Fungsi Manajer Proyek yang Efektif – Manajemen Proyek merupakan salah satu alat dalam pengelolaan sumber daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan suatu proyek yang sedang berjalan. Kemampuan yang dapat menentukan kesuksesan dari sebuah proyek tergantung dari kemampuan untuk mengelola intangible skills. Kesuksesan sebuah proyek tergantung juga dari siapa yang mengelolanya. Dengan demikian diperlukan seorang manajer yang dapat bekerja aktif, dinamis dan efektif.
Para manajer perlu memahami dan mengantisipasi peran apa yang akan dilakukan dalam masa mendatang, dimana peran tersebut sangat tergantung pada level manajemen proyek yang akan dijalaninya, yang pada gilirannya akan menuntut tingkat kompetensi yang berbeda.
Pemahaman terhadap ruang lingkup tugas dan tanggung jawab dari masing-masing level manajemen proyek akan sangat membantu para manajer dalam memilih jenis pengetahuan dan keterampilan yang harus segera dikuasainya. Karena peran dari seorang manajer proyek akan dimulai dari beberapa entry point yang berbeda dalam sebuah siklus proyek. Beberapa mungkin akan terlibat dalam penanganan pembentukan tim, negosiasi kontrak, atau menyeleksi proyek. Terlepas dari itu semua manajer proyek akan menangani semua hal yang berkaitan dengan proyek yang dipegangnya.
Mengelola dan Memimpin Proyek
Di dalam melakukan pengelolaan proyek, maka seorang yang menjadi pimpinannya di sebut sebagai Manager project yang tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
- Mengimplementasikan rencana proyek dan pelaksanaannya
- Bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertik Jika terjadi hal yang tidak diharapkan, manajer proyek langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan inovasi untuk merespons peluang dan ancaman yang tak terduga. Oleh karena itu, seorang manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan.
- Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi seorang pengelola yang sukses juga harus menjadi seorang pemimpin. Dimana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam mengarahkan timnya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat di Karena sebuah proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak, entah itu klien, anggota tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan dapat mengatasi hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek.
Dalam pelaksanaan suatu proyek biasanya seorang manajer proyek akan bekerja dalam tekanan. Mereka akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan ataupun dari segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang harus diselesaikan agar tidak mengganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan stamina yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara mendalam dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternatif solusi yang ditawarkan oleh tim proyek.
Ada kalanya seorang manajer proyek menjadi pemimpin dan sebaliknya, oleh karena itu manajer proyek harus mampu membedakan mana yang akan dipimpin dan mana yang akan dikelola dan juga akan lebih baik jika menggabungkan keduanya. Ada perbandingan di antara keduanya jika ingin ditelaah lebih dalam; managers do things right, leaders do the right things.
Skill Manajer Proyek yang Efektif
Begitu pentingnya faktor manusia di dalam keberhasilan suatu proyek, berdasarkan hal ini, maka seorang manajer proyek harus memiliki kompetensi akademis, pengalaman, maupun lingkungan. Akan tetapi, untuk membentuk sebuah karakter manajemen proyek yang efektif, diperlukan beberapa kompetensi antara lain:
- Budgeting and Cost Skill
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
- Scheduling and Time Management Skills
Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan.
- Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
- Leadership Skill
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
Aspek yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab seorang manager proyek
Ada enam aspek yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab seorang manager proyek antara lain :
- Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan, menyatakan pentingnya penguji dan pekerjaan tim.
- Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.
- Pemecahan masalah, manajer proyek yang efektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.
- Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.
- Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respons yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.
- Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini memberi isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.
- Resource Management and Human Relationship Skills
Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumber daya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
- Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri.
- Negotiating Skills
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan.
- Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Karakteristik Manajer Proyek Yang Efektif
- Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.
- Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
- Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek
- Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
- Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
- Komunikator yang baik
- Manajemen waktu yang efektif
- Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.
- Optimis, Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.
Kesimpulan
Mengelola suatu proyek memang hal yang sangat menantang dan berisiko. Dari pemaparan di atas, dapat kita simpulkan bahwa seorang manajer proyek tidak hanya dituntut berkemampuan untuk mengelola, akan tetapi juga dapat memimpin dan memberikan pengaruh bagi pihak lain. Dari hal ini prinsip Human Capital menjadi penentu keberhasilan suatu proyek.
Seorang manajer proyek yang efektif harus memiliki kompetensi-kompetensi yang kemudian dititik tekankan pada pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki. Banyak sekali kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang manajer proyek yang efektif, dan manajer proyek bukanlah manusia yang sempurna, oleh karena itu pendekatan ke arah yang efektif yang dapat dilakukan melalui usaha pemenuhan-pemenuhan kriteria yang telah disampaikan sebelumnya. (maglearning.id)