Menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis modern terbaru sangat penting dalam meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi bisnis dalam perusahaan maupun organisasi lainnya. Kecepatan komunikasi dalam bisnis juga menjadi lebih singkat, jangkauan lebih luas, harga yang lebih murah, dan masih banyak lagi.
Hari ini, dunia bisnis sangat bergantung pada teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi proses komunikasi mereka, baik komunikasi internal maupun eksternal. Pada kenyataannya, memang banyak teknologi yang mungkin Anda gunakan dalam kehidupan sehari-hari untuk keperluan pribadi Anda, mulai dari Facebook, Twitter, WA, hingga video game, yang juga bisa digunakan dalam komunikasi bisnis.
Pada bagian akhir tulisan ini akan kita bahas secara singkat gambaran umum tentang teknologi yang menghubungkan orang-orang di kantor, pabrik, dan lingkungan bisnis lainnya. Setidaknya ada 20 jenis teknologi informasi komunikasi bisnis.
Manfaat teknologi tentu saja tidak otomatis datang begitu saja. Untuk berkomunikasi secara efektif, Anda perlu menjaga teknologi tetap dalam perspektif yang benar, menggunakan alat teknologi secara produktif, menjaga informasi yang berlebihan (overload), dan sering-sering melepaskan diri dari gawai digital untuk berkomunikasi secara langsung. Berikut ini adalah beberapa poin penting dalam menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis modern terbaru agar komunikasi bisnis kita meningkat.
Teknologi Komunikasi Hanyalah Alat
Ingatlah bahwa teknologi adalah alat atau bantuan untuk berkomunikasi, bukan penggantinya. Teknologi bukan pengganti komunikasi yang kita lakukan, walaupun sudah tersedia banyak robot komunikasi dengan AI yang canggih.
Teknologi tidak dapat berpikir untuk Anda, secanggih apa pun AI ialah tetap rancangan manusia, teknologi tidak mampu mengganti kurangnya keterampilan komunikasi yang penting, atau memastikan bahwa komunikasi benar-benar terjadi.
Misalnya, Anda mungkin hadir di setiap platform media sosial baru yang datang, tetapi jika pesan yang Anda kirim membingungkan, tidak ada teknologi yang akan membantu. Tidak peduli seberapa inovatif atau populernya teknologi tersebut, sebuah teknologi hanya memiliki nilai jika membantu menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Menggunakan Alat Secara Produktif
Anda tidak harus menjadi ahli untuk menggunakan sebagian besar teknologi komunikasi secara efektif, toh kita sudah terbiasa dengan berbagai fitur komunikasi digital tanpa perlu belajar secara khusus, tetapi untuk bekerja secara efisien, Anda harus terbiasa dengan fitur dan fungsi dasar tertentu.
Sebaliknya, jangan khawatir tentang mempelajari fitur-fitur lanjutan kecuali Anda benar-benar perlu menggunakannya. Banyak paket perangkat lunak berisi lusinan fitur tidak jelas yang jarang dibutuhkan oleh komunikator bisnis biasa.
Menjaga Terhadap Informasi yang Berlebihan
Penggunaan berlebihan atau penyalahgunaan teknologi komunikasi dapat menyebabkan kelebihan informasi, di mana orang menerima lebih banyak informasi daripada yang dapat mereka proses secara efektif. Semakin mudah kita mengakses serta menyebarkan informasi, maka semakin banyak informasi yang tidak perlu kita sampaikan, apalagi informasi itu adalah hoaks semata.
Informasi yang berlebihan membuat sulit untuk membedakan antara informasi yang berguna dan tidak berguna, menghambat kemampuan untuk berpikir secara mendalam tentang situasi yang kompleks, menurunkan produktivitas, dan memperkuat stres karyawan baik di tempat kerja maupun di rumah, bahkan sampai menyebabkan masalah kesehatan dan hubungan yang tidak kondusif.
Sebagai pengirim pesan/informasi, pastikan setiap pesan yang Anda kirim bermakna dan penting bagi penerima Anda. Sebagai penerima, lakukan langkah-langkah untuk mengontrol jumlah dan jenis pesan yang Anda terima.
Gunakan fitur pemfilteran sistem komunikasi Anda untuk mengisolasi pesan berprioritas tinggi yang patut Anda perhatikan. Juga, berhati-hatilah mengikuti terlalu banyak blog, akun Twitter, dan umpan jejaring sosial, dan sumber pesan berulang lainnya. Fokus pada informasi yang benar-benar Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda.
