Pada dasarnya manajemen kearsipan harus ditujukan untuk mempermudah pengguna mengakses keberadaan arsip. Salah satu bagian terpenting dari manajemen kearsipan adalah sistem pelacakan arsip.
Pelacakan arsip adalah kegiatan dimana pengguna dapat menemukan arsip yang tersimpan selama ini, baik tempat, urutan, dan prioritasnya. Untuk keperluan sistem pelacakan menurut Basuki (2003) dapat menggunakan beberapa cara:
1. Sistem hastawi (manual)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup:
- Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dan rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
- Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.
- Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam; maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
- Pemakaian sistem automatis yang mencakup kegiatan sebagai berikut:
- Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya;
- Penggunaan barcode untuk melacak dokumen;
- Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi.
- Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dan jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, atau pun mengirim slip transfer berkas.
2. Sistem barcoding
Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca barcoding jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas.
Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.
Sistem barcode ini sekarang berkembangan menjadi sistem QR code. Walaupun masih banyak juga yang tetap memakai barcode.
QR code memiliki kemampuan yang dapat memuat data lebih besar bila dibandingkan dengan barcode. Mengapa demikian? karena QR code dapat memuat data secara vertikal dan horizontal, dengan ruang penyimpanan data yang lebih banyak jika dibandingkan dengan barcode yang hanya dapat membaca data sacara horizontal.
Cara kerja dari QR code juga lebih sederhana bila dibandingkan dengan barcode, QR code dapat dipindai tidak hanya melalui alat pemindai khusus, namun juga bisa menggunakan smartphone yang lebih ringkas dan bisa langsung online. Namanya saja Quick Response (QR) Code. Hehehe….
Yang terpenting dalam sistem pelacakan arsip ini adalah bagaimana sistem ini terintegrasi dengan sistem informasi manajemen arsip. Jadi waktu yang digunakan untuk pelacakan arsip akan lebih efisien dibandingkan dengan sistem manual.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang sistem pelacakan arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Sekian dulu bahasan saya tentang sistem pelacakan arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)