Apa Saja Karakteristik Arsip

Apa Saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan?

Loading...

Guna membedakan antara arsip dinamis dan statis; “hidup” atau “mati” perlu dilihat nilai guna yang ada pada arsip itu sendiri. Apakah masih diperlukan atau tidak, dan sejauh mana arsip itu diperlukan. Berdasarkan nilai gunanya, arsip dikelompokkan menjadi dua kelompok, yakni nilai guna primer dan nilai guna skunder, dan berikut penjelasannya.

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang berguna bagi kepentingan internal kantor (lembaga pencipta arsip). Yang termasuk ke dalam kategori nilai guna primer antara lain:

  1. Nilai guna administratif, yakni arsip yang terkait dengan administrasi kantor, seperti bagan keorganisasian, SOP (Standar Operational Perusahaan), nama pegawai, dll.
  2. Nilai guna fiskal, yakni arsip yang terkait dengan bidang keuangan kantor, seperti bukti transaksi, laporan keuangan periodik, termasuk laporan pajak.
  3. Nilai guna hukum, yakni arsip yang terkait dengan kedudukan hukum kantor, termasuk di dalamnya: akta perusahaan, surat ijin usaha, kontrak perjanjian, dll.
  4. Nilai guna historis, yakni arsip yang terkait dengan rekam jejak sejarah kantor.

Arsip ini merupakan acuan atau referensi sejarah kantor guna kepentingan yang akan datang.

Nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip yang berguna bagi kepentingan eksternal kantor, terutama yang berkaitan dengan hubungan sosial kemasyarakatan. Biasanya nilai guna arsip sekunder menyangkut tentang pembuktian dan pertanggungjawaban sosial.

Yang termasuk ke dalam nilai guna sekunder antara lain:

  1. Nilai guna kebuktian, yakni arsip yang terkait dengan bukti tata kelola kantor atau organisasi yang boleh diakses oleh pihak lain di luar kantor.
  2. Nilai guna informasional, yakni arsip yang terkait dengan informasi yang disebarluaskan ke masyarakat luas tentang keberadaan kantor.

Secara ringkas nilai guna arsip dapat diketahui dari akronim ALFRED (Santen, 1955):

  1. Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan;
  2. Legal Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya;
  3. Fiscal Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya;
  4. Research Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya;
  5. Educational Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di dalamnya;
  6. Documentary Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya.

Dilihat dari segi hukum, arsip juga dikelompokkan menjadi dua golongan, yakni:

  • Arsip otentik adalah arsip yang memuat tandatangan dan/atau stempel asli yang dikeluarkan oleh pihak manajemen kantor sebagai tanda bukti keabsahan dokumen. Arsip otentik dapat dijadikan bukti hukum yang sah dalam persidangan.
  • Arsip tidak otentik adalah arsip yang tidak memuat tandatangan dan/atau stempel sebagai tanda bukti keabsahan dokumen. Arsip ini tidak memiliki kekuatan hukum apapun, karena dianggap tidak/belum sah.

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang Apa saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan, Serta Ruang Lingkupnya menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

Unduh DI SINI

Demikianlah bahasan saya tentang Apa saja Karakteristik Arsip dan Kearsipan, Serta Ruang Lingkupnya. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)

Loading...
Pages ( 4 of 4 ): « Balik123 4

One comment

Tinggalkan Balasan