Memproses Artikel yang masuk di OJS 3

Open Jurnal System (OJS) dibuat untuk memudahkan pengelolan jurnal ilmiah dalam memproses artikel naskah yang masuk sampai diterbitkan. Salah satu contoh perjalanan naskah di proses bisnis OJS ini bisa dibaca Di Sini. Artikel tersebut saya tulis sebagai salah satu contoh perjalanan naskah di OJS versi 2. Kali ini saya akan mencontohkan tahapan-tahapan ini di OJS versi 3.

Menugaskan Editor atau Section Editor

Editor adalah orang pertama yang diberitahu oleh OJS bahwa ada artikel yang baru disubmit oleh penulis. Pemberitahuan ini biasanya muncul di email Editor in Chief dan atau salah satu editor lagi yang emailnya sudah disetting di laman OJS jurnal tersebut. Bila Anda seorang editor dan mendapat pemberitahuan New Submission di email Anda, maka Anda bisa membuka tautan di email tersebut untuk meresponsnya.

Secara umum semua editor boleh menangani setiap artikel yang masuk, tentunya berdasarkan kesepakatan di dewan editor. Jika ada artikel yang masuk dan belum direspons maka Anda sebagai editor bisa melihatnya di bagian “Unassigned”. Berikut ini adalah langkah-langkah bagaimana seorang Editor memproses naskah artikel yang sudah di submit oleh penulis.

• Langkah pertama tentunya adalah membuka laman jurnal ilmiah Anda, lalu silakan login sebagai editor.
• Silakan buka bagian “Unassigned” untuk melihat artikel yang belum ditangani. Dalam contoh ini hanya ada satu judul yang membutuhkan penugasan.
• Klik judul artikel untuk memeriksa kelengkapan dan konten submission.

• Tampilan submission seperti gambar di bawah ini, dimana ada satu file naskah artikel dan satu file pendukung yaitu data set.
• Klik tombol “Assign” Participants di bagian sebelah kanan, untuk menugaskan salah satu editor dan atau Anda sendiri yang akan menangani naskah tersebut.

• Bila Anda menugaskan editor lain maka pilih salah satu editor. Pada contoh ini saya memilih salah satu tim editor saya yaitu yang bernama “Mohammad Arief Rafsanjani”. Bila Anda menugaskan diri Anda sendiri silakan klik nama Anda sendiri, dalam contoh ini karena saya sedang login sebagai Admi, maka nama saya adalah “JUPE UNESA”.

• Jika Anda menugaskan editor lain maka pada tampilan pengiriman email permintaan kesediaan adalah seperti gambar di bawah ini. Klik “OK” untuk mengirim email tersebut.

• Setelah terkirim maka akan bertambah seorang participants yang terkoneksi dengan submission tersebut, yaitu editor yang baru kita tambahkan.

Proses Penugasan Reviewer

Contoh kali ini adalah akun editor yang ditugaskan di contoh di atas, jadi tidak login di editor admin. Editor yang sudah menerima penugasan kemudian melihat submission yang ditugaskan. Tampilan submission-nya sama dengan tampilan editor tadi. Jadi, ada tiga tindakan yang bisa diambil oleh editor ini, yaitu: menolak artikel, langsung menerima, atau melakukan proses review dengan menugaskan seorang atau beberapa orang reviewer.

Langkah pertama yang dilakukan editor memproses artikel yang masuk adalah mengunduh naskah artikel yang sudah disubmit kemudian membaca dan menelaahnya kemudian mengambil salah satu keputusan. Bila tidak layak untuk diproses lebih lanjut maka editor berhak menolak artikel tersebut dengan cara memilih “Decline Submission”. Bila artikel tersebut sudah sangat bagus dan bisa langsung diterima tanpa membutuhkan proses review (walaupun ini sangat jarang), maka editor bisa mengambil keputusan “Accept and Skip Review” dan mengirimnya ke tahap editing. Bila artikel tersebut berpotensi untuk diterbitkan di jurnal kita, namun masih membutuhkan proses review maka editor harus menugaskan reviewer untuk memberi masukan perbaikan. Langkah-langkah penugasan reviewer oleh editor adalah sebagai berikut.

• Klik tombol “Send to Review”.

• Pilih file apa saja yang akan dikirim ke reviewer. Boleh artikelnya saja atau semua file, kemudian klik tombol “Send to Review”.

• Tampilan awal laman review adalah seperti gambar di bawah ini.

• Silakan klik “Add Reviewer” untuk menambahkan reviewer.

• Pilih salah satu reviewer yang sesuai dengan bidangnya.

• Lanjutkan dengan klik tombol “Select Reviewer”.

• Selanjutnya Anda akan diarahkan pada kotak email permohonan menjadi reviewer seperti gambar di bawah ini.

• Pilih salah satu jenis review yang berlaku di jurnal Anda. Apakah Double-blind, Blind, atau Open.
• Anda juga bisa menambahkan file yang akan direview di dalam tautan email permohonan yang Anda kirim bila reviewer hanya bersedia mereviw di luar OJS, atau korespondensi antara editor dengan reviewer hanya melalui email dan tidak melalui OJS. Silakan klik tombol “Files to Be Reviewed” dan unggah file naskah yang akan di review. Setelah semua terisi dengan benar maka akhiri dengan klik tombol “Add Reviewer” maka email permohonan akan dikirimkan ke reviewer yang Anda pilih.