Perbanyak Komunikasi dengan Orang secara langsung
Bahkan teknologi terbaik pun dapat menghambat komunikasi jika digunakan secara berlebihan. Misalnya, keluhan umum di antara karyawan adalah bahwa manajer terlalu bergantung pada email dan tidak cukup sering berkomunikasi tatap muka.
Berbicara dengan orang lain melalui telepon atau secara langsung dapat menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga, dan terkadang dapat memaksa Anda untuk menghadapi situasi yang tidak menyenangkan secara langsung, tetapi seringkali penting untuk memecahkan masalah yang sulit dan mempertahankan hubungan yang produktif.
Selain itu, bahkan teknologi komunikasi terbaik pun tidak dapat menunjukkan kepada orang-orang siapa Anda sebenarnya. Ingatlah untuk sering melangkah keluar dari balik teknologi untuk mempelajari lebih lanjut tentang orang-orang yang bekerja dengan Anda dan membiarkan mereka belajar lebih banyak tentang Anda.
Sering kali ikatan emosional berkomunikasi secara langsung lebih besar dari pada berkomunikasi secara digital, apa lagi berkomunikasi hanya lewat suara atau pesan tertulis.
20 Jenis Teknologi Informasi Komunikasi Bisnis
Teknologi alat komunikasi bisnis berkembang sejalan dengan kemajuan teknologi digital. Berikut ini adalah 20 teknologi yang pernah dan masih digunakan serta mampu mendefinisikan ulang kantor, berkolaborasi dan berbagi informasi, terhubung dengan pemangku kepentingan, dan membangun komunitas orang-orang dengan minat dan kebutuhan yang sama.
Teknologi Perkantoran Digital
Berkat kemajuan dalam komunikasi seluler dan terdistribusi, “kantor” tidak lagi seperti dulu. Teknologi memungkinkan para profesional saat ini bekerja saat bepergian sambil tetap berhubungan dekat dengan kolega, pelanggan, dan pemasok dengan menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis berbasis digital.
Teknologi ini juga mampu mendefinisikan ulang sifat beberapa perusahaan, karena mereka menggantikan hierarki tradisional dengan jaringan virtual yang sangat mudah beradaptasi. Berikut ini adalah beberapa teknologi komunikasi perkantoran tersebut.
Teknologi Rapat Berbasis Web
Rapat berbasis web (Web-Based Meetings) memungkinkan anggota tim dari seluruh dunia untuk berinteraksi secara real time dalam suatu rapat online. Rapat juga dapat direkam untuk diputar kembali suatu saat, juga untuk dokumentasi penting.
Berbagai sistem rapat online ini mendukung pesan instan, video, alat pengeditan kolaboratif, dan banyak lagi. Contoh dari teknologi rapat digital berbasis web ini diantaranya adalah Google Meet, Zoom, Jitsi Meet dan masih banyak lagi.
Konferensi video dan Telepresence
Konferensi video memberikan banyak manfaat dari pertemuan langsung dengan biaya yang lebih murah. Sistem canggih ini bisa menampilkan telepresence, di mana gambar video peserta rapat berukuran nyata dan sangat realistis. Contoh dari teknologi ini misalnya adalah Zoom video conference, Agora, vfairs, dan lain sebagainya.
Ruang Kerja Online Bersama
Ruang kerja online (Shared Online Workspaces) membantu tim bekerja secara produktif, bahkan jika mereka sedang bergerak atau bahkan berasal dari lokasi yang tersebar di seluruh dunia. Selain menyediakan akses terkontrol ke file bersama dan sumber daya digital lainnya, berbagai sistem mencakup fungsi manajemen proyek, pengeditan dokumen waktu nyata, pengiriman pesan grup, dan alat kolaborasi lainnya.
Contoh dari ruang kerja online bersama ini adalah misalnya Google Workspace, Microsoft Team, Dropbox, Bitrix24, Workona, serta masih banyak lagi contoh lainnya. Dari sekian banyak shared online workspaces ini bahkan ada yang tersedia gratis (tentunya dengan berbagai keterbatasan fitur) maupun berbayar.
