Apa Saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan?

Apa saja karakteristik arsip? Mengetahui karakteristik arsip dan kearsipan ini akan membuat kita tahu bagaimana kualitas arsip. Setidaknya ada enam karakteristik arsip yang wajib kita ketahui. Diantaranya adalah: lengkap, fix, kontekstual, organik, resmi, dan unik.

Untuk pembahasan lebih jelasnya tentang apa itu karakteristik arsip dan kearsipan, beserta pembagian arsip akan diuraikan secara bertahap di tulisan ini. Baiklah, akan kita mulai dari pengertian arsip.

A. Pengertian Arsip

Dalam khasanah Bahasa Indonesia, istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Hal ini dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang atau pembatasan ruang lingkupnya.

Guna memahami arti arsip secara lebih komprehensif ada baiknya kita melihat asal-usul kata arsip. Secara etimologis kata arsip, berasal bahasa Yunani arche yang berarti permulaan.

Pada perkembangannya, kata arche merujuk ke dalam beberapa maknayakni catatan (ta archia) dan gedung pemerintahan (archeon). Pada masa Yunani kuno, gedung pemerintahan atau archeon juga difungsikan sebagai tempat penyimpanan arsip seperti: catatan, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, peta, dan sebagainya.

Kata arsip dalam Bahasa Indonesia merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief. Perlu digarisbawahi bahwasanya kata arsip dalam Bahasa Indonesia tidaklah sama artinya dengan kata archive dalam Bahasa Inggris. Kata archive dalam Bahasa Inggris lebih tepat diterjemahkan sebagai arsip statis. Sedangkan untuk arsip dinamis digunakan kata record atau document.

Kata arsip juga identik dengan kata warkat. Kata warkat sendiri berasal dari Bahasa Arab yang berarti surat; dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Selain itu kata arsip juga sering digunakan untuk merujuk pada lembaga atau instansi yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, yang sudah dicabut dan diganti dengan yang baru, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya, pada Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971 disebutkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

Mengacu pada rumusan undang-undang di atas, arsip dibedakan menjadi dua golongan menurut fungsinya, yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Amsyah, 2003).

Undang undang No. 7 tahun 1971 tersebut telah diperbarui dengan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dikemukakan dalam bab 1 ketentuan umum sebagai berikut:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dalam bukunya Tata Kearsipan, Sedarmayanti (2008) menyatakan bahwasanya kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
2. Gedung atau ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen;
3. Lembaga atau institusi yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Yang dimaksud dengan naskah atau dokumen dalam hal ini tidak hanya terbatas pada kertas semata, melainkan dalam bentuk corak apapun dan sifatnya, baik asli maupun salinan yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai sumber informasi dan bukti guna kepentingan komunikasi.

Kata kearsipan sendiri memiliki arti kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen. Sedangkan tata kelola yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan arsip disebut Manajemen Kearsipan.

Manajemen Kearsipan adalah mengelola arsip dalam sebuah daur hidup arsip mulai “hidup” hingga “mati”. Khusus untuk arsip yang tidak pernah “mati” karena dianggap mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi.

Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 harus dikirim ke Arsip Nasional (ANRI) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.

Lanjut ke halaman 2…… apa saja karakteristik arsip?