Sistem Persediaan Bisnis Jasa (Teori Persediaan)

Manajemen persediaan berkaitan dengan tiga permasalahan dasar:

1. Kuantitas pemesanan (order quantity) seperti apa yang harus digunakan?
2. Kapan pemesanan harus dilakukan (disebut reorder point)?
3. Berapa banyak safety stock yang harus dipertahankan?

Selanjutnya, kita akan melihat bahwa menentukan reorder point berkaitan dengan menentukan safety stock. Keduanya dipengaruhi oleh tingkat jasa (service level), yang merupakan kemungkinan bahwa semua permintaan selama replenisment lead time dipenuhi. Misalnya, jika kemungkinan suatu stockout adalah 5 persen, maka service level adalah 95 persen.

Karakteristik Sistem-sistem Persediaan

Untuk merancang, mengimplementasikan, dan mengelola suatu sistem persediaan, kita harus mempertimbangkan karakteristik persediaan yang akan disimpan dan memahami sifat-sifat beragam sistem persediaan yang ada.

– Jenis permintaan konsumen

Ketika mengevaluasi jenis permintaan, pertama-tama kita mencari tren-tren baru, siklus, atau hal-hal yang berkaitan dengan musiman. Apakah permintaan telah tetap meningkat selama periode pengamatan tanpa adanya penurunan signifikan, atau apakah kita melihat siklus bulanan di mana permintaan mulai meningkat dan kemudian menurun tajam di akhir bulan? Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, permintaan juga dapat bersifat musiman.

Sifat-sifat permintaan lain juga penting untuk dipertimbangkan. Permintaan dapat muncul dalam unit-unit yang terpisah, seperti jumlah masker scuba-diving yang terjual tiap harinya. Hal tersebut juga dapat berkelanjutan, seperti jumlah galon air yang dikonsumsi, atau jumlah penumpang pada satu penerbangan.

Jika permintaan akhir konsumen dapat digambarkan sebagai distribusi kemungkinan, hal itu disebut permintaan independen (independent demand), dan kemudian kita dapat meramalkan permintaan di masa mendatang. Dalam kasus lain, permintaan untuk satu jenis barang persediaan dapat dihubungkan ke permintaan lain; misalnya, permintaan akan catsup di restoran McDonald bergantung pada jumlah hamburger dan kentang goreng yang terjual. Jenis permintaan ini disebut permintaan dependen (dependent demand).

– Perencanaan jangka panjang.

Manajemen harus mempertimbangkan apakah akan menyimpan persediaan barang tertentu dalam jangka waktu yang tidak pasti atau jika kebutuhan akan barang tersebut bersifat sementara. Misalnya, suatu rumah sakit akan selalu membutuhkan tangki-tangki oksigen, namun penjual pakaian olahraga tidak akan memerlukan persediaan tak terbatas pakaian hangat Olimpiade Atlanta.

– Replenishment lead time.

Replenishment lead time memberikan dampak nyata terhadap kebutuhan persediaan. Jika kita mengharapkan waktu yang relatif panjang antara pemesanan dan penerimaan, kita harus membawa persediaan yang lebih besar dibandingkan jika kita mengantisipasi lead time yang pendek, terutama ketika barang-barang kritis ikut terlibat. Jika lead time bersifat stochastic dengan distribusi kemungkinan yang menyertainya, kita mungkin dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan kebutuhan persediaan kita selama lead time tersebut.

– Hambatan-hambatan dan biaya-biaya persediaan terkait

Beberapa hambatan sangatlah sederhana. Misalnya, ruang penyimpanan yang tersedia menentukan jumlah maksimum barang yang dapat disimpan, dan “ketahanan” suatu barang juga dapat membatasi jumlah barang yang habis dipakai yang dapat disimpan dalam persediaan. Hambatan-hambatan lain lebih kompleks, seperti biaya perawatan persediaan dan ada biaya seperti pengeluaran modal untuk fasilitas penyimpanan, misalnya untuk gudang atau ruangan pendingin.

Barang-barang yang disimpan dalam persediaan juga merepresentasikan pengeluaran modal. Misalnya, mereka merepresentasikan peluang biaya modal.

