Sejarah Arsip di Indonesia tidak dapat dilepaskan dari sejarah kearsipan dunia. Merunut sejarah kearsipan di Indonesia, akan kita mulai dari abad ke-4 Masehi di mana tercatat keberadaan kerajaan tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur.
Kerajaan Kutai telah banyak meninggalkan tulisan menggunakan bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa yang kebanyakan digoreskan pada batu besar. Di Indonesia, tulisan pada batu tersebut disebut prasasti.
Isi dari prasasti-prasasti tersebut kebanyakan berisi tentang, letak kerajaan, silsilah keturunan kerajaan, napak tilas raja, adat istiadat serta kepercayaan yang dianut saat itu. Selain prasasti, juga ditemukan lontar yang berisikan hikayat raja-raja, traktat, sastra, dan lain sebagainya.
Lontar merupakan sejenis daun yang diolah menjadi media tulisan pada masa kerajaan di Nusantara. Dengan ditemukannya prasasti dan lembaran lontar yang berisikan tentang cerita masa lalu, diketahui bahwasanya pada masa kerajaan di Nusantara telah dikembangkan kebudayaan menulis, dokumentasi, dan kearsipan.
Saat ini, koleksi tulisan tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di Belanda.
Sejarah Kearsipan pada Masa VOC
Masuknya bangsa asing dari luar Nusantara juga membawa perubahan signifikan pada kebudayaan yang ada. Perdagangan merupakan salah satu bidang yang paling berkembang pada masa itu.
Kebudayaan masyarakat nusantara lambat laun berubah dan berkembang sesuai dengan pengaruh kebudayaan yang masuk ke wilayah kerajaan-kerajaan tersebut. Masa perdagangan antar bangsa ini disebut masa merkantilisme. Perdagangan antar bangsa semakin menguat dengan adanya ekspedisi laut besar-besaran yang dilakukan oleh bangsa-bangsa Eropa.
Masuknya bangsa Eropa ke nusantara, membawa pengaruh cukup besar pada sejarah arsip di Indonesia. Belanda mulai memasuki bumi nusantara pada tahun 1596.
Pada mulanya Belanda mengadakan hubungan dagang dengan kerajaan-kerajaan yang ada di Nusantara. Karena perdagangan di Nusantara dianggap memiliki prospek yang menguntungkan, akhirnya Belanda mendirikan kantor dagang bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie) pada tahun 1602. Pada masa VOC inilah kearsipan di Indonesia (pada waktu itu disebut Hindia Belanda) memasuki sistem kearsipan yang jauh lebih maju.
Pada tanggal 27 November 1609 ditetapkan bahwa pemerintahan tertinggi di Indonesia berada di bawah pemerintahan tertinggi Hooge Regeering terdiri dari Raad van Indio. Dalam hal ini Gubernur Jenderal adalah anggota dari Raad van Indio.
Semua keputusan yang menyangkut Hindia Belanda harus dimusyawarahkan atau diresolusikan melalui Raad van Indio. Meski pada kenyataannya segala keputusan di wilayah Hindia Belanda, semuanya berada di tangan Gubernur Jenderal. Sedangkan Raad van Indio sendiri hanya difungsikan sebagai fungsi administratif semata.
Menginjak tahun 1784 VOC mulai mengalami kemunduran yang disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola perdagangan, persaingan dengan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para pegawainya, dan salah urus segala segi administrasi (termasuk masalah kearsipannya).
Bersamaan dengan merosotnya VOC, di Eropa juga sedang terjadi pergolakan politik. Tahun 1796, Perancis berupaya menduduki wilayah-wilayah di sekitarnya termasuk Belanda. Pada tahun itu juga, Belanda jatuh ke tangan Perancis.
Semua harta kekayaan Belanda dirampas oleh Perancis, termasuk koloninya yakni wilayah Hindia Belanda (sebutan untuk Indonesia pada waktu itu) dan VOC sebagai kantor dagangnya. Tidak lama berselang, VOC dibubarkan pada tahun 1799.
