Banyak sistem pengendalian persediaan barang yang digunakan dalam praktik aktual di dunia bisnis. Sistem-sistem tersebut memiliki metode yang berbeda dalam menentukan kuantitas pemesanan dan waktu pemesanan ulang. Kita harus membatasi pembahasan kita di sini ke dalam dua sistem persediaan yang paling umum: sistem peninjauan berkelanjutan (Q,r), dan sistem peninjauan periodik (misalnya, order-up-to).
Di semua sistem pengendalian persediaan, dua pertanyaan harus terjawab:
- kapan pemesanan dilakukan?
- seberapa besar ukuran kuantitas pemesanan?
Karena sistem kontrol persediaan menghadapi permintaan yang tidak tentu, kita akan menemukan bahwa ketika salah satu dari pertanyaan-pertanyaan ini terjawab dengan menggunakan nilai pasti, jawaban pertanyaan lain harus mengakomodasi ketidakpastian permintaan.
Sistem Peninjauan Berkelanjutan
Sistem pengendalian persediaan barang ini tingkat persediaannya berkurang secara variabel karena ketidakpastian permintaan hingga tingkat persediaan tersebut mencapai tingkat pemicu yang telah ditentukan sebelumnya, yakni Reorder Point (ROP). Ketika balance persediaan mencapai ROP, pemesanan kembali dilakukan dengan vendor.
Untuk sistem persediaan ini, kuantitas pemesanan EOQ ditentukan (misalnya, unit EOQ selalu dipesan setiap kali pemesanan dilakukan). Contoh dari sistem “two bin” ini adalah stand kartu ucapan Hallmark yang memiliki kartu pemesanan kembali, berisi jumlah persediaan, ditempatkan di dekat belakang kartu untuk mengingatkan penjual agar memesan kembali barang tersebut sebelum kartu yang tersisa terjual.
Sejak reorder point tercapai hingga pesanan diterima, tingkat persediaan terus berkurang. Biasanya, akan ada persediaan yang tersisa sebelum pesanan diterima. Balance rata-rata ketika pesanan diterima adalah tingkat safety stock SS. Persediaan ini dipertahankan untuk menghindari stockout yang dapat disebabkan oleh tingginya tingkat permintaan yang tidak biasa dan atau replenishment lead time yang lebih lama daripada yang diharapkan.
Akan tetapi, di waktu-waktu tertentu, akan muncul stockout. Untuk sistem ini, permintaan yang tidak terpenuhi selama periode lead time di backorder hingga pesanan diterima, dalam kasus barang-barang yang di backorder dikesampingkan dan bagian dari EOQ yang tersedia ditempatkan dalam persediaan.
Perlu diingat bahwa untuk sistem pengendalian persediaan barang menggunakan sistem peninjauan berkelanjutan, kuantitas pemesanan ditentukan, namun waktu siklus di antara pemesanan bervariasi. Sistem informasi terkomputerisasi yang menggunakan bar code untuk setiap SKU dapat melacak balance persediaan secara berkelanjutan untuk mengindikasikan kapan reorder point tercapai.
Toko pengecer seperti Indomaret, Alfamart, atau sejenisnya menggunakan mesin kasir Point-Of-Sale (POS) untuk mencatat status up-to-the-minute tingkat persediaan, dengan laporan barang-barang yang telah mencapai reorder poin di akhir jam kerja. Di banyak kasus, pembelian dilakukan secara otomatis oleh komputer dan dikirimkan ke vendor atau, dalam kasus minimarket, ke pusat distribusinya untuk pengiriman selanjutnya. Persamaan parameter untuk sistem peninjauan berkelanjutan adalah:
Sistem Peninjauan Periodik
Pemesanan kembali dilakukan setelah periode peninjauan ROP telah habis. Kuantitas pemesanan bervariasi dan diperkirakan diperlukan untuk meningkatkan total persediaan. Misalnya, persediaan yang ada ditambah persediaan yang dipesan, hingga ke tingkat persediaan yang telah ditentukan sebelumnya TL. Perlu diingat bahwa backorder yang tidak beraturan dapat muncul dalam sistem ini, kuantitas pemesanan bervariasi akibat tingkat permintaan, sedangkan waktu siklus di antara pemesanan ditentukan.