Biaya-biaya lain mencakup karyawan dan perawatan untuk mengelola persediaan untuk hal-hal yang bersifat “insidental” seperti asuransi dan pajak aset-aset yang masuk dalam persediaan. Akan tetapi, biaya lain yang harus dipertimbangkan adalah hambatan-hambatan yang akan muncul. Misalnya apakah memperluas gudang atau ruangan pendingin akan memakan biaya?.

Biaya-biaya yang Terkait dengan Sistem persediaan

Kinerja sebuah sistem persediaan biasanya diukur dengan biaya rata-rata tahunannya. Biaya relevan mencakup biaya penyimpanan (holding cost), biaya pemesanan (ordering cost) , biaya kekurangan, dan biaya pemeriksaan barang-barang tersebut;

Biaya Pemesanan, terdiri dari :

• Mempersiapkan spesifikasi untuk item yang akan dibeli menempatkan atau mengidentifikasi pemasok potensial.
• Negosiasi harga
• Mempersiapkan pesanan pembelian
• Mengevaluasi penawaran dan menyeleksi pemasok
• Mengirimkan order pembelian kepada pemasok.
• Memfollow up untuk memastikan pembelian order telah diterima oleh pemasok.

Biaya Pemeriksaan dan penerimaan, terdiri dari :

• Transportasi, pengapalan dan pengangkutan
• Mempersiapkan dan mencatat kuitansi dan kertas kerja lainnya.
• Menguji kemasan dan kemungkinan kerusakan.
• Menghitung item disesuaikan dengan jumlah pesanan
• Mengambil sampel dan meneruskannya untuk diperiksa dan diuji
• Pemeriksaan atau pengujian item untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi pembelian.
• Mengirim item ke dalam gudang.

Biaya Penyimpanan, terdiri dari :

• Biaya bunga terhadap uang yang tertanam dalam bentuk persediaan.
• Biaya modal
• Pajak dan asuransi
• Membawa item ke dalam dan luar di gudang persediaan dan mencatat setiap pergerakannya.
• Pencurian
• Menyediakan sistem pengamanan untuk persediaan.
• Kerusakan
• Material yang daluwarsa
• Penyusutan
• Lahan penyimpanan dan fasilitas
• Menyediakan pengontrol temperatur lingkungan.
• Mengatur dan mengawasi karyawan gudang, mengambil fisik dari persediaan secara periodik.

Biaya Kekurangan, terdiri dari :

• Kehilangan Penjualan
• Kehilangan Pelanggan
• Biaya keterlambatan
• Biaya ekspedisi

Daftar di atas memberikan daftar rincian sumber-sumber dari biaya-biaya tersebut. Biaya penyimpanan persediaan merupakan biaya yang bervariasi secara langsung dengan jumlah barang-barang yang disimpan dalam persediaan. Biaya peluang yang terkait dengan modal yang terikat dalam persediaan merupakan komponen utama biaya penyimpanan. Komponen-komponen lain adalah biaya asuransi, biaya kedaluwarsa, biaya peningkatan, dan biaya penanganan langsung.

Biaya pemesanan adalah biaya yang bervariasi secara langsung dengan jumlah pemesanan yang dilakukan. Persiapan pemesanan, transportasi, penerimaan, dan inspeksi pada saat barang tiba merupakan kontributor utama terhadap biaya pemesanan dari pemasok. Biaya pembelian bervariasi secara langsung dengan jumlah unit yang tidak tersedia. Dan biaya ini mencakup marjin penjualan dan kerugian potensial penjualan di masa yang akan datang. Biaya pembelian barang tersebut dapat menjadi fungsi ukuran pemesanan ketika pemotongan kuantitas ditawarkan oleh pemasok.

Demikianlah bahasan kami tentang sistem persediaan bisnis jasa. Di artikel selanjutnya, kita akan membahas tentang pengembangan model-model yang menentukan ukuran yang tepat untuk kuantitas pemesanan berdasarkan minimalisasi biaya tahunan sistem persediaan bisnis jasa. So, ikuti terus artikel-artikel di maglearning.id.