Prosedur penyimpanan arsip adalah suatu langkah kegiatan mengarsip yang terdiri dari memeriksa, mengideks, mengkode, membuat kartu indeks, mencatat dalam buku arsip, menyortir sampai pada menyimpan dokumen harus dilakukan dengan baik dan benar.
Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga memudakan dalam penemuan kembali arsip. Arsip akan mudah ditemukan kembali apabila penyimpanannya dilakukan secara sistematis.
Berikut adalah alur dari prosedur penyimpanan arsip:
- Memeriksa Surat/berkas
- Mengindeks surat/berkas
- Mengkode surat/berkas
- Membuat kartu indeks
- Mencatat surat di buku arsip
- Menyortir surat
- Menempatkan surat/berkas
Alur penyimpanan arsip di atas merupakan rangkaian aktivitas dalam sistem penyimpanan arsip. Pada prinsipnya seluruh sistem dalam penyimpanan arsip, kecuali sistem abjad menggunakan langkah seperti yang disebutkan di atas.
Langkah yang dihilangkan dalam prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah membuat kartu indeks. Hal ini dikarenakan dalam penyimpanan dan pencarian dalam kartu indeks sudah menggunakan sistem abjad.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu sistem yang digunakan dalam melakukan penyimpanan arsip. Ter- dapat 5 sistem yang stan- dar yang digunakan dalam penyimpanan arsip. Kelima sistem tersebut adalah sistem abjad, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem subjek dan sistem nomor. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing sistem tersebut:
1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan nama orang/badan/ organisasi. Nama orang/badan/organisasi disusun berdasarkan urutan abjad. Sistem ini merupakan dasar dari penyusunan sistem yang lainnya dan merupakan sistem penyimpanan arsip tertua.
2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Sistem tanggal merupakan sistem penyimpan arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat. Sistem ini sebenarnya sangat mudah dan sederhana untuk diterapkan akan tetapi sistem ini sering kali masih membutuhkan kartu indeks untuk menemukan kembali arsip. Hal ini dikarenakan orang sulit untuk mengingat kapan tanggal surat dibuat.
3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sistem wilayah merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan lain sebagainya.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi surat. Isi dokumen/surat sering disebut dengan perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka atau nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari: nomor dewey, nomor seri, dan nomor terminal digit. Sistem nomor dewey ini hampir sama dengan sistem penyimpanan subjek akan tetapi lebih ditekankan pada kode nomornya.
Asas penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip yang sistematis terdiri dari tiga asas yang meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas kombinasi.
1. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi merupakan pengendalian kegiatan pengurusan arsip secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut dengan unit kearsipan. Hal ini dapat diartikan bahwa unit kearsipan merupakan satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan arsip. Sedangkan unit kerja lainnya yang membutuhkan arsip dapat menghubungi unit kearsipan untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
2. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi merupakan pengendalian kegiatan pengelolaan arsip yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja. Asas desentralisasi ini memberikan otonomi bagi setiap unit kerja untuk mengurus arsipnya sendiri. Penerapan asas desentralisasi ini hampir tidak pernah ditolak oleh manajer karena asas ini memungkinkan manajer untuk mengontrol dan mengakses arsip-arsip yang bersangkutan dengan urusannya masing-masing dengan efektif dan efisien.
3. Asas Kombinasi
Asas kombinasi dalam pengurusan arsip merupakan pengendalian kegiatan kearsipan dengan cara menggabungkan asas sentralisasi dan asas desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat mengelola arsipnya sendiri akan tetapi pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan demikian, asas kombinasi ini terdapat dua tempat pengelolaan arsip, yaitu unit kearsipan di pusat yang mengelola arsip inaktif dan unit kerja yang mengelola arsip aktif.
Buku elektronik Prosedur Penyimpanan Arsip
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang Prosedur Penyimpanan Arsip Berbasis Augmented Reality menggunakan buku elektronik berbasis online yang sudah kami sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Buku Panduan Prosedur Penyimpanan Arsip Berbasis Augmented Reality
Panduan ini menjelaskan secara detail tentang penggunaan buku inovasi pembelajaran berbasis AR. Terdapat langkah-langkah khusus yang perlu diikuti oleh pembaca sebelum menggunakan buku inovasi pembelajaran ini. Sehingga dengan begitu pembaca dapat secara maksimal menggunakan seluruh fasilitas yang terdapat dalam buku di atas.
Unduh DI SINI
Demikianlah informasi dari kami tentang prosedur penyimpanan arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)