Sejarah Kearsipan pada Masa Kolonial Belanda
Sejak tahun 1800 berlangsunglah pemerintahan Perancis di negeri Belanda termasuk di wilayah Hindia Belanda. Saat itu kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte hingga delapan tahun kemudian digantikan oleh adiknya yang bernama Louis Bonaparte.
Louis Bonaparte mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811) di Hindia Belanda. Selama memegang pemerintahan di Batavia, Deandles merombak sistem pemerintahan di wilayah Hindia Belanda.
Pemerintahan dijalankan langsung oleh Gubernur Jenderal dibantu oleh Generale Secretarie, sedangkan Raad van Indio dijadikan dewan penasehat. Mulai saat itu Hindia Belanda secara resmi dijadikan daerah jajahan pemerintah Belanda.
Selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Hindia Belanda, maka secara otomatis perkembangan lembaga kearsipan pun mengalami perubahan-perubahan. Dimana yang dahulunya administrasi tertutup berubah menjadi terbuka dan secara praktis semua berkas administrasi yang statis menjadi terbuka.
Masa pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris. Kekuasaan tertinggi di Hindia belanda dipegang oleh Letnan Gubernur yang dijabat oleh Thomas Stamford Raffles (1811-1816).
Istilah Gubernur Jenderal tidak lagi digunakan masa pemerintahan Inggris. Selama Inggris di Hindia Belanda keberadaan arsip masa peninggalan Perancis tidak mengalami perubahan. Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah perdagangan dan industri.
Selain itu, Raffles juga sangat memperhatikan masalah administrasi dan ilmu pengetahuan di Hindia Belanda. Hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang berjudul “History of Java” yang memuat penemuan Candi Borobudur di Jawa Tengah dan penemuan bunga Rafflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di Bengkulu.
Berdasarkan Traktat London tahun 1814, wilayah Hindia Belanda harus dikembalikan pada pemerintah Belanda. Dan sejak saat itu Belanda kembali mengambil alih Hindia Belanda dan melakukan perubahan sistem pemerintahan.
Belanda membentuk lembaga bernama Algemeene Secretarie guna membantu Gubernur Jenderal menjalankan pemerintahan. Tugas lembaga ini adalah mengurus surat dan menyusun berbagai keputusan yang dikeluarkan oleh Gubernur Jenderal beserta Lembaran Negara atau Regerings Almanaks.
Pemerintahan Hindia Belanda dipusatkan di Batavia. Sifat pemerintahan Belanda sangatlah sentralistik. Semua keputusan yang menyangkut tata pemerintahan di wilayah Hindia Belanda diputuskan oleh Gubernur Jenderal yang berkedudukan di Batavia.
Meski demikian, pada masa itu arsip-arsip di daerah masih disimpan di tempat masing-masing. Hingga pada tanggal 14 Agustus 1891, melalui surat perintah nomor:1939 yang termuat dalam Missive Gouvernement Secretaris, Gubernur Jenderal menyerukan kepada daerah di seluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia.
Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jenderal dalam menentukan kebijakan selanjutnya di wilayah Hindia Belanda. Menindak lanjuti hal tersebut, berdasarkan keputusan Gubenur Jenderal dibentuklah Landsarchief di Batavia pada tanggal 28 Februari 1892.
Landsarchief di sebuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya sendiri dan bertanggung jawab memelihara arsip lama dari masa pemerintahan Hindia Belanda bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan. Landsarchivaris pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs.
Ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai pertama yang menitikberatkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811. Tugas yang dibebankan pada lembaga tersebut antara lain adalah:
- Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah.
- Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda.
- Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda.
- Memberikan penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.
Sejarah Kearsipan pada Masa Pergerakan Nasional
Sejarah arsip di Indonesia pada masa pergerakan nasional, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Landsarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda.