• Laman submission setelah penugasan reviewer adalah seperti di bawah ini, dimana statusnya telah berubah menjadi “Awaiting responses from reviewers”.

• Bila reviewer lebih dari satu silakan ulangai tahap penugasan ini sampai semua reviewer mendapat email permohonan.
• Sampai tahap ini editor tinggal menunggu hasil review oleh para reviewer

Mengunggah file hasil review bila reviewer bekerja secara offline

Bila reviewer hanya bersedia mereview secara offline atau korespondensi dengan editor melalui email atau tanpa login di OJS maka langkah-langkah berikut ini penting untuk deketahui oleh editor.

• Sorot mouse ke arah nama reviewer tersebut kemudian klik segitiga  kecil di bagian kiri nama reviewer. Setelah muncul seperti gambar di bawah ini maka klik “Review detail”.

• Unggah file hasil review yang telah Anda terima dari reviewer melalui email kemudian klik tombol “Upload File”.

• Unggah file hasil review tersebut dengan klik tombol “Upload File” atau drag file ke kotak upload setelah itu klik “Continue”.

• Cek detail file yang diunggah lalu klik “Continue”.

• Bila ada lagi file yang akan diunggah silakan klik tombol “Add Another File”. Bila sudah tidak ada lagi akhiri dengan klik tombol “Complete”.

• Selanjutnya adalah memilih rekomendasi yang telah disampaikan oleh reviewer. Dalam contoh ini adalah rekomendasi untuk menerima submission. Kemudian silakan memberikan bintang kepada reviewer untuk memudahkan editor merangking kualitas reviewer. Reviewer tidak akan tahu tentang status bintang yang kita berikan, jadi tidak perlu bimbang untuk memberikan penilaian yang obyektif.

• Setelah ditekan tombol “Confirm” maka laman reviewer akan berstatus “Complete”.

• Jangan lupa untuk mengirimkan email ucapan terimakasih kepada reviewer untuk mengapresiasi pekerjaan mereka. Silakan klik “Thank Reviewer”.

• Setelah email terkirim maka laman reviewer akan seperti gambar di bawah ini.

• Selesai

Pengambilan Keputusan Diterima Atau ditolak

Setelah mendapat rekomendasi dari reviewer maka pada tahap ini editor harus mengambil keputusan apakah meminta revisi pada penulis, menerima, atau bahkan menolak artikel tersebut.

Keputusan Decline / Menolak

Walaupun di tahap awal editor menganggap layak sebuah naskah artikel untuk direview, namun setelah mendapat masukan dari para reviewer yang ternyata tidak bisa menerima artikel tersebut karena kelemahan yang substansial, maka editor bisa menolak submission tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah mengambil keputusan penolakan submission.

• Pilih “Decline Submission”

• Anda akan diarahkan pada kotak email pemberitahuan kepada penulis.
• Tulisakan keputusan penolakan Anda setelah tulisan “Our decision is to: ”.

• Centang file hasil review agar menjadi masukan atau informasi bagi penulis terkait alasan penolakan.
• Akhiri dengan klik tombol “Record Editorial Decision” untuk mengirim email dan data submission akan masuk ke archive sistem OJS jurnal.

Keputusan Revisi

Bila artikel masih dianggap layak untuk diterima, namun masih membutuhkan perbaikan sesuai masukan dari reiewer, maka editor bisa mengambil keputusan permintaan revisi. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

• Pilih keputusan “Request Revisions“.

• Tentukan apakah akan membuat putaran (round) atau tidak. Round baru diperlukan jika revisi masih memerlukan pemeriksaan dari para reviewer (pilihan bawah). Jika revisi tidak substansial dan sedikit, editor tidak perlu membuat round baru (pilihan atas). Artinya hasil revisi ini nantinya cukup dicek oleh editor. Biasanya keputusan ini diambil bila artikel kemungkinan besar akan diterima.

• Silakan ketikkan statemen keputusan Anda di konten email dan jangan lupa centang kotak file share agar penulis bisa melihat masukan-masukan apa saja yang diberikan oleh reviewer.

• Bila sudah cukup maka akhiri dengan klik tombol “Record Editorial Decision”.

Keputusan Diterima

Labgkah penting dalam memproses artikel yang masuk adalah keputusan diterima atau ditolak. Bila naskah sudah layak untuk diterima maka editor mengambil keputusan Accept Submission.

• Silakan klik tombol “Accept Submission”.

• Isi/ketik keputusan “Accepted” lalu klik “Next: Select Files for Copyediting” di bagian bawah kotak dialog.

• Silakan pilih “Sent an email…..” untuk mengirim pemberitahuan kepada penulis, lalu klik “Next: Select Files for Copyediting” untuk melanjutkan ke prose Editing.

• Klik “Record Editorial Decision”.

• Sampai di sini tahap review ini sudah selesai.

Demikianlah tutorial singkat tentang beberapa tindakan yang perlu dilakukan editor untuk memproses naskah artikel yang masuk di OJS 3, mulai tahap penerimaan submit naskah artikel sampai tahap review. Semoga bermanfaat…. (maglearning.id)