Pengertian Korespondensi Bisnis dan Tujuannya

Pengertian Korespondensi Bisnis dan Tujuannya

Pengertian Korespondensi Bisnis dan Tujuannya – Korespondensi dapat diartikan sebagai pertukaran pesan tertulis antara dua atau lebih pihak melalui surat atau email. Dalam konteks bisnis, korespondensi sering digunakan untuk mengirimkan informasi, meminta bantuan, membuat permintaan atau menyampaikan pengumuman. Dalam hal ini, korespondensi dapat menjadi sarana yang efektif untuk menjaga komunikasi yang baik antara berbagai pihak.

Pengertian Korespondensi Bisnis Menurut Para Ahli

Korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sangat penting dalam dunia bisnis. Korespondensi bisnis sering kali digunakan untuk mengirimkan informasi, permintaan, pengumuman, atau bahkan kesepakatan antara berbagai pihak dalam bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis dapat memainkan peran penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik antara berbagai pihak.

Menurut Para Ahli, pengertian korespondensi bisnis adalah pertukaran pesan tertulis antara dua atau lebih pihak melalui surat atau email. Menurut Sritomo (2007), korespondensi bisnis adalah segala bentuk pertukaran informasi antara dua atau lebih pihak dalam bentuk tulisan yang dihasilkan oleh komputer atau mesin ketik. Sedangkan menurut Gartono (2015), korespondensi bisnis adalah aktivitas yang terdiri dari pengiriman surat dan email untuk memperoleh informasi dan menyelesaikan masalah dalam bisnis.

Korespondensi bisnis memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dari korespondensi biasa. Menurut Alamsyah (2019), karakteristik korespondensi bisnis antara lain memiliki tujuan yang jelas, memiliki format yang konsisten, menggunakan bahasa formal dan sopan, serta memiliki unsur keamanan dan kerahasiaan yang harus dijaga. Korespondensi bisnis juga harus dilakukan dengan hati-hati dan penuh kehati-hatian, karena pesan tertulis dapat menjadi bukti yang kuat dalam penyelesaian sengketa atau perselisihan.

Selain itu, korespondensi bisnis juga harus memperhatikan aspek-etika dalam penulisannya. Menurut Hadiwidjojo (2005), dalam korespondensi bisnis, penulis surat harus memperhatikan beberapa hal seperti mencantumkan salam pembuka dan penutup yang sopan, menggunakan bahasa yang tepat dan jelas, menghindari penggunaan kata-kata yang merendahkan atau menghina, serta menjaga kesopanan dalam setiap kalimat yang ditulis.

Tujuan Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis memiliki beberapa tujuan yang sangat penting dalam dunia bisnis. Tujuan korespondensi bisnis antara lain:

  1. Pertukaran informasi: Tujuan utama dari korespondensi bisnis adalah untuk melakukan pertukaran informasi antara berbagai pihak dalam bisnis. Korespondensi bisnis dapat digunakan untuk mengirimkan informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan, jadwal atau waktu pengiriman, serta informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan bisnis.
  2. Menjalin hubungan bisnis: Korespondensi bisnis juga dapat digunakan untuk menjalin hubungan bisnis yang baik antara berbagai pihak dalam bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk menyampaikan salam, ucapan terima kasih, atau bahkan undangan dalam acara bisnis tertentu.
  3. Mempercepat proses bisnis: Korespondensi bisnis dapat membantu dalam mempercepat proses bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk melakukan permintaan, memberikan konfirmasi, atau bahkan melakukan negosiasi dalam bisnis.
  4. Menyelesaikan masalah: Korespondensi bisnis juga dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk memberikan penjelasan atau bahkan permintaan maaf atas suatu masalah yang terjadi dalam bisnis.
  5. Membuat kesepakatan: Korespondensi bisnis dapat digunakan untuk membuat kesepakatan antara berbagai pihak dalam bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk menyampaikan penawaran atau bahkan kontrak dalam bisnis.
  6. Memberikan bukti tertulis: Korespondensi bisnis juga dapat digunakan untuk memberikan bukti tertulis yang dapat dijadikan sebagai dasar dalam penyelesaian sengketa atau perselisihan dalam bisnis.
  7. Menjaga keamanan dan kerahasiaan: Korespondensi bisnis juga harus menjaga keamanan dan kerahasiaan dalam pertukaran informasi antara berbagai pihak dalam bisnis. Dalam hal ini, korespondensi bisnis harus dilakukan dengan hati-hati dan penuh kehati-hatian, karena pesan tertulis dapat menjadi bukti yang kuat dalam penyelesaian sengketa atau perselisihan.

Manfaat Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis memiliki beberapa keuntungan yang dapat mempengaruhi hubungan bisnis antara berbagai pihak. Menurut Jufri (2018), keuntungan korespondensi bisnis antara lain memudahkan dalam pertukaran informasi, membantu dalam mempercepat proses bisnis, memungkinkan untuk menjalin hubungan bisnis dengan lebih banyak pihak, serta memberikan bukti tertulis yang dapat dijadikan sebagai dasar dalam penyelesaian perselisihan atau sengketa bisnis.

