Sebelum membahas pengertian kearsipan, arsip, dan arsiparis mari kita bahas terlebih dahulu tentang arsip itu apa ? Mengapa arsip itu penting bagi kita ?
Pengertian Arsip
Arsip adalah dokumen-dokumen atau rekaman yang dianggap penting oleh suatu organisasi atau institusi dan dipertahankan untuk tujuan sejarah, administratif, atau hukum. Arsip dapat berupa surat-menyurat, laporan, buku, foto, atau rekaman lainnya yang digunakan untuk menunjukkan sejarah, kegiatan, atau keputusan suatu organisasi atau institusi.
Pengelolaan arsip merupakan bagian dari kearsipan, yang mempelajari tentang pengelolaan dan pengawasan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi suatu organisasi atau institusi. Dalam pengelolaan arsip, ada beberapa tahap yang harus dilakukan, yaitu:
- Pemilihan arsip: Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang dianggap penting oleh suatu organisasi atau institusi dipilih untuk diarsipkan.
- Pengklasifikasian arsip: Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang telah dipilih diklasifikasikan berdasarkan kriteria yang ditentukan, seperti jenis dokumen, periode waktu, atau topik.
- Penyimpanan arsip: Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang telah diklasifikasikan disimpan dalam kondisi yang baik dan aman, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
- Pemeliharaan arsip: Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang telah disimpan dipelihara agar tetap dapat diakses dan digunakan.
- Pengelolaan arsip: Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang telah disimpan dan dipelihara dikelola agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.
- Penghapusan arsip : Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang tidak lagi diperlukan setelah masa arsipnya habis dihapus.
Pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk memelihara dokumen-dokumen penting agar tetap terjaga keaslian dan kebenarannya, memudahkan akses terhadap dokumen-dokumen penting bagi yang berkepentingan, dan memudahkan pengelolaan dan pengawasan dokumen-dokumen penting agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.
Pengertian Kearsipan
Pengertian kearsipan adalah ilmu yang mempelajari tentang pengelolaan dan pengawasan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi suatu organisasi atau institusi. Pengertian kearsipan sebagai sebuah sistem adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengatur, mengelola, dan menjaga dokumen dan arsip agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien.
Dokumen-dokumen tersebut dapat berupa surat-menyurat, laporan, buku, foto, dan rekaman lainnya yang digunakan untuk menunjukkan sejarah, kegiatan, atau keputusan suatu organisasi atau institusi.
Beberapa definisi kearsipan dari para ahli adalah sebagai berikut :
- Menurut Miriam Budiardjo, kearsipan adalah “suatu sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, dan menyediakan akses terhadap dokumen yang penting bagi organisasi atau individu.”
- Menurut The Society of American Archivists, kearsipan adalah “proses mengidentifikasi, mendokumentasikan, menyimpan, dan menyediakan akses terhadap sumber informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan organisasi atau individu.”
- Menurut The International Council on Archives, kearsipan adalah “proses mengidentifikasi, mendokumentasikan, menyimpan, dan menyediakan akses terhadap sumber informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan organisasi atau individu, serta menjamin kelangsungan hidup sumber informasi tersebut.”
- Menurut The National Archives of Australia, kearsipan adalah “suatu sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, dan menyediakan akses terhadap dokumen yang penting bagi organisasi atau individu, serta menjamin kelangsungan hidup dokumen tersebut.”
- Menurut The National Archives of the United Kingdom, kearsipan adalah “proses mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakan akses terhadap dokumen yang penting bagi organisasi atau individu, serta menjamin kelangsungan hidup dokumen tersebut.”
Tujuan Kearsipan
Kearsipan memiliki beberapa tujuan utama, yaitu:
- Memelihara dokumen-dokumen penting agar tetap terjaga keaslian dan kebenarannya.
- Memudahkan akses terhadap dokumen-dokumen penting bagi yang berkepentingan, seperti para pejabat, peneliti, atau masyarakat umum.
- Memudahkan pengelolaan dan pengawasan dokumen-dokumen penting agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, kearsipan melakukan beberapa kegiatan, di antaranya:
- Pemilihan dokumen-dokumen penting yang akan diarsipkan.
