Implementasi Business Process Management Dalam Organisasi

Implementasi Business Process Management Dalam Organisasi

Apa manfaat dari implementasi business process management (BPM) bagi sebuah organisasi ? Bagaimana pula langkah-langkah penerapan business process management tersebut ? Pada kesempatan kali ini kita akan membahasnya secara sekilas.

Kondisi yang kita hadapi saat ini banyak perusahaan yang dalam pengoperasian proses bisnis sehari-harinya masih dilakukan secara manual tanpa otomasi sama sekali. Sementara sebagian lainnya telah terotomasi secara parsial, dimana bagian IT masih memiliki kendali penuh terhadap proses-proses yang diotomasi tersebut. Dengan kondisi seperti ini pastilah terjadi ketidak seimbangan bagi perusahaan-perusahaan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.

Melalui penerapan  Business Process Management (BPM) maka diharapkan masalah-masalah di atas akan terjawab.  Dengan menerapkan sistem BPM, maka otomasi suatu proses bisnis akan dapat dilakukan secara cepat.

Selain itu, kendali terhadap proses yang terotomasi yang selama ini masih dipegang oleh bagian IT, akan menjadi milik dari pihak manajemen sepenuhnya, pihak yang memang lebih tepat untuk hal tersebut. Sebuah solusi sistem BPM yang lengkap akan men-support seluruh fase mulai dari Definisi Proses, Eksekusi & Kontrol Proses, hingga Monitoring dan Perbaikan Proses.

Proses yang terjadi ini akan berulang terus dan membentuk loop tertutup dimana setelah fase terakhir, proses akan selalu dapat berulang ke fase pertama kembali. Dukungan terhadap full process lifecycle seperti ini tentunya akan sangat membantu perusahaan dalam usaha dalam peningkatan kualitas proses bisnisnya yang berkesinambungan.

 

Langkah Implementasi Business Process Management

Berikut implementasi business process management dalam organisasi. Business Process yang terjadi secara terus menerus terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Mendefinisikan  Proses

Pada fase ini pemilik proses akan merancang, menganalisis dan mendefinisikan proses bisnis yang akan diotomasi yang dimulai dari alur aktivitas, alur informasi, aturan dan kebijakan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan, hingga perhitungan performansinya (Key Performance Indicators / KPI) seperti lamanya waktu proses, biaya seluruh aktivitas, dsb.

Pada beberapa software solusi BPM, tahap ini dapat dilakukan dengan cara memodelkan dan menggambarkan prosesnya secara grafis visual, seperti layaknya Microsoft Visio. Setelah itu kita bahkan dapat melakukan simulasi jalannya proses untuk mengidentifikasi critical path dan bottleneck yang mungkin terjadi.

Pada simulasi tersebut, kita juga dapat mendefinisikan semacam Service Level Agreements (SLA) untuk menguji performansi rancangan proses tersebut. Diharapkan dengan adanya software untuk simulasi rancangan proses, pemilik proses dapat memperoleh masukan sebelum proses benar-benar diimplementasi dengan membuat proses yang benar-benar optimal dan memiliki performansi yang cukup tinggi.

  1. Mengeksekusi & melakukan kontrol proses

Hasil dari pemodelan dan perancangan proses yang dilakukan oleh manajer proses kemudian dialihkan ke bagian IT untuk dilakukan otomasi. Setelah dilakukan implementasi, maka pada fase inilah karyawan dan pihak-pihak terkait akan menjalankan proses sesuai dengan aturan yang telah didefinisikan sebelumnya, dan supervisor dan manajer proses bertugas untuk mengontrol jalannya proses tersebut.

Tindakan perbaikan diperlukan pada fase ini ketika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, seperti adanya keterlambatan waktu proses, terjadinya exception, sumber daya tidak tersedia, dan sebagainya.

  1. Monitoring & Perbaikan Proses

Proses bisnis yang telah diimplementasi dimonitor terus performansinya melalui perhitungan Key Performance Indicators (KPI) dan ukuran-ukuran lain yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dilakukan dengan menggunakan data-data dalam bentuk real-time, sehingga akan sesuai dengan keadaan riil di lapangan. Dari hasil monitoring tersebut maka pihak manajemen dapat melihat dan menganalisis apakah perlu diadakan perbaikan terhadap suatu proses bisnis atau tidak.

 

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen dari Bisnis Proses yang terus menerus dilakukan  sangat berpengaruh terhadap tingkat fleksibilitas dari suatu perusahaan yang sangat dibutuhkan di dunia bisnis seperti sekarang ini. Dengan dukungan dari Sistem BPM (Business Process Management) yang men-support full process lifecycle dan bersifat loop tertutup maka pembangunan suatu sistem proses bisnis yang efektif dan efisien, yang memiliki daya respons yang cukup cepat terharap perubahan kondisi bisnis akan dapat terwujud.

Demikianlah bahasan ringkas kami mengenai implementasi business process management dalam organisasi. Semoga bermanfaat, salam sukses selalu (maglearning.id).

Loading...

Tinggalkan Balasan