Untuk menentukan periode peninjauan pasti, pertama-tama hitung EOQ, kemudian bagi nilai yang dihasilkan dengan permintaan harian rata-rata untuk mencapai waktu siklus yang diharapkan. Periode peninjauan yang dihasilkan kemudian menyeimbangkan biaya penyimpanan dan pemesanan untuk mencapai total biaya peningkatan minimal untuk sistem tersebut.
Sistem pengendalian persediaan barang dengan sistem peninjauan periodik biasanya digunakan ketika pemesanan untuk SKU-SKU yang berbeda dikonsolidasikan untuk pemesanan kembali dari distributor atau gudang regional yang memasok ulang pada basis periodik. Misalnya pemasokan barang-barang untuk toko mini market sekali dalam seminggu.
Persamaan parameter untuk sistem peninjauan periodik digambarkan di bawah, di mana permintaan harian memiliki mean µ dan standar deviasi σ. Perlu diingat bahwa pemecahan stockout untuk sistem peninjauan periodik adalah periode peninjauan ditambah lead time (misalnya, RP + LT), bukannya hanya lead time (LT) seperti dalam sistem peninjauan yang berkelanjutan. Dengan demikian, menanggung persediaan ekstra adalah biaya yang dibayarkan akibat kurangnya informasi berkelanjutan mengenai status persediaan.
Sistem Pengendalian Persediaan ABC
Biasanya, sedikit item-item persediaan atau laporan SKU untuk sebagian besar nilai persediaan diukur dengan volume dollar. Misalnya, permintaan dikali biaya barang. Dengan demikian, kita harus benar-benar memperhatikan item-item yang mengontrol sebagian besar item-item yang mengontrol nilai persediaan ini. Ada aturan 80-20, atau analisis Pareto (akan dibahas di artikel selanjutnya).
Kualitas Layanan, sangat berguna untuk mengklasifikasikan persediaan. Sistem klasifikasi ABC, yang sering kali digunakan untuk mengelompokkan SKU ke dalam tiga kelompok bergantung pada nilainya. Sistem pengendalian persediaan barang ini lebih memperhatikan barang-barang yang berkontribusi tinggi pada pendapatan perusahaan.
Kelas A biasanya berisi sekitar 20 persen dari item-item persediaan, namun menentukan sekitar 80 persen volume omset (pendapatan) perusahaan tersebut. Item-item signifikan ini memerlukan perhatian lebih. Kelas yang terakhir adalah kelas item-item C yang biasanya merepresentasikan 50 persen item-item persediaan namun hanya menentukan 5 persen dari keseluruhan penerimaan toko/perusahaan. Di kelas tengah-tengah ada kelas B, yang merepresentasikan 30 persen item-item dan mempunyai kontribusi sebesar 15 persen volume pendapatan.
Sebelum sistem pengendalian persediaan barang seperti apa yang dipilih, pengelompokan ABC biasanya tetap harus dilakukan. Pemilihan sistem kontrol persediaan yang tepat harus didasarkan pada signifikansi item-item persediaan. Dalam hal ini, dua item (misalkan komputer dan pusat hiburan) terdiri dari 20 persen SKU dan menjelaskan 74 persen volume pendapatan keseluruhan.
Ini semua adalah item-item A yang mahal yang memerlukan perhatian manajerial khusus, karena mereka merepresentasikan kerugian peluang penjualan signifikan jika item-item tersebut habis. Pengawasan tingkat persediaan secara intensif melalui komputer seperti yang ditemukan dalam sistem peninjauan berkelanjutan harus digunakan untuk item-item persediaan ini.
Seperti biasanya, 50 persen item-item tersebut menyumbang persentase kecil nilai persediaan atau volume dollar (misalnya 10 persen). Ini semua adalah item-item C yang tidak mahal dan dapat dikelola dengan cara biasa, karena stockout tidak merepresentasikan kerugian pendapatan yang serius. Untuk item-item ini, sistem peninjauan periodik dapat digunakan. Periode peninjauan bisa relatif lama, yang menyebabkan pemesanan tidak tetap untuk item-item bernilai rendah dalam jumlah besar.
Item B tidaklah terlalu mahal sehingga tidak memerlukan perhatian khusus, namun mereka tidak terlalu murah sehingga tidak boleh ditimbun terlalu banyak. Baik sistem peninjauan berkelanjutan ataupun periodik dapat digunakan untuk mengelola item-item ini.
Nah, demikianlah bahasan kami tentang sistem pengendalian persediaan barang. Semoga bermanfaat. Ikuti terus postingan-postingan kami sebagai bahan belajar kapan saja dan di mana saja (maglearning.id).