- Pengklasifikasian dokumen-dokumen yang diarsipkan berdasarkan kriteria yang ditentukan.
- Penyimpanan dokumen-dokumen yang diarsipkan dalam kondisi yang baik dan aman.
- Pemeliharaan dokumen-dokumen yang diarsipkan agar tetap dapat diakses dan digunakan.
- Pengelolaan dokumen-dokumen yang diarsipkan agar dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.
- Penghapusan dokumen-dokumen yang tidak lagi diperlukan setelah masa arsipnya habis.
Kearsipan juga memiliki beberapa prinsip yang harus diikuti. Prinsip-prinsip kearsipan adalah panduan yang digunakan untuk mengatur, mengelola, dan menjaga dokumen dan arsip agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien. Beberapa prinsip utama kearsipan meliputi:
- Kepemilikan: dokumen dan arsip harus dikelola oleh pihak yang berwenang dan bertanggung jawab untuk melakukannya.
- Authenticity: dokumen dan arsip harus asli dan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya.
- Control: dokumen dan arsip harus dikontrol dan diatur dengan baik, termasuk pengaturan akses dan distribusi.
- Preservation: dokumen dan arsip harus dijaga dengan baik agar dapat digunakan dalam jangka panjang.
- Accessibility: dokumen dan arsip harus mudah diakses oleh pihak yang berwenang.
- Transparency: dokumen dan arsip harus transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Responsiveness: dokumen dan arsip harus dikelola dengan cepat dan efektif untuk menanggapi permintaan akses.
Perbedaan Arsip Dan Kearsipan
Arsip adalah dokumen atau berkas yang digunakan sebagai bukti atau sumber informasi yang dapat digunakan dalam kegiatan operasional atau untuk keperluan sejarah. Kearsipan adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan pengelolaan, pemeliharaan, dan pelestarian arsip. Kearsipan meliputi berbagai aspek, termasuk perencanaan, pengumpulan, pengklasifikasian, pemeliharaan, dan pemanfaatan arsip. Jadi dapat dijelaskan bahwa arsip itu sendiri adalah kumpulan berkas yang di arsipkan, sedangkan kearsipan adalah ilmu yang mempelajari tentang cara pengelolaan, pemeliharaan dan pelestarian arsip tersebut.
Pengertian Arsiparis
Arsiparis adalah profesi yang bertanggung jawab untuk mengelola, menjaga, dan mengakses dokumen dan arsip serta menjamin kelangsungan hidupnya. Arsiparis memiliki kompetensi dalam mengelola arsip serta memiliki pengetahuan yang cukup dalam bidang hukum, teknologi informasi, dan manajemen.
Kegiatan yang dilakukan oleh arsiparis meliputi pengumpulan, pengklasifikasian, pengarsipan, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta pengelolaan arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Arsiparis juga bertanggung jawab dalam menyediakan akses informasi yang diperlukan oleh pihak yang berwenang, serta membantu dalam proses pencarian arsip yang diperlukan.
Arsiparis juga harus memahami hukum yang berlaku dalam pengelolaan arsip, termasuk hukum perlindungan data pribadi, hukum perlindungan hak cipta, dan hukum perlindungan arsip. Selain itu, arsiparis juga harus memahami teknologi informasi yang digunakan dalam pengelolaan arsip, seperti sistem manajemen arsip elektronik dan teknologi digital preservation.
Arsiparis juga harus memahami manajemen proyek dan manajemen organisasi, karena pengelolaan arsip merupakan proyek yang membutuhkan perencanaan, implementasi, dan evaluasi yang baik. Arsiparis juga harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk pihak yang berwenang, pihak pengguna arsip, dan pihak lain yang terkait dengan pengelolaan arsip.
Arsiparis harus dapat mengelola arsip dengan baik, serta menjamin kelangsungan hidup arsip. Arsiparis harus dapat mengambil keputusan yang tepat dalam pengelolaan arsip, serta dapat mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi masalah. Arsiparis harus dapat mengelola arsip dengan baik, serta menjamin kelangsungan hidup arsip.
Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai pengertian kearsipan, arsip, dan arsiparis. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi dengan kami di lain kesempatan. (maglearning.id)