Peran Arsip Dalam Organisasi

Peran Arsip Dalam Organisasi, apa saja?

Loading...

Peran arsip dalam organisasi tentu saja amat penting. Setiap kantor niscaya memiliki struktur organisasi dari tingkat atas, menengah, hingga bawah. Nah, kearsipan ada di setiap level itu.

Struktur organisasi adalah hubungan antar perangkat organisasi dari tingkat atas/pimpinan, menengah, hingga bawah. Dalam hubungan antar perangkat tersebut diperlukan Sistem Informasi Manajemen yang baik.

Hal ini bertujuan untuk menciptakan keserasian dan kesepahaman dalam kerja sama tim di tingkatan level mana pun. Selain Sistem Informasi Manajemen, keberadaan arsip dalam organisasi atau kantor juga perlu diperhatikan.

Arsip merupakan sumber informasi bagi pimpinan maupun perangkat lain dalam organisasi atau kantor dalam mengambil keputusan. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan pimpinan atau perangkat lain dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat terhadap masalah tertentu.

Beberapa peran arsip bagi organisasi atau kantor antara lain adalah:

  1. Alat utama ingatan organisasi;
  2. Bahan atau alat bukti otentik;
  3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan;
  4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip;
  5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Mengelola arsip sebagai sumber informasi bukan memperlakukan pengelolaan dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya saja, tetapi juga dari sisi peran arsip sebagai sumber informasi. Nilai arsip akan mulai tampak bermanfaat jika diperlukan sebagai informasi.

Dalam zaman modern yang sangat kompleks seperti saat ini seseorang haruslah mengelola informasi melalui pengelolaan arsip, dan bukan hanya mengandalkan kepada daya ingat yang dimiliki oleh pelakunya. Hal ini disebabkan karena organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

Mengapa demikian karena mereka beranggapan bahwa manusia merekam informasi disebabkan alasan pribadi, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan pribadi maupun alasan ilmu pengetahuan. Arsip sebagai sesuatu yang vital dari organisasi dan akan selalu dibutuhkan dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan maupun pengawasan suatu organisasi.

Antara administrasi perkantoran dan arsip sangatlah sulit untuk dipisahkan, keduanya bagaikan sebuah mata uang, antara sisi yang satu dengan sisi yang lainnya. Arsip sebagai produk administrasi perkantoran hanya akan tampak jika kegiatan administrasi perkantoran itu berjalan.

Arsip sebagai suatu substansi informasi yang melekat pada fungsi sehingga pengaturan arsip haruslah untuk kepentingan operasional organisasi.

Saat ini penyimpanan arsip umumnya dilakukan dengan cara elektronik, dengan komputer maupun microfilm, karena komputer merupakan alat bantu kita semua yang mempunyai kelebihan-kelebihan dalam pengelolaan data yang berhubungan dengan arsip.

Sudah sejak tahun 1990 diramalkan suatu kantor akan bebas dari kertas, tetapi sampai saat ini belum bisa tercapai. Yang ada adalah penghematan berkas bentuk kertas yang menumpuk dalam jumlah yang banyak, karena data yang terekam tersebut telah disimpan dalam komputer atau dalam media lain misal harddisk, baik internal maupun harddisk eksternal, sehingga pengelolaan kertas yang berlebih dapat dihindari.

Bisa jadi beribu-ribu surat dapat disimpan dalam bentuk harddisk maupun flash disk, yang sangat menghemat ruang maupun tempat sehingga tidak diperlukan lagi tempat yang luas untuk menyimpannya. Media tersebut sangat mudah untuk dibawa ke mana-mana, lebih mudah dalam penyimpanannya, dan lebih mudah untuk digandakan atau diperbanyak.

Dengan bantuan komputer ini naskah atau arsip akan lebih mudah ditambah, diedit, maupun diolah kembali bagi setiap organisasi.

Arsip merupakan salah satu bagian yang cukup penting bagi kelangsungan suatu organisasi, karena dengan arsip yang diolah akan memperoleh informasi atau keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah atau dalam mengambil keputusan.

Arsip dapat juga dipakai sebagai ukuran suatu organisasi, semakin banyak arsipnya maka kegiatan organisasi semakin banyak, dan semakin sedikit jumlah arsip yang tersimpan berarti semakin sedikit kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan tentunya dalam organisasi pemerintahan akan sangat berperan dalam membantu terwujudnya suatu pemerintahan yang bersih.

Selanjutnya halaman 2……… (Peran penting arsip dalam organisasi)

Loading...
Pages ( 1 of 2 ): 1 2Lanjut ยป

Tinggalkan Balasan