Penggunaan korespondensi dalam bisnis juga memiliki banyak keuntungan lainnya. Pertama-tama, surat dapat menjadi bukti tertulis atas sebuah kesepakatan, permintaan, atau pengumuman, sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk penyelesaian sengketa atau perselisihan. Selain itu, korespondensi juga dapat membangun citra perusahaan yang profesional dan dapat dipercaya. Surat yang ditulis dengan baik dan tata bahasa yang baik akan meningkatkan kesan yang baik pada penerima surat.

Namun, korespondensi bisnis juga memiliki beberapa kelemahan yang harus diperhatikan. Menurut Darmawan (2013), kelemahan korespondensi bisnis antara lain memerlukan waktu yang cukup lama untuk pengiriman surat, biaya yang cukup besar dalam pengiriman surat, serta kurangnya interaksi langsung antara pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi bisnis.

Bentuk Bentuk Korespondensi Bisnis

Bentuk-bentuk korespondensi bisnis sangat beragam dan tergantung pada konteks dan kebutuhan bisnis yang berbeda. Beberapa bentuk korespondensi bisnis yang umum digunakan antara lain:

  1. Surat resmi: Surat resmi adalah bentuk korespondensi bisnis tertulis yang paling umum digunakan dalam bisnis. Surat resmi biasanya berisi informasi formal, seperti permintaan, penawaran, atau konfirmasi.
  2. Email: Email merupakan bentuk korespondensi bisnis yang populer dalam era digital saat ini. Email sangat fleksibel dan dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pertukaran informasi, menjalin hubungan bisnis, atau bahkan membuat kesepakatan bisnis.
  3. Memo: Memo adalah bentuk korespondensi bisnis internal yang digunakan untuk mengirim pesan antara berbagai departemen atau bagian dalam sebuah perusahaan.
  4. Fax: Meskipun jarang digunakan pada era digital saat ini, fax masih menjadi bentuk korespondensi bisnis yang digunakan dalam beberapa situasi, seperti pengiriman dokumen yang memerlukan tanda tangan asli.
  5. Surat kabar: Surat kabar adalah bentuk korespondensi bisnis yang digunakan untuk mengirim informasi atau pengumuman kepada karyawan atau pelanggan.
  6. Brosur: Brosur adalah bentuk korespondensi bisnis yang digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa tertentu. Brosur biasanya berisi informasi tentang produk atau jasa, harga, serta penawaran khusus.
  7. Katalog: Katalog adalah bentuk korespondensi bisnis yang berisi informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan oleh sebuah perusahaan. Katalog dapat digunakan sebagai alat pemasaran yang efektif dalam bisnis.
  8. Poster: Poster adalah bentuk korespondensi bisnis yang digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa dalam skala yang lebih besar, seperti dalam pameran atau acara bisnis tertentu.
  9. Iklan: Iklan adalah bentuk korespondensi bisnis yang digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa dalam media cetak atau digital. Iklan biasanya ditujukan kepada pelanggan potensial dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan atau kesadaran merek.

Hal Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Korespondensi Bisnis

Dalam korespondensi, penting untuk memperhatikan aspek-aspek seperti isi surat, format, tata bahasa, dan etika penulisan surat. Konten surat harus jelas, padat, dan langsung ke pokok permasalahan. Sebelum mengirimkan surat, pastikan bahwa isi surat telah diverifikasi dan disunting agar terlihat profesional dan benar-benar mewakili pesan yang ingin disampaikan.

Format surat juga harus diperhatikan, termasuk penempatan tanggal, nama penerima, judul surat, dan penandatanganan. Format surat yang konsisten akan memudahkan penerima surat dalam membaca dan memahami isi surat. Tata bahasa yang baik juga penting untuk memastikan bahwa surat terdengar profesional dan mudah dipahami. Pastikan untuk menggunakan bahasa formal dan hindari penggunaan kata-kata slang atau informal.

Selain itu, etika penulisan surat juga perlu diperhatikan. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan tidak merendahkan pihak lain. Jangan gunakan kata-kata kasar atau caci-maki dalam surat. Selain itu, jangan lupa untuk menyebutkan salam pembuka dan penutup, seperti “Hormat saya” atau “Salam hangat”.

Korespondensi dapat dilakukan melalui berbagai media, termasuk surat kertas dan email. Dalam pengiriman surat kertas, pastikan untuk menggunakan amplop yang sesuai dan mencantumkan alamat penerima dengan jelas. Dalam pengiriman email, pastikan untuk menggunakan format email yang tepat, seperti menulis subjek yang jelas dan mencantumkan alamat email penerima dengan benar.

Dalam korespondensi bisnis, perlu diperhatikan juga jangka waktu balasan surat. Hindari menunda-nunda dalam membalas surat karena hal tersebut dapat merugikan hubungan bisnis dengan pihak lain. Pastikan untuk merespon surat secepat mungkin atau memberi tahu pihak lain jika memerlukan waktu lebih lama untuk merespon.

Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai pengertian korespondensi bisnis dan tujuannya. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi dengan kami di lain kesempatan. (maglearning.id)

Loading...

Tinggalkan Balasan