Pada tahun 1940-1942 Pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain:
- Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah;
- Batas arsip baru adalah 40 tahun;
- Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secarakhusus menurut peraturan- peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta).
Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang(1942-1945)
Masa pendudukan Jepang di Indonesia merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang. Banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan yang tidak disebarluaskan.
Namun demikian, untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.
Lembaga kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landsarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsyokan yang ditempatkan di bawah Bunkyokyoku. Fungsi lembaga ini adalah untuk melayani orang-orang Belanda untuk mendapatkan keterangan yang membebaskan mereka dari ketentuan kamp tawanan.
Kondisi ini berlanjut hingga saat bangsa Indonesia memproklamirkan kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945.
Sejarah Kearsipan setelah Masa Kemerdekaan Tahun (1945 – 1947)
Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang, termasuk lembaga kearsipannya. Lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan diberinama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika NICA datang ke Indonesia.
Sejarah Kearsipan pada Masa Agresi Militer Belanda (1947 – 1949)
Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri kembali berganti lagi menjadi landsarchief.
Pimpinan landsarchief adalah Prof.W. Ph. Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949.
Sejarah Kearsipan pada Masa RIS (1949 – 1959)
Setelah itu lembaga kearsipan kembali ke tangan Pemerintah Republik Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan ditempatkan kembali di bawah Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, sementara itu segala peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi Algemeen Secretarie Nomor: 12459 tahun 1930.
Sejarah arsip di Indonesia kembali berubah. Nama Arsip Negeri diubah menjadi Arsip Negeri RIS. Kondisi perubahan ini tidak berlangsung lama, mengingat banyak sekali perubahan pada tatanan kenegaraan Indonesia pada waktu itu.
Pada tanggal 24 Desember 1957Arsip Negara dimasukkan ke dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan. Kondisi ini bertahan hingga tahun 1959.
Sejarah Kearsipan Masa Transisi Arsip Negara ke Arsip Nasional(1959-1967)
Pada masa 1959 – 1967 banyak terjadi perubahan pada lembaga Arsip Nasional. Perubahan ini dipengaruhi oleh perubahan tata negara Republik Indonesia. Pada tanggal 1 Januari 1959 nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s.
Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai di situ. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain.
Tugas dan fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis).
Di tengah situasi perubahan yang terus menerus, tugas Arsip Nasional semakin berat dan cenderung meningkat dengan penambahan tugas:
- Mengusahakan pelaksanaan organisasi kearsipan di Indonesia.
- Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip pemerintahan, pertikelir/swasta, non pemerintahan yang mempunyai arti sejarah.
Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps) No.19 tanggal 26 Desember 1961 tentang pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Prps ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis).
Di samping itu, Arsip Nasional juga mengemban tugas melakukan pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek sumber daya manusia, melalui usaha:
- Pengaturan penyelenggaraan kearsipan;
- Pendidikan kader ahli kearsipan;
- Penerapan kontrol/pengawasan;
- Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan;
- Penyelidikan ilmiah dibidang kearsipan, dan lain-lain.(Modul Sejarah Kearsipan, 2009).
Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di bidang khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.
Pada tahun 1964 nama Kementerian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartemen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara.
Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Di bawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsi Arsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.
Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.
Sejarah Kearsipan Masa Arsip Nasional RI (1967- sekarang)
Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi sejarah arsip di Indonesia terutama Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet.
Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut:
- Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
- Mengajukan usulan perubahan PRPS No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Beberapa kejadian penting yang berkaitan dengan perjalanan lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, antara lain:
1. Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang kearsipan yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.
3. Terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah.
4. Pada tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi di mana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer.
Saat ini ANRI terus mengupayakan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) guna mengikuti laju perkembangan teknologi informasi. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang sejarah arsip di Indonesia menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan saya tentang sejarah arsip di Indonesia. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)