Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Vital

Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Vital

Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip VitalArsip aktif harus disimpan dengan baik dan menggunakan sistem yang tepat sebab informasi di dalam arsip yang mungkin berguna untuk masa mendatang melengkapi informasi yang ada dalam memori kita, membantu organisasi dalam komunikasi dengan organisasi lain, dapat memperkuat atau membenarkan tuntutan-tuntutan dan menyediakan informasi untuk kepentingan hukum.

Filing yang baik ialah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem, fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah aman, dan terpelihara, akurat dan up to date, pembagian antara divisi yang satu dengan yang lain jelas, indeks jelas, sederhana, mudah dan tepat, pemakaian urutan secara logis dan alfabetis, menghindari pemakaian singkatan dan sinonim, menghindari tulisan tangan dan lain-lain (Mike Harvey dalam Manajemen Arsip Aktif kerja sama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002: 2).

Tujuan utama dari pengelolaan arsip adalah agar dapat menyajikan informasi yang benar pada pengguna dalam waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin (ekonomis). Penyajian informasi yang cepat, tepat, sekaligus ekonomis tidak terlepas dari filing plan yang baik dan benar. Filing plan merupakan rencana pemberkasan guna penyusunan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Penentuan sistem pemberkasan pada filing plan harus didasarkan pada situasi dan kondisi masing-masing organisasi atau kantor.

Berbeda dengan arsip inaktif atau arsip statis, kebutuhan penggunaan arsip aktif jauh lebih sering. Hal ini dikarenakan arsip aktif masih bersifat sangat aktual bagi kebutuhan informasi dan manajemen kantor atau organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan perlakuan yang baik dan benar pada arsip aktif, sehingga dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.

Banyak ditemui kebutuhan akan arsip aktif merupakan suatu ketergantungan pada kantor atau organisasi tertentu. Dalam arti, arsip aktif merupakan satu-satunya sumber informasi yang digunakan oleh kantor atau organisasi yang bersangkutan  dalam  mengambil  setiap  keputusan. Berdasarkan  fungsinya  yang  sangat strategis bagi kantor atau organisasi, maka pengelolaan arsip aktif harus dilaksanakan dengan baik dan benar.

Ada tiga komponen utama yang menentukan keberhasilan manajemen pengelolaan arsip aktif dan arsip vital, yakni sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan, dan sistem manajemen yang digunakan.

 

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia pengelola arsip aktif merupakan faktor penting dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. Pemahaman yang matang tentang kearsipan harus dimiliki oleh setiap petugas kearsipan. Matang dalam arti bisa memahami alur hidup arsip beserta fungsi dan tata kelolanya yakni penyimpanan dan penggunaan.

Meski demikian, masih banyak ditemui petugas kearsipan di beberapa kantor adalah orang-orang yang tidak kompeten di bidang kearsipan. Hal ini tidak dapat dilepaskan dari anggapan sebagian orang bahwa kearsipan adalah bidang yang membosankan dan hanya berurusan dengan tumpukan kertas belaka.

Tentu pandangan ini adalah salah, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan rekam jejak aktivitas kantor atau organisasi yang digunakan sebagai sumber informasi dan acuan pengambilan keputusan. Tanpa adanya pengelolaan arsip yang baik, maka bisa dipastikan akan terjadi tumpang tindih informasi yang akan digunakan sebagai acuan pengambilan keputusan oleh pimpinan atau pihak manajemen kantor atau organisasi.

Sudah saatnya, kebutuhan sumber daya manusia yang mengurusi kearsipan terutama arsip aktif lebih diperhatikan lagi. Hal ini semata-mata agar kantor atau organisasi yang bersangkutan dapat mengelola informasi dengan baik. Sehingga dengan demikian laju perkembangan kantor atau organisasi yang bersangkutan dapat berkembang dengan baik pula.

 

Peralatan dan Perlengkapan

Guna menunjang dan mempermudah kerja penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif diperlukan peralatan dan perlengkapan yang cukup memadai. Meski tidak harus mahal, peralatan dan perlengkapan penyimpanan dan penemuan arsip aktif harus didasarkan pada kebutuhan dan kemampuan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Penggunaan peralatan dan perlengkapan ini juga harus disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang dipilih oleh kantor.

