama Tempat yang Ganda. Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa Indonesia atau bahasa lain (asing).
Gelar dan Pangkat. Gelar dan pangkat dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan. Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengk ap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.
Kepunyaan. Tanda Kepunyaan dalam bahasa Inggris ditandai dengan apostrof dan huruf s, sedang kata yang berakhiran huruf s cukup ditandai dengan apostrof saja. Tanda apostrof dan s ini di dalam indeks tetap dicantumkan, tetapi di dalam mengabjad tidak diperhitungkan (diabaikan).
Badan Pemerintah Pusat dan Kepanitiaan. Badan Pemerintah Pusat, seperti departemen, lembaga non-departemen, dan lembaga- lembaga tinggi negara diindeks melalui nama negara, diikuti nama instansi dan yang lebih tinggi sampai yang lebih rendah (misalnya nama departemen, diikuti nama direktorat jenderal, kemudian nama biro bilamana ada). Jenis pemerintahan dan tingkat instansi seperti kata-kata departemen, ministry, ditjen, biro, dan sebagainya ditempatkan dalam tanda kurung sebagai bukan unit. Untuk nama pemerintah federal Amerika Serikat, sebagai unit ketiga adalah kata “government”.Nama-nama kepanitiaan (committee, dan sebagainya) diindeks sesuai nama kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan mengindeks yang ada.
Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi. Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat instansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang nama instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan unit dan di dalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks.
Angka. Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dan nama bersangkutan, dan dianggap sebagai satu unit. Angka bahasa Inggris di atas 1.000, seperti 1.205 diindeks sebagai “twelve hundred five” bukan sebagai “one thousand two hundred five”.
Nama-nama yang Sama. Apabila nama-nama yang akan diabjad sama, tetapi alamatnya berbeda-beda, maka nama- nama tersebut diabjad menurut nama kota. Nama propinsi atau negara bagian hanya dicantumkan bilamana terdapat dua nama kota yang bersamaan. Bilamana berada pada kota yang sama, maka diabjad melalui nama jalan. Bilamana nama jalan juga sama, maka diabjad melalui nomor dengan nomor kecil mendahului nomor yang lebih besar.
Nama Bank dan Nama Sekolah. Nama bank pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dan nama kota bilamana ada, kedudukan bank dalam tanda kurung, dilanjutkan dengan nama bank, diikuti kata “bank”. Propinsi atau negara bagian dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. Nama sekolah diindeks pada nama kota diikuti nama sekolah dan nomor. Di dalam mengabjad, nomor kecil mendahului nomor besar.
Gelar Nyonya (Ny./Mrs.). Indeks nama wanita yang mengandung gelar nyonya (Ny./Mrs.) tergantung kepada model nama bersangkutan, misalnya mengandung tanda hubung. Indeksnya adalah menurut peraturan mengindeks nama orang yang sesuai, dan gelar nyonya ditempatkan di belakang unit terakhir di dalam tanda kurung yang di dalam abjad diabaikan. Model nama wanita yang sudah menikah di Barat ada 2 (dua), yang tersusun sebagai berikut: 1. Gelar Ny. (Mrs.), nama depan wanita, nama tengah wanita, nama belakang pria; 2. Gelar Ny. (Mrs.), nama depan wanita, nama belakang wanita, tanda hubung (hyphen), nama belakang pria. Misalnya wanita Susan Ann Smith menikah dengan John George Adam. Kemungkinan nama wanita yang sudah menikah tersebut adalah: 1.Mrs. Susan Ann Adam; 2. Mrs. Susan Smith–Adam.

Penggunaan aturan mengindeks ini bertujuan agar indeks arsip seragam secara internasional dan universal. Pun demikian, adakalanya di situasi tertentu diperlukan perubahan terhadap beberapa peraturan mengindeks. Hal ini tidak dilarang sejauh masih mengikuti kaidah peraturan yang berlaku.

Namun demikian diusahakan perubahan tersebut tidak terlalu jauh atau dengan kata lain diminimalisir agar arsip tetap bisa ditemukan dengan menggunakan kaidah-kaidah peraturan universal. Ada baiknya jika perubahan pada tata cara pengindeksan disertai dengan keterangan khusus yang dituliskan dalam catatan atau lembar tertentu. Sehingga dengan demikian, pengguna arsip dapat mengetahui adanya perubahan sistem indeks yang diterapkan pada penyimpanan arsip.

Peraturan mengindeks ini tidak hanya berlaku bagi penyimpanan surat sistem abjad, tetapi juga untuk penyimpanan sistem numerik, sistemgeografis, dan sisternsubjek. Selain itu peraturan mengindeks ini juga berlaku pada penataan kartu (filing kartu) atau formulir dan lain-lain bentuk warkat.

Tunjuk Silang

Selain indeks, alat bantu lain yang digunakan dalam sistem kearsipan adalah kartu tunjuk silang. Tunjuk Silang adalah sejenis formulir yang gunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, namun masih terkait satu sama lain atau dengan kata lain beberapa keterangan berbeda mengenai perihal yang sama.

Tunjuk silang ada dua macam, yakni:

Tunjuk silang langsung, yakni alat jalur untuk melengkapi indeks dalam menampung penamaan dan peristilahan lain yang mempunyai arti sama.
Tunjuk silang tidak langsung, yakni menunjukkan hubungan antara satu urusan/masalah dengan urusan/masalah lain yang saling menjelaskan.

Dalam kartu tunjuk silang biasanya digunakan kata “LIHAT” atau tanda “X” guna menunjuk arsip lain yang terkait. Meski terkadang dibutuhkan, penggunaan tunjuk silang dalam kartu kendali hendaknya perlu dibatasi. Hal ini bertujuan agar keberadaan arsip tidak semrawut dan saling tumpang tindih.

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang apa itu pengertian indeks arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.