Peran Arsip Dalam Organisasi

Peran Arsip Dalam Organisasi, apa saja?

Peran Penting Kearsipan

Seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya membuat perencana, membuat pengembangan, mengambil keputusan, mengambil kebijakan, membuat laporan maupun dalam melaksanakan pertanggung jawaban tentunya akan berdasarkan kepada ingatan masa lalu, data-data masa lalu, informasi masa lalu. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip.

Arsip mempunyai peran penting dalam organisasi terutama proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Sehingga arsip mempunyai arti yang cukup penting dan jangkauan yang luas yaitu membantu daya ingat manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sehingga perlu adanya peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan serta perhatian secara optimal sehingga dapat memberikan sumbangan yang lebih baik, berdaya guna dan berhasil guna.

Peranan Arsip dalam Birokrasi

Arsip berperan juga dalam mendukung pemerintahan yang bersih dengan cara menyajikan arsip secara transparan. Maksudnya ada keterbukaan yang dilakukan oleh pengelola negara ini dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat. Informasi dalam hal ini adalah catatan dan rekaman kegiatan para pengurus negara, para lembaga negara yang disajikan kepada masyarakatnya.

Sesuai dengan Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik menyebutkan bahwa semua informasi yang diciptakan oleh lembaga publik dapat diakses untuk kepentingan publik. Atau dapat dikatakan bahwa semua jenis informasi dapat diakses oleh masyarakat, dan salah satu prinsip negara demokratis adalah kebebasan untuk memperoleh informasi dari pemerintahan. Sehingga mendorong anggota masyarakat untuk berpartisipasi secara aktif dalam membangun negara, menjalankan peran sebagai anggota masyarakat.

Kebebasan ini maksudnya juga tidak seluruh informasi itu dapat diakses, tentu saja ada pembatasan beberapa jenis informasi yang karena sesuatu hal tidak boleh diakses oleh masyarakat umum misalnya yang dapat merugikan dalam proses penegakan hukum, informasi yang merugikan strategi pertahanan dan keamanan nasional, informasi yang merugikan hubungan internasional, atau informasi yang melanggar kerahasiaan perorangan.

Dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan negara yang demokratis untuk mewujudkan good governance, maka perlu ada reformasi birokrasi yaitu perubahan mendasar menuju perbaikan dalam hal birokrat yang profesional dan kompeten sebagai pelaku penyelenggara negara, penyempurnaan kelembagaan yang fleksibel, efisien dan efektif, serta perbaikan sistem dan prosedur yang simpel dan tidak berbelit. Di sinilah peranan arsip dan manajemen kearsipan terutama dalam penyediaan arsip sebagai informasi dan sumber informasi untuk bahan pertanggungjawaban dan penyajian secara transparan.

Peran Arsip dalam Kehidupan Bermasyarakat

Negara Indonesia yang terdiri dari 17.500 pulau, dan berbatasan dengan 9 negara diantaranya India, Malaysia, Singapura, Thailand, Vietnam, Philipina, PNG, Timor Leste, Papua New Ginea dan Australia, harus benar-benar memperhatikan dan menata kembali bukti-bukti otentik tentang cakupan luas wilayah dan batas-batas wilayah dengan negara tetangga. Bukti yang diperlukan bisa dalam bentuk bukti perjanjian-perjanjian kewilayahan dengan negara tetangga, arsip peta, arsip foto dan bentuk dokumen-dokumen lainnya.

Bentuk perjanjian wilayah dengan negara lain, arsip peta, arsip foto maupun dokumen lainnya itu sangatlah penting, sehingga menjadi tugas kita semua untuk memelihara dan menyimpan dengan baik, serta mungkin melakukan pelacakan arsip yang belum ditangan yang dapat mendukung legalitas wilayah Indonesia. Dengan bukti yang kuat, maka Bangsa Indonesia akan dalam melakukan negosiasi dan diplomasi dalam sengketa kewilayahan.

Negara yang sebagian besar berupa laut dan terdiri dari ribuan pulau maka tidaklah mengherankan jika di sana sini sering terjadi berbagai pencurian, baik pencurian ikan, pencurian penebangan hutan sampai pada pencurian kekayaan tambang. Hal ini terjadi karena negara memiliki beragam kekayaan alam baik di laut maupun di daratan.

Dengan berbatasan dengan negara lain mengakibatkan pula beberapa kali terjadi sengketa tentang batas, misalnya saja lepasnya pulau Sipadan dan Ligitan ke negara Malaysia, lepasnya Timor Leste, sengketa Blok Ambalat di laut Sulawesi dan lain-lainnya.