Selain penyediaan, perawatan dan penyusunan atau penempatan peralatan dan perlengkapan juga merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. Keberadaan ruang arsip sebagai tempat penyimpanan arsip harus dikelola sebaik mungkin.

Agar dengan demikian peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip aktif dapat terukur, efektif, dan efisien. Keberhasilan penataan peralatan dan perlengkapan inilah yang akan menjadi tolok ukur ekonomis atau tidaknya penggunaan peralatan dan perlengkapan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.

 

Sistem Pengelolaan Arsip Aktif

  • Pemberkasan

Pemberkasan adalah cara yang digunakan untuk menandai arsip yang akan disimpan. Pemberkasan ini penting untuk dilakukan agar arsip yang akan disimpan dapat dikelompokkan menurut klasifikasi arsip sehingga tercipta ketertiban dan kerapian arsip. Ketertiban dan kerapian arsip merupakan kunci pokok penemuan kembali arsip yang akan digunakan. Artinya semakin tertib dan rapi arsip tersebut disimpan, maka semakin mudah penemuan kembali arsip yang diperlukan.

Beberapa cara pemberkasan yang lazim digunakan dalam sistem penyimpanan adalah sistem abjad, sistem nomor, sistem subjek. Sedang sistem kronologis dan sistem geografis biasanya hanya digunakan pada kantor atau organisasi tertentu yang ruang lingkup kerjanya berdasarkan kewaktuan atau kewilayahan.

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari nama orang atau badan tertentu. Sistem abjad adalah cara pemberkasan paling mudah. Hal ini dikarenakan saat pemberkasan, petugas (arsiparis) hanya diharuskan untuk mengelompokkan arsip berdasarkan nama orang atau badan yang digunakan sebagai kata tangkap dokumen yang bersangkutan.

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dan nama orang atau nama badan. Banyak kantor atau organisasi yang menggunakan cara pemberkasan menggunakan sistem nomor. Padahal secara umum, penggunaan sistem nomor bukanlah sistem yang mudah untuk digunakan baik bagi arsiparis maupun pengguna.

Arsiparis harus secara teliti membubuhkan nomor pada arsip dan meletakkannya pada urutan penyimpanan yang benar. Karena jika tidak demikian, maka akan terjadi selip antara arsip satu sama lain. Guna mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang menggunakan pemberkasan sistem nomor diperlukan alat bantu yang disebut indeks.

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen bersangkutan. Pemberkasan arsip yang menggunakan sistem subjek memerlukan pemahaman  menyeluruh  mengenai  ruang  lingkup  arsip  yang  akan  ditangani.  Hal  ini disebabkan pada sistem subjek, arsip dikelompokkan berdasarkan isi dari arsip itu sendiri yang sudah dibuatkan klasifikasi arsip terlebih dahulu.

Sistem subjek banyak dipergunakan oleh instansi-instansi pemerintah yang besar dan luas. Pemberkasan menggunakan sistem subjek tepat digunakan oleh kantor atau organisasi yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas dan menggunakan asas penyimpanan sentralisasi (terpusat di suatu tempat tertentu).Hal ini dikarenakan arsip yang berasal dari semua bagian atau unit kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri, akan bergabung menjadi satu sistem penyimpanan sentral di pusat penyimpanan (sentral).

Terlepas dari sistem yang digunakan, pemberkasan arsip aktif harus dilakukan secara efektif dan efisien sehingga penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

  • Peminjaman

Pada dasarnya arsip aktif merupakan arsip yang paling sering keluar masuk ruang penyimpanan. Oleh karena itu diperlukan tata cara peminjaman dan penemuan kembali arsip aktif yang baik dan tertib. Baik di sini berarti arsip disimpan dengan rapi sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Sedangkan tertib mengacu pada keteraturan dan aturan peminjaman arsip.

Dalam konteks arsip keluar atau dipinjam perlu dibuatkan catatan khusus mengenai keberadaan arsip yang bersangkutan. Untuk memonitor keberadaan arsip yang dipinjam digunakan alat bantu berupa formulir peminjaman arsip yang memuat data peminjam, kewaktuan, tempat arsip, dan isi dari arsip yang dipinjam.

Formulir peminjaman ini ditulis oleh arsiparis sebagai data otentik keberadaan arsip yang sedang dipinjam. Biasanya formulir ini dibuat rangkap tiga. Satu untuk peminjam, satu untuk arsiparis atau ditempatkan di kotak peminjaman, dan satu lagi di tempat folder arsip yang dipinjam.

