Penulisan Press Release Yang Baik dan Benar – Press release adalah kegiatan rutin yang biasa dilakukan oleh divisi public relation (PR) perusahaan. Press release penting untuk memberikan informasi kepada masyarakat atau stakeholder perusahaan tentang kinerja dan kegiatan perusahaan. Namun ada beberapa hal yang harus dilakukan agar press release lebih komunikatif dan mudah diterima oleh pembaca.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan press release yang baik dan benar. Berikut adalah hal yang harus kita hindari dalam menulis press release yang sering terjadi.
Press Release Tidak melalui proses Editing
Salah ketik meski hanya satu kata, tidak saja mengganggu pembaca, tapi juga dapat berakibat fatal. Kalau yang salah hanya beberapa kata yang tidak mengganggu makna mungkin tidak terlalu fatal, tapi bila yang salah informasi krusial akan sangat gawat akibatnya. Misalnya informasi tentang nomor hotline atau informasi kegiatan dan promosi. Jadi koreksi benar-benar rilis Anda sebelum disebarluaskan.
Press Release Tidak berisi berita
Informasi CEO Anda mendapatkan penghargaan bukanlah berita, kecuali kalau penghargaan tersebut diberikan karena apa yang dilakukan telah menyelamatkan nyawa banyak orang. Ketika menulis sebuah rilis, selalu tanyakan pada diri Anda mengapa pembaca perlu tahu informasi tersebut? nilai apa yang dapat diperoleh pembaca dari berita tersebut? masalah apa yang dapat dipecahkan dengan hal tersebut? Jika Anda tidak mempunyai jawaban, maka berita tersebut tidak memiliki nilai berita.
Press Release Terlalu jualan
Press release bukanlah promosi penjualan. Mereka bukan pula sebuah iklan. Jadi jangan terlalu banyak menggunakan kata yang bombastis seperti keajaiban atau terobosan. Cukup beberkan fakta-fakta yang ada dan gunakan kata-kata yang tidak berlebihan untuk menggambarkannya. Jangan lupa memasukkan pendapat dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam bentuk kutipan.
Press Release Tidak bercerita
Anda mungkin memiliki sesuatu yang sangat layak diberitakan, tapi bila yang ditampilkan hanya berupa data dan grafik, tidak akan menarik bagi pembaca. Anda harus menyampaikannya dengan penceritaan yang baik. Sandingkan fakta dengan kutipan yang menunjukkan reaksi emosional terhadap data tersebut. Tampilkan pula proses di sekitarnya. Misalnya tantangan yang harus dihadapi dan cara mengatasinya. Inilah cara menampilkan perusahaan Anda sebagai pahlawan.
Press Release Tidak fokus
Ketika bercerita kadang kita terhanyut dan akhirnya justru kehilangan fokus penceritaan itu sendiri. Kita cenderung ingin memasukan banyak cerita dalam satu rilis. Padahal Anda harus fokus pada satu proyek. Satu produk. Satu kampanye. Sisakan cerita lainnya untuk rilis berikutnya.
Lagi pula bercerita dengan banyak sudut pandang akan merugikan Anda sendiri. Tidak saja rilis akan menjadi terlalu panjang, hal tersebut juga membuatnya tidak mudah dicari melalui search engine. Search engine akan melihat konten dengan banyak angle sebagai konten yang tidak berisi apa-apa.
Inti berita Tidak di awal
Terkadang kita ingin memberi pendahuluan sebelum masuk ke inti cerita. Hanya saja jika pendahuluannya terlalu panjang, poin pentingnya justru jadi terkubur di tengah-tengah. Boleh-boleh saja memberikan pendahuluan, misalnya berupa anekdot yang berkaitan dengan inti berita. Tapi batasi satu paragraf saja dan tidak terlalu panjang. Setelah itu langsung masuk ke poin utama.
Press Release Tidak menampilkan headline berita
David Ogilvy pernah mengatakan bahwa orang yang membaca headline lima kali lebih banyak ketimbang mereka yang membaca badan artikel. Jadi, jika headline tidak menjual, itu artinya Anda telah menyia-nyiakan 80 persen uang Anda. Sama halnya dengan rilis. Jadi buatlah headline yang menarik dan “menjual”.
Press Release Terlalu panjang
Usahakan panjangnya hanya satu halaman, tidak lebih dari 400 kata. Mulailah dengan anekdot atau isu atau event yang terkait dengan berita, kemudian langsung kaitkan dengan produk, jasa, atau kampanye yang ingin Anda publikasikan. Jangan lupa menyertakan statistik dari biro riset terpercaya untuk memperkuat rilis. Segarkan artikel beberapa kutipan, dan akhiri dengan beberapa kalimat yang menjelaskan tentang perusahaan Anda. Kalau Anda menghindari kesalahan nomor empat, maka hal ini tidak akan sulit dilakukan.
Press Release Tidak ada kutipan
Kutipan membuat sebuah rilis lebih hidup dan berbicara. Artikel akan terasa kering bila hanya berisi narasi. Namun, hindari kutipan yang hanya menyebutkan fakta karena hanya akan memboroskan tempat. Hindari juga kutipan yang mempromosikan perusahaan Anda secara membabi buta, kecuali bila sumbernya dari luar dan cukup berpengaruh
Press Release Penuh dengan jargon
Orang-orang yang berkecipung dalam industri tertentu sering menggunakan istilah-istilah yang tidak umum bagi orang lain. Hal ini perlu dihindari. Gunakan istilah yang dipahami masyarakat umum. Bukankah tujuan rilis adalah supaya masyarakat mengerti?
Press release merupakan ujung tombak informasi publik, karena dari press release inilah biasanya media atau wartawan memperoleh data dan informasi. Apalagi Jika press release langsung dipublish melalui web atau media sosial, harus benar-benar ditulis dengan tepat dan tidak terlalu berbelit-belit.
Press release tetap menjadi kendaraan efektif bagi kampanye PR, meski media sosial menciptakan saluran langsung kepada pelanggan. Namun, proses pengolahan berita hingga dipublikasinya rilis Anda dalam sebuah media tetap tidak sulit dikalahkan oleh media sosial.
Itulah tadi beberapa hal yang harus dihindari dalam penulisan press release yang baik dan benar. Hal ini sangat penting dipahami oleh setiap praktisi humas. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi di lain bahasan (maglearning.id).