Inventarisasi Arsip Elektronik, Tantangan dan Tahapannya – Jika organisasi Anda menerima panggilan hukum terkait dengan arsip elektronik, dan ternyata Anda tidak memiliki inventaris yang akurat, organisasi tersebut sudah berada dalam posisi yang berbahaya. Misalnya: Anda tidak tahu kemungkinan letak di mana ada catatan yang diminta, berapa banyak salinan yang ada, atau proses dan biaya untuk memproduksinya. Inventarisasi harus dilakukan secepatnya, dan dengan pendekatan proaktif, bukan reaktif.
Arsip elektronik mempunyai tantangan yang lebih komplek dari arsip kertas atau arsip mikrofilm, karena sifat elektroniknya, diantaranya adalah :
- Anda tidak dapat melihat atau menyentuhnya tanpa mencarinya secara online, berbeda dengan sekadar melihat dalam lemari arsip atau menggulirkan gulungan mikrofilm;
- Mereka tidak berada di ruang arsip pusat, melainkan mungkin tersebar di server, drive jaringan bersama, atau di penyimpanan yang terhubung ke mainframe atau minikomputer;
- Mereka memiliki metadata yang melekat pada mereka yang mungkin membedakan catatan yang terlihat sangat mirip; dan
- salinan “bayangan” tambahan dari arsip elektronik mungkin ada dan sulit untuk menentukan salinan asli atau yang sebenarnya.
Tujuan Inventarisasi Arsip Elektronik
Inventarisasi arsip elektroni yang rampung dan rapi sangat berkontribusi pada pencapaian tujuan manajemen informasi organisasi dalam beberapa cara: mendukung kepemilikan, manajemen, dan pengendalian arsip; membantu dalam mengorganisir dan mempersiapkan proses penemuan dalam litigasi; mengurangi paparan risiko bisnis; dan menjadi dasar untuk rencana pemulihan bencana / kontinuitas bisnis.
Ada setidaknya delapan manfaat tambahan dari menyelesaikan inventarisasi arsip:
- Mengidentifikasi kepemilikan dan hubungan berbagi arsip, baik internal maupun eksternal.
- Menentukan arsip yang bersifat fisik, elektronik, atau gabungan keduanya.
- Menyediakan dasar untuk pengembangan Jadwal Retensi dan Pemusnahan.
- Meningkatkan kemampuan kepatuhan.
- Mendukung tujuan pelatihan bagi yang mengelola arsip.
- Mengidentifikasi arsip penting dan sensitif yang memerlukan tindakan keamanan dan cadangan tambahan.
- Menilai kondisi penyimpanan arsip, kualitas, dan kesesuaian.
- Mendukung pelepasan informasi untuk Undang-Undang Kebebasan Informasi, Undang-Undang Perlindungan Data, dan persyaratan pelepasan informasi yang diwajibkan untuk lembaga pemerintah.
Dalam konteks arsip elektronik, tujuan inventarisasi arsip, seharusnya mencakup tujuan berikut:
- Menyediakan survei tentang situasi arsip elektronik yang ada.
- Menemukan dan menggambarkan kepemilikan arsip elektronik organisasi.
- Mengidentifikasi arsip elektronik usang.
- Menentukan kebutuhan penyimpanan untuk arsip elektronik aktif dan tidak aktif.
- Mengidentifikasi arsip elektronik vital dan arsip, menunjukkan perlunya perawatan berkelanjutan.
- Meningkatkan kesadaran di dalam organisasi tentang pentingnya manajemen arsip elektronik.
- Mengarah pada perbaikan dalam manajemen arsip elektronik yang meningkatkan efisiensi.
- Mengarah pada pengembangan penilaian kebutuhan untuk tindakan masa depan.
- Menjadi dasar dari rencana manajemen arsip tertulis dengan penentuan prioritas dan tahap tindakan, memastikan peningkatan berkelanjutan dalam praktik manajemen
Langkah Langkah Inventarisasi Arsip Elektornik
Panduan NARA tentang cara menghadapi inventarisasi arsip berlaku baik untuk arsip fisik maupun arsip elektronik; “langkah-langkah dalam proses inventarisasi arsip adalah:
- Tentukan tujuan inventarisasi. Meskipun tujuan utama adalah mengumpulkan informasi untuk tujuan penjadwalan, tujuan lainnya dapat mencakup persiapan untuk konversi ke media lain, atau mengidentifikasi masalah manajemen arsip tertentu.
- Tentukan cakupan inventarisasi; ini harus mencakup semua arsip dan materi lainnya.
- Dapatkan dukungan manajemen puncak, idealnya dalam bentuk petunjuk, dan informasikan manajemen dan staf pada setiap tahap inventarisasi.
- Tentukan informasi yang akan dikumpulkan (elemen inventaris). Materi harus ditemukan, digambarkan, dan dievaluasi dalam hal penggunaan.
- Siapkan formulir inventaris, atau gunakan yang sudah ada.
- Tentukan siapa yang akan melakukan inventarisasi, dan latih mereka dengan baik.
- Pelajari di mana berkas [atau bisnis] agensi berada, baik secara fisik maupun secara organisasional.
- Lakukan inventarisasi.
- Verifikasi dan analisis hasilnya.
Dermikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai inventarisasi arsip elektronik, tantangan dan tahapannya. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa lagi dengan kami di lain kesempatan. (maglearning.id)