Suatu organisasi atau kantor perlu memiliki unit khusus yang menangani arsip-arsip atau tugas kearsipan. Unit ini bekerja mengelola arsip mulai dari tahap penciptaan hingga tahap pemusnahan atau pengabadian.
Meski berbeda-beda penyebutan di setiap kantor, lazimnya unit ini disebut unit tata usaha. Unit ini bertanggungjawab terhadap keberadaan arsip baik yang masih digunakan atau sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya.
Unit tata usaha atau kearsipan menangani arsip yang berasal dari internal maupun eksternal organisasi. Yang dimaksud dengan arsip yang berasal dari internal organisasi, antara lain: peraturan-peraturan, pemberian ijin, daftar pegawai, pemberian informasi ke pihak lain, dan sebagainya.
Sedangkan yang arsip yang berasal dari eksternal organisasi adalah arsip yang diperoleh dari pihak luar seperti saran, masukan, kritikan, informasi, permohonan, dan sebagainya. Dengan semakin kompleksnya hal yang ditangani beserta hubungan suatu organisasi, maka semakin kompleks pula arsip yang akan ditangani.
Meski terlihat sederhana, namun keberadaan unit kearsipan pada suatu organisasi atau kantor pada dasarnya sangat vital. Terutama fungsinya sebagai penunjang Sistem Informasi Manajemen yang digunakan oleh organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Ada beberapa tugas pokok unit kearsipan menurut Sedarmayanti (2008) adalah sebagai berikut:
- Menerima warkat;
- Mencatat warkat;
- Mendistribusikan warkat sesuai dengan kebutuhan;
- Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu;
- Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip;
- Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip;
- Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
Berkaitan dengan penyimpanan arsip, ada beberapa bentuk (asas) yang digunakan oleh organisasi atau kantor. Bentuk penyimpanan arsip yang lazim digunakan oleh organisasi atau kantor, yakni sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi keduanya.
Tiap-tiap asas yang digunakan pasti memiliki kekurangan dan kelebihan tersendiri. Pemilihan asas penyimpanan ini sangat tergantung dari bentuk organisasi atau kantor yang bersangkutan. Berikut penjelasan ketiga asas tersebut:
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada kantor kecil. Keuntungan dari sistem sentralisasi arsip adalah:
- Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
- Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
- Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
- Sistem penyimpanan dan berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Sedangkan kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
- Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organis asi yang kecil.
- Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
- Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan pada masing-masing unit kerja. Sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan.
Meski terpisah secara fisik, desentralisasi harus tunduk pada ketentuan pusat jika ada. Desentralisasi sangat sesuai dengan kantor besar yang memiliki banyak unit kerja dan memiliki spesifikasi yang berbeda-beda.
Terkait dengan hal tersebut, semua kegiatan kearsipan, mulai dan pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.
Keuntungan desentralisasi arsip adalah:
- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
- Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
- Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Sedangkan kerugian desentralisasi arsip adalah:
- Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
- Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
- Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan Jadwal Pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Di samping itu Sentral Arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan Jadwal Retensi.
Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Untuk mengatasi kelemahan dan dua cara pengelolaan baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dan dua cara tersebut. Cara ini dapat disebut sebagai Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.
Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah jarang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Belajar Manajemen Kearsipan di Android
Anda bisa dengan leluasa belajar tentang tugas kearsipan dan asas penyimpanan arsip menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.
Unduh DI SINI
Demikianlah bahasan kami tentang tugas kearsipan dan asas penyimpanan arsip. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. Sampai jumpa di lain kesempatan yang baik (maglearning.id)