Contoh Bisnis Proses Jurnal Ilmiah OJS 2 (Bagian 1)

Gambar di atas adalah proses alur perjalanan naskah yang kami gunakan di jurnal kami. Tentunya tidak semua pengelolaan jurnal sama persis, hanya saja ada beberapa langkah utama yang sama. Contohnya adalah kami dulu memisahkan round reviewer internal dan eksternal dengan pertimbangan tertentu. Langkah ini kami lakukan di awal pengelolaan jurnal kami. Saat ini tidak semua artikel melalui tahap ini. Hanya beberapa artikel saja yang kami lakukan sama persis. Sebagian besar artikel sudah langsung kami kirim ke reviewer internal dan eksternal sekaligus, atau langsung kami kirim sesuai bidang ilmu reviewer.

Penjelasan singkat dari alur di atas adalah dimulai dari penulis yang melakukan registrasi sebagai penulis (author) sebelum melakukan submission di jurnal kita. Setelah berhasil registrasi sebagai author maka ia harus melakukan tahapan submission naskah dengan benar dan tuntas. Setelah naskah berhasil disubmit maka akan diterima oleh editor yang akan memeriksa naskah apakah layak direview atau ditolak. Bila layak untuk direview maka editor bisa menugaskan dirinya sendiri atau salah satu section editor (bisa keduanya) untuk mengawal perjalanan naskah sampai terbit.

Editor atau section editor (setelah ini saya sebut dengan “editor” saja) kemudian menugaskan beberapa orang reviewer untuk mereview dan memberi masukan pada naskah yang telah disubmit. Setelah reviewer selesai melakukan tugasnya maka editor menentukan keputusan apakah revisi, resubmit, ditolak, atau langsung diterima. Bila revisi atau resubmit, editor memberitahu kepada penulis untuk segera memperbaiki dan mengirim kembali naskah yang sudah diperbaiki.

Proses selanjutnya adalah penulis melakukan revisi dan mengunggah kembali di active submission-nya. Editor kemudian akan melihat hasil revisi dan menindaklanjuti sesuai keputusan yang telah dibuatnya. Bila revision required maka cukup melihat apakah sudah sesuai dengan yang diminta, dan bila sudah sesuai maka editor akan memberi keputusan diterima (accepted). Bila keputusan resubmit maka editor tetap melihat apakah layak untuk dikirim kembali ke reviewer untuk memulai round 2. Proses penugasan reviewer ini berulang sampai naskah dinyatakan diterima atau ditolak.

Loading...

Bila naskah sudah bisa dinyatakan diterima maka editor mengambil keputusan accepted serta memberitahu penulis bahwa naskah diterima dan akan mengikuti proses selanjutnya yaitu copyediting. Editor kemudian menugaskan copyeditor untuk memeriksa naskah. Hasil pemeriksaan copyeditor disampaikan kembali oleh editor ke penulis untuk dilakukan klarifikasi misalnya penggunaan kata yang tidak baku, kalimat ambigu, kemungkitan salah ketik, istilah yang tidak umum, dan sebagainya. Setelah Selesai proses copyediting, hasilnya dikirim oleh editor ke layouter untuk dilayout sesuai standar dan gaya publikasi artikel yang sudah ditentukan. Hasil layout ini kemudian diklarifikasi ke penulis untuk dicek ulang apakah hasil layout sudah sesuai dengan yang diharapkan, misalnya resolusi dan ukuran gambar, keterbacaan, dan lainnya. Setelah semua dianggap sudah layak dan benar maka editor akan menjadwalkan penerbitan artikel.

Detail dari langkah-langkah tersebut di atas akan saya sampaikan secara bertahap di tulisan ini. Contoh-contoh screen shot yang digunakan dalam menjelaskan alur perjalanan naskah di artikel ini berasal dari beberapa jurnal dan beberapa akun, sehingga mungkin ada beberapa contoh dari akun yang berbeda. Namun, saya berusaha untuk menampilkan secara berurutan dan sedetail-detailnya. Dengan demikian siapapun bisa mempelajari berulang kali, terutama para pemula yang baru menggunakan OJS versi 2.

