Sistem Informasi Manajemen arsip pada dasarnya adalah sebuah sistem yang dapat menghasilkan informasi tentang arsip yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan tentang pengelolaan arsip. Sistem ini saat ini lebih didominasi sistem informasi menggunakan teknologi digital.
Sebagai sumber informasi, keberadaan arsip sangat vital bagi sebuah organisasi atau kantor, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya. Kebutuhan akan arsip akan semakin meningkat seiring semakin kompleksnya hal yang ditangani oleh organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Dengan demikian, diperlukan tata kelola atau manajemen sistem informasi yang baik agar arsip-arsip yan ada dapat digunakan secara optimal dan berdaya guna. Di sinilah pentingnya sistem informasi manajemen arsip.
Sebelum menginjak pada pembahasan lebih lanjut, perlu dikaji perbedaan antara penggunaan istilah informasi, data, dan fakta. Hal ini dikarenakan seringkali pengartian ketiga istilah tersebut tumpang tindih satu sama lain.
Dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Sedarmayanti (2008) memberikan pengartian pada ketiga istilah tersebut:
1. Fakta: kenyataan yang terjadi.
2. Data: kumpulan dan fakta masih mentah, yang berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasi dengan baik. Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan persoalan spesifik. Jadi data yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna.
3. Informasi: data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubungkan/ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan pengertian.
Fakta maupun data belum menjadi informasi sebelum mengalami proses dan kemudian dikomunikasikan. Informasi dalam lingkup sistem informasi, memiliki ciri:
- Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
- Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
- Tambahan. Informasi dapat memperbaharui/memberi tambahan baru pada informasi yang telah ada.
- Korektif. Informasi dapat menjadi koreksi atas informasi salah/palsu sebelumnya.
- Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna, karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Keterkaitan hubungan antara fakta, data, dan informasi sangatlah erat. Secara mendasar, informasi diproduksi berdasarkan data. Sedangkan data merupakan catatan terhadap fakta.
Pada situasi tertentu, ada kalanya informasi menjadi sumber data baru yang bersifat mentah. Dalam arti informasi lama tersebut dijadikan data baru yang kemudian diolah menjadi informasi yang baru.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.
Tata cara pengolahan data yang menjadi informasi pada sistem tersebut sangat tergantung kepada tujuan dan keputusan yang akan dihasilkan. Dalam Sistem Informasi Manajemen Arsip ada tiga komponen dasar, yakni:
- Sistem di sini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada para manajemen atau pengambil keputusan. Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dan berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran.
- Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.
- Manajemen di sini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dan masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.
Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Arsip harus menganut kaidah yang telah dibuat dan disepakati oleh organisasi atau kantor yang bersangkutan. Terkait dengan hal tersebut, perlu kiranya dibuat alur Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang baik dan benar agar barang siapa yang menggunakan arsip sebagai sumber informasi dapat mengambil keputusan yang tepat terhadap permasalahan yang ada.
Karena fungsinya sebagai urat nadi informasi organisasi atau kantor, Sistem Informasi Manajemen diperlukan oleh semua komponen suatu organisasi atau kantor mulai dari tingkat atas, menengah, hingga bawah. Dengan demikian, diperlukan kesepemahaman dari semua anggota/bagian dari organisasi atau kantor yang bersangkutan terhadap Sistem Informasi Manajemen yang diberlakukan.
Pada dasarnya Sistem Informasi Manajemen hampir diperlukan setiap saat baik oleh pimpinan maupun perangkat organisasi atau kantor lainnya. Sistem Informasi Manajemen sangat membantu pimpinan atau perangkat yang lain dalam pengambilan keputusan yang membutuhkan data dan informasi arsip yang telah tersimpan.
Sistem Informasi Manajemen digunakan pada semua bentuk organisasi atau kantor. Semakin kompleks hal yang ditangani oleh sebuah organisasi atau kantor, maka dengan sendirinya Sistem Informasi Manajemen akan lebih dibutuhkan. Hal ini tidak terlepas dari fungsi Sistem Informasi Manajemen yaitu mempermudah kerja organisasi di semua tingkatan, mulai atas, menengah, hingga bawah.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang apa itu dokumentasi beserta ruang lingkupnya menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan saya tentang sistem informasi manajemen arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)
One comment