Untuk itu perlu kiranya pemerintah memiliki bukti-bukti arsip tentang berbagai perjanjian tentang tapal batas antara negara kita dengan negara tetangga, sehingga mempunyai argumentasi yang kuat bahwa wilayah tersebut adalah wilayah kita.

Gangguan negara kita bukan saja hanya berasal dari negara tetangga atau luar negeri, tetapi juga berasal dari dalam negeri. Contoh saja ancaman Republik Maluku Selatan (RMS), Organisasi Papua Merdeka (OPM), Gerakan Aceh Merdeka (GAM), dengan alasan ketidakpuasan terhadap pemerintah mengancam akan mendirikan negara sendiri.

Pendekatan persuasif harus dikedapankan bahwa sebagai satu bangsa Indonesia memiliki kesamaan sejarah. Bukti-bukti teritorial bahwa wilayah-wilayah tersebut masih menjadi bagian dari NKRI harus dipegang teguh, sehingga sebagai sebuah negara menjadi kewajiban untuk mempertahankan keutuhan NKRI seperti tercantum dalam Undang Undang Dasar 1945.

Untuk meningkatkan semangat nasionalisme bagi para generasi muda perlu disemangati dan sangat perlu membaca sejarah, membaca kembali perjalanan sejarah bangsa Indonesia. Dengan membaca dan memahami apa yang sudah diperjuangkan pendahulunya dengan melihat koleksi foto, koleksi arsip dengan melihat audio visual yang ada bisa dilihat kembali bagaimana beratnya perjuangan pendahulu kita dalam merebut kemerdekaan dari penjajahan.

Dengan melihat sejarah melalui gambar, arsip, foto diharapkan dapat berguna sebagai sarana dapat mengingat kembali sejarah perjuangan bangsa, dapat memahami tujuan kemerdekaan dan dapat mengisi kemerdekaan. Ini merupakan tantangan bagi kita semua agar tempat-tempat bersejarah ini menjadi salah satu tempat tujuan yang menarik untuk menggelorakan semangat nasionalisme itu.

Sebenarnya, dalam setiap pelaksanaan pekerjaan, kearsipan memiliki peranan penting bagi organisasi maupun individu, karena arsip muncul sebelum sebuah pekerjaan dilakukan sebagai sebuah pendahuluan, muncul saat pekerjaan dijalankan dan pada selesai pekerjaan, arsip juga muncul sebagai bukti pertanggung jawaban sebuah pekerjaan.

Jika arsip sebagai bukti pekerjaan ini bisa disimpan dan dikelola dengan benar, maka akan bisa dilihat secara utuh jalannya sebuah pekerjaan. Demikian juga dengan pengelolaan negara. Jika dari dahulu kala proses ini dijalankan dengan benar maka akan bisa dilihat secara runtut jalannya pemerintahan.

Pemerintahan yang sedang berjalan dapat juga mengetahui kegiatan administrasi pada pemerintahan sebelumnya melalui kearsipan. Misalnya mengetahui tentang perjanjian dengan negara-negara tetangga, perjanjian dengan lembaga-lembaga donor, bagaimana proses kebijakan dihasilkan dan sebagainya.

Sehingga dapat mengetahui apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dilakukan oleh pemerintahan sebelumnya, dan dapat mengambil keputusan secara benar, dan tidak melakukan kesalahan untuk yang kedua kalinya.

Jelas, bahwa peran pengelolaan arsip yang baik dan benar mampu membantu organisasi maupun pemerintah dalam mengelola jalannya pemerintahan, baik dalam menghadapi ancaman yang datangnya dari luar, dari dalam maupun dalam rangka mengobarkan kembali semangat nasionalisme.

Yang tidak kalah penting, melalui pengelolaan kearsipan yang baik dan benar, mampu membantu pemerintah dalam mendeteksi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat dan mengambil hikmah untuk pengelolaan negara yang lebih baik.

Diharapkan melalui pengelolaan kearsipan yang baik, dapat membantu pemerintah dalam menyelesaikan masalah-masalah kebangsaan yang kompleks. Dan ini menjadi tanggung jawab kita semua agar arsip memiliki peran tersendiri dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang peran arsip bagi organisasi menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

Buku digital manajemen arsip untuk organisasi

Unduh DI SINI

Cukup sekian dulu uraian kami tentang apa itu peran arsip bagi organisasi dan pemerintah. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)

Loading...

Pages ( 2 of 2 ): « Balik1 2

Tinggalkan Balasan