Penerimaan Naskah

Naskah yang masuk hanya bisa diterima oleh editor. Langkah-langkah manajemen bisnis artikel jurnal di OJS adalah sebagai berikut:

  • Login sebagai editor jurnal. Anda bisa melakukan di bagian login di navigasi utama atau di navigasi sebelah kanan atau kiri laman jurnal.
  • Editor bisa melihat ringkasan jumlah artikel yang belum ditugaskan (Unassigned) atau yang sedang dalam proses (In Review, In Editing).
  • Berikut adalah contoh di jurnal lain yang sudah tidak ada naskah yang belum ditangani, namun masih ada beberapa naskah artikel yang sedang dalam proses review dan editing.
  • Editor bisa membuka bagian yang belum ditugaskan (unassigned) untuk melihat artikel yang perlu ditindaklanjuti.
  • Editor bisa langsung menerima atau menolak artikel yang masuk. Namun, sangat jarang ada keputusan artikel langsung diterima kecuali jurnal predator. Artikel yang tidak sesuai scope atau tidak memenuhi syarat untuk direview juga langsung bisa ditolak oleh editor.
  • Bila artikel memenuhi syarat untuk direview maka akan dilanjutkan ke tahapan selanjutnya.
  • Editor menentukan akan menugaskan dirinya sendiri atau section editor untuk menangani proses review.
  • Bila menugaskan diri sendiri klik “ADD SELF”, dan secara langsung kita tersetting sebagai editor yang menangani naskah tersebut sampai terbit atau ditolak.
  • Bila menugaskan Section Editor klik “ADD SECTION EDITOR”.
  • Tampilan di editor atau editor bagian

Menugaskan Reviewer

Loading...

Editor atau editor bagian yang bertugas menindaklanjuti naskah yang masuk harus menugaskan reviewer untuk menelaah dan memberi masukan demi perbaikan naskah. Langkah-langkah penugasannya sebagai berikut:

  • Masuk di menu “REVIEW” kemudian pilih “SELECT REVIEWER”
  • Pilih “ASSIGN” salah satu reviewer yang sesuai dengan bidang keilmuan.
  • Pilih review form untuk reviewer, klik “SELECT REVIEW FORM”.
  • Setelah muncul pilihan review form silakan pilih “ASSIGN” bila sudah berhasil maka akan berubah menjadi assigned.
  • Contoh tampilan form review.
  • Setelah memilih form review maka lanjutkan dengan mengirim email permintaan review kepada reviewer.
  • Email sudah terisi teks otomatis yang menyatakan permintaan review sebuah artikel beserta link reviewnya. Klik “Send” untuk mengirim email.
  • Tampilan setelah email request terkirim. Bagian ini nanti akan berubah setelah reviewer menyetujui permintaan review dan menyelesaikan pekerjaannya.
  • Berikut contoh tampilan email yang diterima reviewer.
  • Berikut contoh tampilan landing page reviewer ketika link review dibuka lalu login dengan user reviewer. Selanjutnya reviewer melakukan klik “Will do the review” bila bersedia atau “Unable to do the review” bila tidak bersedia. Setiap pilihan tersebut akan mengarah pada email konfirmasi ke editor yang mengajukan permohonan.
  • Berikut adalah contoh Email kesediaan mereview. Reviewer harus melakukan klik “Send” untuk mengirim email konfirmasi.
  • Editor akan menerima email notifikasi kesediaan reviewer untuk mereview naskah artikel yang ditugaskan.
  • Tampilan landing page reviewer setelah menyatakan kesediaan review. Ada beberapa perubahan yang terjadi di landing page tersebut, yaitu muncul tanggal respons, aktifnya form review, dan yang terpenting adalah munculnya akses file yang akan direview.
  • Reviewer bisa memilih mengisi form review dan atau mengupload file hasil review.
  • Setelah selesai melakukan tugasnya, reveiwer kemudian mengupload file hasil review lalu klik tombol “Upload”. Setelah berhasil maka pilihan rekomendasi akan aktif, seperti contoh di bawah ini yang merekomendasikan editor untuk mengambil keputusan “resubmit for review”. Langkah selanjutnya yang dilakukan reviewer adalah klik tombol “Submit Review To Editor”.
  • Bila ada notifikasi seperti ini klik “OK”
  • Reviewer akan diarahkan untuk mengirim email pemberitahuan ke editor bahwa dia sudah selesai melakukan review.
  • Setelah pemberitahuan terkirim maka akan muncul notifikasi di email editor bahwa reviewer sudah selesai menyelesaikan pekerjaannya.
  • Editor kemudian menindaklanjuti dengan mencentang “Let author view file” dan klik tombol “Record” agar penulis bisa mengakses file yang berisi komentar reviewer.
  • Jangan lupa untuk mengirim ucapan terimakasih kepada reviewer dengan menekan tombol “Acknowledge” yang telah meluangkan waktu dan energinya dalam menyelesaikan tugas review.
  • Selanjutnya editor mengambil keputusan revisi, resubmit, accepted, atau decline. Setelah diambil keputusan silakan klik tombol “Record Decision”.
  • Kemudian dilanjutkan dengan memberitahu penulis tentang keputusan editor dengan klik tanda kirim notifikasi di sebelah kanan “Notify Author”.
  • Setelah email terkirim tugas editor adalah menunggu balasan dari penulis.

Sampai di sini dulu ya…. Langkah selanjutnya saya bahas DI SINI.

2 comments

Tinggalkan Balasan