Teknologi Suara (Voice Technology)
Menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis seperti teknologi pengenalan ucapan (mengubah ucapan manusia menjadi perintah komputer) dan ucapan sintesis/buatan (mengubah perintah komputer menjadi ucapan manusia) dapat meningkatkan kualitas serta kuantitas komunikasi dalam banyak cara. Termasuk menyederhanakan komputasi seluler, membantu pekerja yang tidak mau atau tidak dapat menggunakan keyboard, dan memungkinkan “satu sisi ” percakapan dengan sistem informasi.
Perangkat lunak analitik ucapan dapat mengevaluasi percakapan untuk meningkatkan layanan pelanggan dan interaksi lainnya. Mobile VoIP memungkinkan orang melakukan panggilan suara di jaringan WiFi untuk menghemat biaya koneksi dan roaming.
Aplikasi Bisnis Seluler
Karena jangkauan aplikasi perangkat lunak bisnis pada smartphone dan komputer tablet terus berkembang, hampir semua hal yang dapat diselesaikan menggunakan komputer biasa dapat dilakukan pada perangkat seluler. Walaupun tidak selalu seefisien atau dengan rangkaian fitur yang sama, namun aspek kemudahan dilakukan dimana-mana bisa menjadi poin penting.
Misalnya saja aplikasi MS office for mobile, WPS office, Smart Office telah banyak digunakan oleh para profesional untuk mendukung pekerjaannya secara mobile dan online.
Teknologi Kolaborasi Dan Berbagi Informasi
Kebutuhan untuk bekerja dengan dan berbagi informasi dengan cepat dan mudah adalah kebutuhan wajib yang terus berkembang dalam bisnis di era modern. Berbagai macam alat telah dikembangkan untuk memfasilitasi kolaborasi dan aktivitas berbagi secara online, dari sistem dengan tujuan umum seperti pesan instan hingga kemampuan yang lebih khusus seperti visualisasi data. Berikut ini adalah ulasan singkatnya.
Workgroup Messaging
Dengan sistem workgroup messaging, tim dapat mengatur berbagai saluran untuk mengelola komunikasi tentang topik tertentu, dan individu dapat mengonfigurasi peringatan untuk memastikan mereka mendapatkan pesan yang mereka butuhkan tanpa dibanjiri oleh pesan yang tidak mereka butuhkan. Semua komunikasi diarsipkan secara otomatis dan tersedia untuk dicari, sehingga utas percakapan penting dan sumber daya lainnya mudah ditemukan. Contoh dari aplikasi ini adalah Slack, Microsoft Teams, Twist, RingCentral, WhatsApp Bisnis, Telegram dan lain-lain.
Platform Crowdsourcing dan Kolaborasi
Crowdsourcing memungkinkan perusahaan untuk mengundang masukan dari sekelompok orang di dalam atau di luar organisasi, dapat memberi perusahaan akses ke berbagai ide, solusi untuk masalah, dan wawasan yang lebih luas tentang tren pasar. Masih ingat dengan konsep open source? Salah satu contoh paling suksesnya adalah Android. Nah, platform ini akan sangat berguna dalam konsep open source. Tentunya selain komunikasi public relations perusahaan.
Wiki
Wiki mempromosikan kolaborasi dengan menyederhanakan proses pembuatan dan pengeditan konten online. Siapa pun yang memiliki akses (beberapa wiki bersifat pribadi; beberapa bersifat publik) dapat menambah dan mengubah halaman saat informasi baru tersedia.
Visualisasi data
Visualisasi data adalah alat yang ampuh untuk menyajikan dan menjelajahi kumpulan data yang sangat besar, kompleks, atau dinamis. Karena semakin banyak perusahaan mengandalkan “data besar” untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang pasar, kemampuan untuk mengekstrak wawasan dari kumpulan data besar ini dapat menjadi keunggulan kompetitif yang penting.
Bahkan saat ini alat semacam ini sudah banyak tersedia gratis di internet. Ya, inilah salah satu output positif dari konsep open source yang luar biasa.
Internet of Things
Internet of Things (IoT) mengacu pada miliaran perangkat cerdas dan otonom yang sekarang terhubung melalui Internet. Berbagai hal yang terkait dengan ini adalah sensor, pengontrol, dan perangkat lain yang mengirim, menerima, atau memproses data. Komunikasi berbasis mesin ini dapat mendukung atau bahkan menggantikan metode komunikasi bisnis konvensional.
