Apa Saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan?

B. Karakteristik Arsip dan Ruang Lingkup Kearsipan

Ruang lingkup kearsipan menyangkut segala macam bentuk kegiatan yang terkait dengan arsip baik personal maupun sosial. Sama halnya dengan keberadaan dokumen, saat ini keberadaan arsip seakan tidak dapat dilepaskan dari kehidupan manusia modern. Hampir semua aktivitas manusia modern membutuhkan arsip sebagai pelengkap.

Keberadaan arsip akan semakin kompleks jika menyangkut dua orang atau lebih. Dalam arti arsip digunakan sebagai informasi atau alat bukti interpersonal. Arsip sangat berguna dalam konteks komunikasi dalam bentuk apapun, semisal transaksi, perjanjian kerjasama, tanda pengenal, kartu keanggotaan, dan sebagainya.

Dikarenakan sifat dan bentuknya yang sangat kompleks, maka diperlukan tindakan memilah dan memilih arsip mana saja yang dapat digunakan sebagai sumber informasi. Hal ini tidak terlepas dari bagaimana arsip dibedakan dari sumber informasi lainnya.

Arsip seperti yang telah diberikan dalam pengertian di atas, yaitu suatu dokumen yang berisi data atau informasi apapun dalam bentuk apapun yang diciptakan atau diterima dan digunakan oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau pelaksanaan kegiatan dan kemudian dipelihara sebagai bahan bukti kegiatan.

Guna membedakan arsip dengan jenis informasi lainnya, perlu diketahui apa saja karakteristik arsip terlebih dahulu. Karakteristik arsip yang dapat ditemukan dalam dokumen yang berisi data atau informasi itu berasal dan hubungan antara struktur, konten, dan konteks.

Menurut Kennedy dan Schauder (1998) dijelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri beberapa komponen arsit, yaitu isi, struktur dan konteks:

1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut;
2. Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambang organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan dokumen tersebut) dan suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dan header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima), tubuh surat (isi dan maksud dibuatnya surat) dan otentifikasi (tanda tangan si pembuat surat);
3. Konteks, menjelaskan mengapa dan suatu arsip.

Karakteristik arsip membantu membedakan informasi ini dengan jenis informasi lainnya. Lebih detail kualitas arsip dapat dihadirkan melalui enam karakteristik arsip di bawah ini (Pedersen, 2000):

1. Lengkap (complete): Arsip telah memiliki hubungan antara struktur, konten dan konteks, serta mempunyai informasi mengenal tanggal (waktu dan tempat arsip itu diciptakan/diterima), alamat, pencipta, alamat penerima surat, judul/subyek yang berkaitan dengan isi/pesan.
2. Tidak berubah (fixed): Arsip adalah informasi yang dihadirkan dalam format yang statis. Elemen informasi yang melekat dalam struktur (format) memiliki arti sesuai dengan konteksnya, dan format tersebut dapat diduplikasi atau diciptakan kembali.
3. Memiliki arti (contextual): Arsip memiliki arti/makna karena itu arsip memiliki nilai berdasarkan isinya (konten). Arsip merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, disamping memberikan layanan bahan bukti pelaksanaan kegiatan. dan transaksi organisasi penciptanya. Sehingga, pengguna arsip harus memahami fungsi, sistem kontrol, dan pola yang digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Tidak berdiri sendiri (organic): Karena arsip merupakan output yang secara alami muncul dan suatu proses kegiatan, maka setiap arsip memiliki hubungan dengan arsip sebelumnya dan mungkin pula dengan arsip-arsip berikutnya. Sehingga, arsip tidak dikelola sebagai item tersendiri, namun dalam suatu kelompok yang disebut sebagai series.
5. Resmi (authoritative/offlcial): Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan bisnis memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan kegiatan bisnis yang dilaksanakan.
6. Unik (unique): Berbeda dengan buku, jurnal, dan bahan publikasi lainnya, arsip yang dipelihara menurut konteksnya dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu satunya produk. Duplikat (copy) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk melaksanakan kegiatan bisnis maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Setelah mengetahui beda arsip dengan jenis informasi lainnya, arsip diklasifikasikan menurut status dan frekuensi penggunaannya. Status arsip dibagi ke dalam dua golongan, yakni:

1. Arsip dinamis (record/document) adalah semua arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya.
2. Arsip statis (archive) adalah arsip dinamis yang dinilai memiliki nilai berkelanjutan yang disimpan di lembaga Arsip Nasional (ANRI).

Lebih lanjut arsip dinamis atau biasa disebut dokumen juga dibagi ke dalam dua golongan menurut frekuensi penggunaannya, yakni:

• Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan terus menerus guna keperluan kantor dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan kegiatan administratif lainnya.
• Arsip inaktif adalah arsip yang tidak digunakan secara terus-menerus atau jarang digunakan, namun masih dianggap memiliki nilai guna bagi keperluan kantor. Biasanya arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi. Secara skematis dapat dikemukakan sebagai berikut:

Lanjut ke halaman 3 ……. Daur Hidup (tahapan) Arsip