Kali ini kita akan membahas mengenai jenis jenis arsip dan contoh contohnya. Namun, sebelum membahas hal itu, mari kita uraikan dulu bagaimana pengertian dan definisi arsip terutama oleh para ahli atau lembaga yang berkompeten.
Arsip adalah kumpulan dokumen atau bahan lain yang dipertahankan karena nilai historis, administratif, atau legalnya. Menurut para ahli dalam hal ini adalah lembaga internasiona, arsip dapat diartikan sebagai berikut:
- Menurut UNESCO, arsip adalah “keseluruhan dokumen yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya dan yang dipertahankan untuk referensi jangka panjang.”
- Menurut International Council on Archives, arsip adalah “keseluruhan dokumen yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya dan yang dipertahankan untuk referensi jangka panjang.”
- Menurut The Society of American Archivists, arsip adalah “keseluruhan dokumen yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya dan yang dipertahankan untuk referensi jangka panjang.”
Semua pengertian arsip di atas memiliki kesamaan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dipertahankan oleh suatu organisasi untuk referensi jangka panjang.
Jenis Jenis Arsip
Arsip dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan kriteria tertentu, seperti fungsi, jangka waktu penyimpanan, dan cara pengelolaannya. Beberapa jenis arsip yang sering dikenal adalah:
- Arsip Aktif: Merupakan arsip yang masih digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Contohnya, dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses transaksi perusahaan.
- Arsip Semi Aktif: Merupakan arsip yang masih diperlukan tetapi tidak digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Contohnya, dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses audit atau pengajuan klaim.
- Arsip Inaktif: Merupakan arsip yang tidak diperlukan lagi dalam kegiatan operasional sehari-hari, tetapi masih perlu disimpan untuk keperluan historis atau hukum. Contohnya, dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengajuan izin usaha.
- Arsip Historis: Merupakan arsip yang memiliki nilai sejarah atau budaya. Contohnya, dokumen-dokumen yang menceritakan perkembangan sebuah perusahaan atau kebudayaan suatu daerah.
- Arsip Elektronik: Merupakan arsip yang berupa data elektronik seperti file-file di komputer atau di cloud storage. Arsip elektronik memerlukan sistem pengelolaan yang berbeda dibandingkan arsip fisik, karena memerlukan sistem backup dan perlindungan dari kerusakan atau pencurian.
- Arsip Pribadi: Merupakan arsip yang merupakan milik pribadi seseorang, tidak diperlukan untuk kepentingan umum dan tidak diperlukan untuk keperluan hukum. Contohnya, dokumen-dokumen pribadi yang hanya diperlukan untuk keperluan pribadi saja.
- Arsip Dinamis: Merupakan arsip yang digunakan secara berkesinambungan dan dalam jangka panjang, seperti arsip administrasi pemerintah dan perusahaan.
- Arsip Statis: Merupakan arsip yang digunakan secara sementara dan dalam jangka pendek, seperti arsip proyek tertentu.
Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik agar arsip dapat digunakan dengan efisien dan efektif sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.
Pengaruh Jenis Arsip Terhadap Penyimpanan Arsip
Beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan arsip pada penyimpanan arsip adalah:
- Kriteria penyimpanan: Arsip dapat disimpan dalam berbagai jenis media, seperti kertas, film, atau elektronik. Pemilihan media penyimpanan harus sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, seperti tingkat keamanan, ketahanan, dan biaya.
- Kebutuhan akses: Beberapa arsip mungkin perlu diakses dengan cepat dan sering, seperti arsip aktif. Sedangkan arsip lain mungkin hanya perlu diakses secara terbatas, seperti arsip inaktif. Pemilihan jenis arsip harus sesuai dengan kebutuhan akses yang dibutuhkan.
- Kebutuhan perlindungan: Arsip dapat rusak atau hilang akibat faktor-faktor seperti kebakaran, banjir, atau kecelakaan. Pemilihan jenis arsip harus sesuai dengan tingkat perlindungan yang dibutuhkan, seperti arsip yang memerlukan perlindungan yang lebih tinggi harus disimpan dalam ruangan khusus dengan sistem pemadam kebakaran.
- Kebutuhan legal: Beberapa arsip mungkin diwajibkan untuk disimpan sesuai dengan peraturan hukum, seperti arsip perusahaan yang diwajibkan untuk disimpan selama periode tertentu. Pemilihan jenis arsip harus sesuai dengan kebutuhan legal yang dibutuhkan.
- Kebutuhan biaya: Penyimpanan arsip dapat menimbulkan biaya yang cukup besar, seperti biaya ruangan, peralatan, dan tenaga kerja. Pemilihan jenis arsip harus sesuai dengan anggaran yang tersedia dan biaya yang dapat diterima.
- Kebutuhan digitalisasi: Beberapa arsip dapat di digitalisasi untuk mempermudah akses dan pengelolaan. Namun, arsip yang sudah terdigitalisasi harus dilindungi dengan baik agar tidak terjadi kerusakan atau hilangnya data
Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai jenis jenis arsip dan contoh contohnya. Semoga bermanfaat dan salam belajar dengan cara yang menyenangkan. (maglearning.id)