Formulir untuk peminjam digunakan sebagai tanda pengingat bagi peminjam untuk mengembalikan arsip seusai dengan batas waktu peminjaman yang telah ditentukan. Formulir yang ditempatkan pada kotak peminjaman merupakan petunjuk keberadaan arsip yang memonitor siapa yang meminjam dan batas waktu kapan arsip tersebut akan kembali.

Sedangkan formulir yang ada pada folder tempat arsip adalah penanda bahwa arsip tersebut sedang keluar, sehingga tatanan arsip tetap terjaga dan tidak bolong-bolong. Ada kalanya arsip yang dipinjam tidak kembali atau melebihi batas waktu peminjaman. Untuk mengantisipasi hal ini diperlukan formulir peringatan bagi pengguna yang meminjam arsip yang bersangkutan.

Guna mengetahui batas waktu peminjaman tersebut digunakan alat bantu berupa kartu kendali arsip. Artinya arsiparis harus selalu memonitor kartu kendali arsip agar dapat keluar masuk sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian, kehilangan arsip tidak semata-mata karena pengguna, namun kelalaian dari arsiparis juga merupakan faktor penting dalam hal ini.

 

Pusat Arsip

Terkait dengan penggunaan arsip aktif sebagai sumber informasi bagi manajemen kantor atau organisasi, penyimpanan arsip aktif harus didasarkan pada prinsip mempermudah pengguna dalam menemukan kembali arsip yang bersangkutan. Tiap-tiap kantor memiliki tata cara penyimpanan masing-masing sesuai dengan gaya pengelolaan arsip aktif mereka.

Hal ini berkaitan dengan skala ruang lingkup permasalahan yang ditangani oleh kantor atau organisasi yang bersangkutan. Penyimpanan arsip aktif ditempatkan pada pusat arsip. Secara garis besar penyimpanan arsip di pusat arsip harus disesuaikan dengan corak, ruang lingkup, dan kemampuan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Ada tiga asas penyimpanan di pusat arsip, yakni asas sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Ketiga asas ini memiliki corak serta keuntungan dan kelebihan masing-masing.

  • Sentralisasi

Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada kantor kecil.

  • Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan pada masing-masing unit kerja. Sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Meski terpisah secara fisik, desentralisasi harus tunduk pada ketentuan pusat jika ada.

Desentralisasi sangat sesuai dengan kantor besar yang memiliki banyak unit kerja dan memiliki spesifikasi yang berbeda-beda. Terkait dengan hal tersebut, semua kegiatan kearsipan, mulai dan pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.

  • Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Di sini pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan Jadwal Pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Di samping itu Sentral Arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan Jadwal Retensi.

Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis. Untuk mengatasi kelemahan dan dua cara pengelolaan baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dan dua cara tersebut. Cara ini dapat disebut sebagai Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.

Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah jarang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. (Amsyah, 2007)

Penggunaan asas penyimpanan inilah yang akan mencirikan pusat arsip yang digunakan dalam penyimpanan arsip aktif. Dengan demikian, tiap-tiap kantor atau organisasi dapat memilih akan menggunakan asas penyimpanan yang sesuai dengan corak, ruang lingkup, dan kemampuan kantor atau organisasi yang bersangkutan.

 

Pembenahan Arsip Aktif

Manajemen kearsipan bukanlah tanpa kendala. Ada kalanya di beberapa kantor atau organisasi keberadaan arsip aktif saling tumpang tindih dan semrawut karena tidak tertata dengan baik. Hal ini bisa disebabkan oleh banyak faktor kemungkinan.

Dengan semakin kompleksnya arsip yang ditangani juga akan berdampak terhadap bertambahnya kendala yang dihadapi oleh unit atau bagian yang menangani pengelolaan arsip aktif pada sebuah organisasi atau kantor. Di Indonesia, secara umum Manajemen Kearsipan masih dipandang sebagai sebuah pekerjaan yang remeh. Pandangan inilah yang terkadang membawa kehancuran sebuah organisasi atau kantor membutuhkan peningkatan.

 

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang pengelolaan arsip aktif menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

Unduh DI SINI

 

Demikianlah bahasan saya tentang pengelolaan arsip aktif. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)

Loading...

Tinggalkan Balasan