Pengertian Tata Kelola Informasi dan Mengapa Perlu Tata Kelola Informasi

Pengertian Tata Kelola Informasi – Apa itu tata kelola informasi? Menurut “The Rise of Information Governance” oleh The 451 Group, “Tidak ada jawaban tunggal untuk pertanyaan itu. Pada tingkat tinggi, tata kelola informasi mencakup kebijakan dan teknologi yang dimanfaatkan yang dimaksudkan untuk mendikte dan mengelola informasi perusahaan, apa yang disimpan, di mana dan untuk berapa lama, dan juga bagaimana informasi tersebut disimpan (misalnya, dilindungi, direplikasi, dan diamankan). Tata kelola informasi mencakup masalah retensi, keamanan, dan manajemen siklus hidup.”

Tata kelola informasi adalah bagian dari tata kelola perusahaan, yang telah ada selama perusahaan ada. tata kelola informasi (information governance / IG) adalah bidang multidisiplin yang agak baru yang masih didefinisikan, tetapi telah mendapatkan daya tarik dalam beberapa tahun terakhir.

Fokus pada Itjen tidak hanya berasal dari fungsi kepatuhan, hukum, dan manajemen arsip, tetapi juga dari eksekutif yang memahami bahwa mereka bertanggung jawab atas tata kelola informasi, dan bahwa pencurian, penyalahgunaan, atau pengikisan aset informasi memiliki biaya dan konsekuensi nyata.

Information governance (IG) adalah istilah yang mencakup semua untuk bagaimana sebuah organisasi mengelola totalitas informasinya. IG lebih dari sekadar tata kelola TI, melainkan lebih dari sekadar mengendalikan dan mengelola TI dan pengembangannya; IG fokus pada output, hasil penerapan IT. Itu berarti fokus pada dokumen, laporan, dan catatan aktual (dibuat dari data mentah dan aplikasi), dan mengendalikan penggunaan dan keamanannya.

Tata kelola informasi adalah bidang hibrida, menggunakan serangkaian metode dan teknologi multidisiplin untuk mendukung persyaratan operasional dan kepatuhan organisasi. Jadi, mencakup serangkaian kebijakan, proses, dan kontrol untuk mengelola informasi sesuai dengan persyaratan peraturan eksternal dan kerangka kerja tata kelola internal.

Kebijakan khusus berlaku untuk jenis dokumen tertentu, seri catatan, dan informasi bisnis lainnya seperti email dan laporan. Sederhananya, pengertian tata kelola informasi adalah “cara organisasi menangani, menggunakan, dan mengelola informasinya dengan cara yang efisien, efektif, dan aman untuk semua standar etika, hukum, dan kualitas yang sesuai.”

Pemimpin industri Barclay T. Blair menjelaskan bahwa tata kelola informasi adalah “istilah yang relatif baru di mana makna yang tepat masih dibentuk oleh pasar dan mereka yang mempromosikan penggunaannya.” Dengan demikian pada dasarnya, tata kelola informasi adalah “disiplin kontrol kualitas untuk mengelola, menggunakan, meningkatkan, dan melindungi informasi.”

 

Mengapa Perusahaan Butuh Tata Kelola Informasi Bisnis Yang Baik

Menerapkan tata kelola informasi yang baik adalah sesuatu yang sulit. Mungkin sulit untuk membuat kasus bisnis untuk itu, kecuali ada beberapa sanksi kepatuhan besar, denda, kerugian hukum, atau pelanggaran data kolosal. Faktanya, hambatan terbesar untuk adopsi tata kelola informasi yang baik adalah mengidentifikasi manfaat dan biayanya.

Tentu, perusahaan membutuhkan kontrol yang lebih baik atas informasinya, tetapi seberapa jauh lebih baik? Berapa biayanya? Berapa periode pengembalian dan pengembalian investasi (ROI)?

Berikut adalah delapan alasan mengapa melaksanakan tata kelola informasi yang baik penting untuk perusahaan :

1. Kita tidak bisa menyimpan semuanya selamanya. Tata kelola informasi perlu karena memungkinkan organisasi untuk menyingkirkan informasi yang tidak perlu dengan cara yang [secara hukum] dapat dipertahankan. Organisasi membutuhkan cara yang masuk akal untuk membuang informasi untuk mengurangi biaya dan kompleksitas lingkungan TI. Memiliki informasi yang tidak perlu hanya membuat lebih sulit dan mahal untuk memanfaatkan informasi yang memiliki nilai.
2. Kita tidak bisa membuang semuanya. Tata kelola informasi dibutuhkan karena organisasi tidak dapat menyimpan semuanya selamanya, juga tidak dapat membuang semuanya. Kita membutuhkan informasi-informasi yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat. Hanya sistem tata kelola informasi yang menyediakan kerangka kerja untuk membuat keputusan yang baik tentang informasi apa yang harus disimpan.
3. Pencarian Tata kelola informasi perlu karena mengurangi biaya dan kesulitan pencarian. Mengelola informasi secara proaktif mengurangi volume informasi yang terpapar pada e-discovery dan menyederhanakan tugas untuk menemukan dan menghasilkan informasi yang responsif.
4. Karyawan Anda meneriakkannya, lalu dengarkan saja. Tata kelola informasi perlu karena membantu pekerja memiliki pengetahuan untuk memisahkan “sinyal” dari “kebisingan” dalam arus informasi mereka. Dengan membantu organisasi fokus pada informasi yang paling berharga, Tata kelola informasi meningkatkan penyampaian informasi dan meningkatkan produktivitas.
5. Semakin hari tidak akan menjadi semakin Tata kelola informasi bermanfaat karena merupakan cara yang terbukti bagi organisasi untuk menanggapi undang-undang dan teknologi baru yang menciptakan persyaratan dan tantangan baru. Masalah tata kelola informasi tidak akan menjadi lebih mudah dari waktu ke waktu, jadi organisasi harus memulai sekarang.
6. Pengadilan akan datang mencari tata kelola informasi. Tata kelola informasi diperlukan karena pengadilan dan regulator akan memeriksa program tata kelola informasi Anda dengan cermat. Gagal dapat menyebabkan denda, sanksi, kehilangan kasus, dan hasil lain yang memiliki konsekuensi bisnis dan keuangan yang negatif.
7. Kelola risiko: Tata kelola informasi itu besar. Organisasi perlu melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko. Risiko kegagalan manajemen informasi adalah risiko kritis yang dibantu dengan tata kelola informasi yang baik untuk dimitigasi.
8. E-mail: Cukup beralasan. Tata kelola informasi bermanfaat karena membantu organisasi mengendalikan email. Mengelola email harus menjadi prioritas utama bagi setiap organisasi.

 

Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai pengertian tata kelola informasi dan mengapa setiap perusahaan atau organisasi perlu melaksanakan tata kelola informasi yang baik. Terimakasih telah mengunjungi blog ini dan semoga bermanfaat. (maglearning.id)