Teknologi Agar Terhubung Dengan Stakeholder
Media elektronik dan media sosial khususnya telah mendefinisikan kembali hubungan bisnis dengan para pemangku kepentingan (stakeholder), baik itu internal maupun eksternal. Setiap kelompok yang terpengaruh oleh keputusan perusahaan sekarang memiliki alat untuk menyuarakan pendapat dan kebutuhan mereka, dan perusahaan memiliki lebih banyak utas percakapan yang perlu dipantau dan dikelola.
Sistem Pelacakan Lamaran Kerja
Sistem pelacakan lamaran kerja sekarang memainkan peran besar dalam komunikasi terkait pekerjaan. Di hampir semua perusahaan besar dan banyak perusahaan menengah dan kecil, resume dan informasi lamaran calon karyawan akan dimasukkan ke dalam salah satu sistem ini.
Perekrut menggunakan berbagai alat untuk mengidentifikasi kandidat yang menjanjikan dan mengelola proses wawancara dan seleksi. Setelah perekrutan, beberapa perusahaan menggunakan sistem manajemen bakat untuk melacak pengembangan karyawan melalui seluruh karier pekerja di perusahaan.
Blog
Blog memungkinkan perusahaan terhubung dengan pelanggan dan audiens lain dengan cara yang cepat dan informal. Fitur komentar yang biasanya ada di bawah postingan blog memungkinkan pembaca berpartisipasi dalam percakapan juga.
Kurasi Konten
Kurasi konten, memilih video, dan item lain yang menarik bagi pengikut situs web atau blog, telah menjadi salah satu cara paling populer untuk terhubung dengan pemangku kepentingan. Pinterest dan Scoop.it adalah salah satu teknologi terkemuka di bidang ini.
Video Online
Kombinasi kamera video digital yang semakin murah dan situs berbagi video seperti YouTube telah mendorong revolusi dalam video bisnis. Demonstrasi produk, teaser, presentasi promosi, dan seminar pelatihan adalah salah satu aplikasi video bisnis yang paling populer. Saluran ini memungkinkan perusahaan untuk menyajikan video mereka sebagai koleksi terintegrasi dalam antarmuka pengguna yang disesuaikan.
Bahkan saat ini tidak hanya Youtube, Instagram dan Facebook pun punya fitur video pendek yang sangat penting untuk komunikasi bisnis dan memancing konversi atau tindakan ekonomi lainnya bagi yang menonton.
Podcast
Dengan portabilitas dan kenyamanan rekaman audio dan video yang dapat diunduh, podcast telah menjadi sarana populer untuk menyampaikan segala sesuatu mulai dari materi komunikasi sederhana hingga pesan pemasaran. Podcast juga digunakan untuk komunikasi internal, menggantikan panggilan konferensi, buletin, dan media lainnya.
Teknologi Untuk Membangun Komunitas
Salah satu manfaat yang paling signifikan dari menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis modern adalah kemudahan bagi perusahaan untuk menumbuhkan rasa kebersamaan di antara pelanggan, penggemar, dan kelompok lain. Dalam beberapa kasus, perusahaan membentuk dan mengelola komunitas online, sementara di lain komunitas didorong oleh pemimpin pasar (produk) atau penggemar lainnya.
Teknologi Gaming
Menambahkan elemen game ke dalam proses bisnis (seperti kompetisi untuk tim penjualan atau layanan) dapat meningkatkan keterlibatan dari karyawan dan pelanggan.
User-generated content (UGC)
User-generated content (UGC) adalah cara yang bagus untuk menumbuhkan rasa kebersamaan di antara pelanggan dan penggemar. UGC dapat di-host secara permanen di situs web seperti YouTube, Facebook fanpage, atau Flickr, atau dibuat sebagai bagian dari program satu kali, seperti kampanye Twitter ini oleh sebuah perusahaan yogurt terkemuka.
Microblogging
Twitter dan layanan microblogging lainnya adalah cara yang bagus untuk berbagi ide, mengumpulkan umpan balik, memantau tren pasar, dan mengumumkan penawaran dan acara khusus.
Jaringan sosial
Facebook dan jejaring sosial lainnya telah menjadi alat komunikasi bisnis yang penting untuk berinteraksi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.
Situs Tanya Jawab Komunitas
Banyak perusahaan sekarang sangat bergantung pada komunitas pelanggan untuk saling membantu dengan pertanyaan produk dan hal-hal rutin lainnya.
Demikianlah ringkasan kami mengenai bagaimana menggunakan teknologi informasi komunikasi bisnis untuk meningkatkan kualitas komunikasi. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi di lain kesempatan (maglearning.id).